Oui, techniquement, n'importe qui peut générer un code QR lui-même : il existe des dizaines d'outils gratuits qui transforment un lien en image scannable. Avec le passeport matelas, l'enjeu n'est pas l'image en elle-même, mais ce qui se cache derrière : une référence unique et durable vers des données qui doivent être actuelles, structurellement organisées et accessibles pendant la période requise. Cette partie est considérablement plus difficile à gérer soi-même que le code QR lui-même.
Que la gestion en interne vous suffise dépend de ce dont vous disposez déjà : un environnement stable pour héberger les données, un moyen d'apporter des modifications sans casser les anciens renvois, et du temps pour entretenir cela pendant dix ans. Pour un seul modèle de matelas, c'est gérable. Avec plusieurs modèles, variantes et modifications répétées, cela devient rapidement une tâche permanente plutôt qu'une action ponctuelle.
La différence entre un code et un support de données
Le règlement ne parle pas seulement d'un code QR, mais d'un support de données : le moyen par lequel quelqu'un qui scanne aboutit à l'information correcte et actualisée. Un code QR qui renvoie simplement à un document isolé remplit l'action littérale de la lecture, mais ne satisfait pas nécessairement à ce qui doit se trouver derrière. Les exigences techniques précises de ce support, comme la durabilité du code sur le produit lui-même et la façon dont les données doivent être présentées, découleront d'un acte délégué qui n'a pas encore été publié. Dès que ce texte sera disponible, nous complèterons ici ce qui change spécifiquement.
Ce qui est d'ores et déjà établi, c'est le principe : le code doit continuer à fonctionner, même si vous changez de fournisseur de logiciels, si vous abandonnez un modèle, ou si une usine change de propriétaire. C'est précisément le point où la gestion en interne demande une attention particulière, car un lien qui fonctionne aujourd'hui doit fonctionner dans huit ans aussi.
Ce que vous pouvez raisonnablement gérer vous-même
La création de l'image, le choix de l'endroit où placer le code sur le produit ou l'étiquetage, et le test pour vérifier qu'il est bien scannable dans des conditions d'utilisation normales, sont des tâches qu'une entreprise peut effectuer sans connaissances spécialisées. La compilation des données sources, c'est-à-dire les informations techniques et produits qui doivent se trouver derrière le code, relève également du fabricant ou de l'importateur lui-même : personne d'autre ne sait mieux ce que contient un matelas spécifique. Dans la banque de connaissances par sujet les données correspondantes et pour qui elles s'appliquent.
Ce qui est plus difficile à gérer soi-même
L'hébergement des données pendant la période requise, le suivi des versions pour que les anciennes lectures ne renvoient pas à des informations obsolètes, et la garantie que le lien reste fonctionnel même en cas de modifications dans votre propre environnement informatique, sont les éléments où la gestion en interne bute souvent en pratique. Non pas parce que c'est impossible, mais parce que c'est une responsabilité structurelle qui va au-delà d'une action technique ponctuelle. Un serveur qui fonctionne aujourd'hui doit continuer à fonctionner dans les années à venir, même si l'employé responsable d'aujourd'hui ne travaille plus à l'entreprise.
En outre, se pose la question de ce qui se passe lors d'un contrôle. Un autorité de surveillance qui scanne un code doit aboutir à des données actuelles et correctes. La façon exacte dont ce processus fonctionne et qui le contrôle varie selon l'État membre et est décrit sur la page concernant comment les données deviennent un passeport fonctionnel.
Gérer en interne, sous-traiter, ou trouver un juste milieu
De nombreuses entreprises optent pour un juste milieu : les données de contenu restent en interne, tandis que l'aspect technique, comme l'hébergement et la gestion du support de données, est externalisé auprès d'une partie pour qui c'est une activité principale. Ce n'est pas une obligation, mais une considération pratique entre le temps que l'entretien en interne vous coûterait et la certitude que l'externalisation offre.
Qu'il soit possible pour vous de gérer cela vous-même ne peut pas être capturé dans une règle générale unique ; cela dépend du nombre de modèles, de la fréquence des modifications et de la capacité ICT que vous possédez déjà. Avec un audit rapide de votre propre situation vous obtenez une première indication de votre position, sans que cela soit un jugement sur ce qui est obligatoire pour votre entreprise.
Cette page décrit le règlement de manière générale et ne constitue pas un avis juridique sur votre situation spécifique. Pour un avis sur votre propre entreprise, nous vous renvoyons à un juriste ou à l'autorité de contrôle compétente.
Souhaitez-vous d'abord voir tranquillement tous les sujets côte à côte avant de faire un choix ? Faites la quick-scan gratuite ou parcourez les questions les plus fréquemment posées sur le passeport matelas pour voir quelle partie est la plus pertinente pour vous.