Der häufigste Fehler im Gespräch mit Ihrem Softwareanbieter über das Matratzenpassport
Der häufigste Fehler besteht darin, dass ein Unternehmen davon ausgeht, dass der Softwareanbieter, der das digitale Produktpass technisch bereitstellt, auch für die Richtigkeit des Inhalts verantwortlich ist. Das ist nicht der Fall. Die Verordnung richtet sich an die Partei, die als Anbieter der Matratze gilt — üblicherweise der Hersteller oder der Importeur — und diese bleibt verantwortlich für die Daten, die im Passentwurf stehen, auch wenn eine externe Partei das System aufbaut und hostet.
Diese Verwechslung entsteht meist schon im ersten Gespräch: es wird gefragt, ob der Anbieter "ein Passentwurf machen kann", und sobald die Antwort ja lautet, geht das Gespräch weiter über Preis und Lieferfrist. Fragen darüber, wer die Daten eingibt, wer sie aktuell hält, was bei einem Fehler im Text geschieht, und wer haftbar ist, falls das Passentwurf fehlt oder falsch ist, kommen dann oft nicht mehr zur Sprache. Genau da geht es regelmäßig schief.
Was ein Softwareanbieter für Sie regelt und was nicht
Ein Softwareanbieter stellt üblicherweise das System bereit: die Speicherung, den QR-Datenträger, die Verbindung mit Ihrem Bestands- oder ERP-System und die Anzeige des Passentwurfs für denjenigen, der den Code scannt. Das ist technische Arbeit, und viele Anbieter machen das gut. Was ein Anbieter in der Regel nicht tut, ist zu beurteilen, ob die von Ihnen bereitgestellten Daten vollständig und korrekt gemäß der Verordnung sind. Das bleibt bei Ihnen oder bei der Partei in Ihrer Lieferkette, die als Anbieter gilt. Die Unterscheidung zwischen diesen Rollen können Sie nachlesen in der Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Thema.
Welche Fragen in der Praxis oft fehlen
Unternehmen fragen üblicherweise nach Preis, Lieferfrist und ob das System mit bestehender Software kompatibel ist. Fragen, die in der Praxis oft übersehen werden, betreffen das Eigentum an den Daten: wem gehören die Daten, wenn Sie den Anbieter wechseln, und in welchem Format erhalten Sie sie zurück. Auch die Hosting-Dauer wird selten scharf diskutiert, während das Passentwurf zehn Jahre lang erreichbar bleiben muss — auch wenn der Anbieter zwischenzeitlich aufhört, übernommen wird oder der Vertrag endet. Und nur wenige Unternehmen fragen explizit, wer nachvollziehbar macht, woher die Informationen im Passentwurf stammen, obwohl das genau ein Punkt ist, auf den Aufsichtsbehörden schauen können.
Warum dieser Fehler schwer zu beheben ist
Das Problem mit diesem Fehler ist, dass er erst sichtbar wird, wenn es zu spät ist: bei einer Kontrolle, bei einer Anfrage eines Kunden oder in dem Moment, in dem Sie den Anbieter wechseln möchten und feststellen, dass die Daten nicht einfach mitziehen. Ein Vertrag, der diese Punkte nicht regelt, ist nachträglich nur schwer zu beheben, ohne erneut zu verhandeln, und das kostet mehr Zeit als das Gespräch, das Sie vorher hätten führen können. Wie Herkunft und Rückverfolgbarkeit von Daten in der Praxis funktionieren, wird erläutert auf der Seite, auf der Sie nachlesen, woher die Informationen stammen.
Wie Sie dies vermeiden
Die Vermeidung dieses Fehlers liegt vor allem in der Reihenfolge des Gesprächs: erst die Rollenverteilung und die Verantwortlichkeiten besprechen, dann erst die Technik und den Preis. Legen Sie für sich fest, wer in Ihrem Unternehmen die Daten liefert und kontrolliert, und prüfen Sie dann erst, welcher Anbieter dazu technisch am besten passt. Eine Reihe von Fragen, die in diesem Gespräch vorkommen, können Sie im Voraus zusammenstellen, indem Sie in ein paar Fragen Ihre Situation erfassen lassen. Auch Antworten von anderen Unternehmern, die dieses Gespräch bereits geführt haben, finden Sie in den häufig gestellten Fragen.
Möchten Sie wissen, wo Ihr Unternehmen derzeit steht und welche Fragen für Ihre Situation relevant sind, bevor Sie mit einem Anbieter ins Gespräch gehen? Der kostenlose Quick-Scan gibt darüber in ein paar Minuten einen ersten Überblick, ohne dass Sie dafür ein Konto benötigen.