Si vous n'achetez pas les matelas directement auprès du fabricant mais par l'intermédiaire d'un grossiste ou d'un distributeur, vous avez généralement besoin de quatre pièces : une copie ou une référence au passeport numérique du produit que le fabricant ou l'importateur a déjà fait établir, la preuve de qui est considéré comme fournisseur dans la chaîne, votre propre documentation de réception et de contrôle, et des accords contractuels avec votre grossiste concernant ce qui se passe si les données changent ultérieurement.
La différence avec l'importation directe ou la gestion d'une marque propre est qu'en tant que client par l'intermédiaire d'un grossiste, vous n'avez généralement pas besoin de rédiger une nouvelle documentation. Vous achetez un produit qui a déjà un passeport et un code QR. Votre tâche se décale alors de la rédaction à la vérification et à la conservation.
Pourquoi c'est différent que pour le fabricant ou l'importateur
En cas d'importation directe en dehors de l'UE ou de vente sous marque propre, la responsabilité d'établir le passeport vous incombe. En cas d'achat auprès d'un grossiste néerlandais ou européen, cette responsabilité incombe généralement déjà à une partie plus en amont de la chaîne. Cela économise du travail, mais cela ne signifie pas que vous n'avez rien à faire. Le règlement distingue différents rôles dans la chaîne, et qui est exactement responsable de quoi dépend des accords que vous passez avec votre fournisseur et de la structure réelle de la chaîne. Si vous voulez d'abord clarifier le rôle qui correspond à votre entreprise, vous pouvez le faire via un court diagnostic qui cartographie votre situation.
Les pièces dont vous avez besoin
La première pièce est la référence au passeport lui-même : le code QR ou le lien qui accompagne le produit, et le passeport qui en découle. Sans cela, vous ne pouvez pas prouver que le produit est déjà pourvu d'un passeport valide. La deuxième pièce est l'information sur qui agit en tant que fournisseur au sens du règlement : le nom et les coordonnées du fabricant ou de l'importateur qui a fait établir le passeport. La troisième pièce est votre propre documentation de réception : les factures d'achat, les dates de livraison et une note indiquant que vous avez vérifié à la réception que le passeport était présent et accessible. La quatrième pièce concerne les accords contractuels avec votre grossiste : que se passe-t-il si un modèle de produit est modifié, qui le signale, et à qui vous adresser si le code QR ne fonctionne plus.
Le détail qui compte le plus ici : vérification versus documentation
Le point où les choses tournent le plus souvent mal lors d'un achat auprès d'un grossiste est la différence entre documenter soi-même et vérifier ce qu'un autre a fait. Celui qui revend des matelas sans être fabricant ou importateur n'est généralement pas tenu de créer un nouveau passeport, mais est censé vérifier si le produit en a un et si ce passeport correspond au bon modèle. C'est un effort différent de celui de collecter soi-même des données, mais ce n'est pas une étape facultative. Les autorités de surveillance examinent dans ce type de chaînes si la partie qui met le produit sur le marché aurait pu raisonnablement savoir que la documentation était en ordre. Une note indiquant que vous avez vérifié à la réception que le code QR fonctionne et renvoie au bon modèle est donc plus qu'une formalité.
Fixer cela dans le contrat avec votre grossiste
Parce que la responsabilité du passeport lui-même incombe généralement à une autre partie de la chaîne, il est judicieux pour votre propre dossier de convenir dans le contrat d'achat qui vous informera des modifications, pendant combien de temps cette partie hébergera le passeport, et ce qui se passera si la coopération avec ce grossiste s'arrête. Ce ne sont pas des obligations légales en soi, mais plutôt la mise en œuvre pratique du devoir de vigilance qui vous incombe en tant qu'acheteur. Un aperçu de ce qui est courant à cet égard se trouve dans la base de connaissances avec des sujets par situation.
Que vous achetiez auprès d'un grossiste, directement auprès d'un fabricant ou que vous achetiez des matelas en tant qu'acheteur hôtelier, la question des documents exactement nécessaires peut être résolue par quelques questions ciblées. Consultez comment nous procédons sur la page sur notre méthode de travail, ou lisez les réponses les plus brèves aux questions fréquemment posées via l'aperçu des questions fréquemment posées. Si vous avez des doutes sur votre propre situation, consultez le texte officiel ou un juriste ; cette page décrit la ligne générale, non votre cas spécifique.