Um passaporte digital de produto para um matras não é um documento que se elabora uma única vez e depois se deixa de lado. Trata-se de um dossiê que deve permanecer acessível durante toda a vida útil do matras, o que significa que os dados nele podem ficar obsoletos: um fornecedor altera o material, um certificado expira e é renovado, ou uma denominação empresarial muda após uma fusão. O que acontece exatamente se não efetuar essa alteração depende do tipo de dado e de quem estiver a consultar o passaporte nesse momento.
A resposta mais breve é esta: um passaporte obsoleto é um passaporte que já não corresponde à realidade, e isso pode intervir de duas formas. Em primeiro lugar, durante uma inspeção, uma autoridade de controlo pode verificar que as informações não correspondem ao produto tal como realmente se encontra no mercado. Em segundo lugar, um comprador comercial, por exemplo, um responsável de compras de hotelaria ou uma loja especializada em camas, pode questionar a fiabilidade do resto dos seus dados se uma parte se revelar desatualizada. Ambas as situações são passíveis de descrição, mas não podemos fazer uma declaração sobre como serão avaliadas rigorosamente na prática.
Que dados mudam normalmente
Na prática, observamos algumas categorias recorrentes. A composição material muda quando um fabricante de espuma ou enchimento se altera, por exemplo, para cumprir requisitos mais rigorosos de segurança contra incêndio. Os certificados e relatórios de teste têm um período de validade e são renovados periodicamente. E os dados da empresa, como o nome do fornecedor ou o endereço da parte responsável, alteram-se em aquisições ou mudanças de localização. Quem se encontra na cadeia e, portanto, quais dados caem sob a sua responsabilidade, é uma questão que é respondida separadamente em a base de conhecimento com explicações por papel na cadeia.
Quem fica a saber
Um passaporte de matras não é verificado diariamente, mas está permanentemente acessível através do código QR no produto. Isso significa que três partes o podem consultar num momento que você não escolhe: uma autoridade de controlo durante uma inspeção de mercado, um comprador comercial que faz diligência adequada para uma grande encomenda, e em alguns casos o próprio consumidor. A forma como a fiscalização é organizada nos Países Baixos e noutros Estados-Membros da UE difere por país e será desenvolvida em outros artigos nesta plataforma. Para a sua situação específica, a autoridade de controlo competente é a parte indicada para contactar e esclarecer o que se passa num caso concreto.
A diferença entre não atualizar e cometer erros
É importante distinguir entre duas situações que frequentemente se confundem. A primeira é que os dados simplesmente ficam obsoletos porque ninguém os atualizou após uma alteração no produto ou na empresa. A segunda é que ocorreu um erro na sua elaboração, por exemplo, um número de certificado introduzido incorretamente. Ambas resultam num passaporte que não corresponde à realidade, mas a causa e, portanto, também a forma como o corrige, difere. Um processo em que as alterações são sistematicamente comunicadas a quem gere o passaporte evita a primeira situação; uma segunda verificação antes da publicação evita a segunda.
Quanto tempo um passaporte deve manter-se atualizado
A obrigação de albergar o passaporte estende-se por um período de dez anos, e durante esse período todo, as informações nele devem refletir a situação atual. Este é um horizonte mais longo do que o habitual na maioria das empresas para documentação de produtos, e é uma das razões pelas quais as empresas frequentemente terceirizam este aspeto em vez de o gerirem internamente. A forma como essa terceirização se concretiza na prática e que acordos faz com um fornecedor sobre isso, pode ler em a explicação sobre de onde as informações vêm.
O que você pode fazer na prática
Um processo de trabalho concreto ajuda mais do que investigar depois o que deu errado. Pense em um ponto de contato fixo dentro de sua empresa que sinalize mudanças em materiais, certificados ou dados da empresa, e um canal curto para quem realmente atualiza o pasaporte. Para empresas que ainda não sabem onde estão neste processo, oferece a verificação rápida gratuita com algumas perguntas uma primeira indicação, sem que haja uma obrigação vinculada a isto.
Esta página descreve pontos gerais de atenção e não é aconselhamento jurídico sobre sua situação específica. Para um parecer sobre o que se aplica no seu caso, um jurista ou a autoridade competente de supervisão é o caminho indicado. Se tem dúvidas sobre por onde começar na prática, consulte as perguntas mais frequentes sobre o pasaporte de colchão ou faça a varredura rápida para ver quais tópicos são relevantes para sua empresa.