Sì, generare da solo un codice QR è tecnicamente alla portata di chiunque: esistono decine di strumenti gratuiti che trasformano un collegamento in un'immagine scannerabile. Nel passaporto del materasso, non si tratta dell'immagine stessa, bensì di ciò che c'è dietro: un riferimento univoco e duraturo a dati che devono essere attuali, strutturati e raggiungibili per il periodo stabilito. Questo aspetto è considerevolmente più difficile da gestire autonomamente rispetto al codice QR stesso.
Se la gestione autonoma nel vostro caso è sufficiente dipende da ciò che avete già a disposizione: un ambiente stabile per ospitare i dati, un modo per apportare modifiche senza che i riferimenti precedenti si interrompano, e il tempo per gestire tutto questo per dieci anni. Per un singolo modello di materasso è gestibile. Con più modelli, varianti e modifiche ripetute diventa rapidamente un compito continuo piuttosto che un'azione una tantum.
La differenza tra un codice e un supporto dati
La normativa non parla solo di codice QR, ma di supporto dati: il mezzo con cui chi esegue la scansione arriva alle informazioni corrette e aggiornate. Un codice QR che rimanda semplicemente a un documento isolato soddisfa l'azione letterale della scansione, ma non necessariamente ciò che deve stare dietro dal punto di vista sostanziale. I requisiti tecnici precisi per quel supporto, come la durabilità del codice sul prodotto stesso e il modo in cui i dati devono essere presentati, derivano da un atto delegato che non è ancora stato pubblicato. Non appena il testo sarà disponibile, qui sarà integrato ciò che cambia specificamente.
Ciò che è già definito è il principio: il codice deve continuare a funzionare, anche se cambiate fornitore di software, ritirate un modello dal mercato o la fabbrica cambia proprietario. Questo è precisamente il punto in cui la gestione autonoma richiede attenzione particolare, perché un collegamento che funziona oggi deve continuare a funzionare tra otto anni.
Ciò che potete gestire ragionevolmente da soli
La creazione dell'immagine, la determinazione del luogo in cui posizionare il codice sul prodotto o sull'etichettatura, e il test per verificare che sia facilmente scannerizzabile in condizioni di uso normale sono compiti che un'azienda può svolgere autonomamente senza necessitare di conoscenze specializzate. Anche la raccolta dei dati di base, cioè le informazioni tecniche e di prodotto che devono stare dietro il codice, rientra nella responsabilità del fabbricante o dell'importatore stesso: nessun altro sa meglio cosa contiene uno specifico materasso. In la banca di conoscenze per argomento è illustrato quali dati ne fanno parte e per chi è obbligatorio.
Ciò che è più difficile da gestire autonomamente
L'hosting dei dati per il periodo stabilito, il mantenimento delle versioni affinché le scansioni precedenti non rimandino a informazioni obsolete, e la garanzia che il collegamento continui a funzionare anche in caso di cambiamenti nel vostro ambiente ICT sono gli aspetti in cui il fai-da-te nella pratica spesso incontra difficoltà. Non perché sia impossibile, ma perché è una responsabilità strutturale che va oltre un'azione tecnica una tantum. Un server che funziona oggi deve continuare a funzionare negli anni a venire, anche se il dipendente responsabile di oggi non lavora più presso l'azienda.
Inoltre, c'è la questione di cosa accade in caso di controllo. Un'autorità di controllo che esegue la scansione di un codice deve trovare dati attuali e corretti. Come appare esattamente questo processo e chi lo sorveglia varia a seconda dello Stato membro ed è descritto nella pagina su come i dati diventano un passaporto funzionante.
Fai-da-te, esternalizzazione o una soluzione intermedia
Molte aziende scelgono una soluzione intermedia: i dati sostanziali rimangono di responsabilità interna, mentre l'aspetto tecnico, come l'hosting e la gestione del supporto dati, viene affidato a un soggetto che ha questo come compito principale. Non è un obbligo, ma una valutazione pratica tra il tempo necessario per gestire tutto autonomamente e la certezza che l'esternalizzazione offre.
Se la vostra situazione si presta all'autoregolamentazione non può essere catturata in un'unica regola generale; dipende dal numero di modelli, dalla frequenza delle modifiche e dalla capacità ICT che già possedete. Con una breve scansione della vostra situazione ottenete una prima indicazione della vostra posizione, senza che questo costituisca un giudizio su ciò che è obbligatorio per la vostra azienda.
Questa pagina descrive il regolamento in senso generale e non costituisce consulenza legale sulla vostra situazione specifica. Per un giudizio sulla vostra azienda vi rinviamo a un avvocato o all'autorità di vigilanza competente.
Volete prima vedere tranquillamente tutti gli argomenti uno accanto all'altro prima di fare una scelta? Effettuate la quick-scan gratuita o sfogliate le domande più frequenti sul passaporto dei materassi per vedere quale sezione è più rilevante per voi.