Die kurze Antwort
Die Durchlaufzeit, um einen digitalen Produktpass für eine Matratze fertigzustellen, wird in der Praxis nicht durch die Verordnung bestimmt, sondern durch den Zustand Ihrer eigenen Produktdaten. Haben Sie Materialzusammensetzung, Herkunft und Testberichte bereits strukturiert beisammen, dann ist ein Pass pro Matratzenmodell üblicherweise innerhalb weniger Wochen zusammengestellt. Fehlen diese Daten noch, oder sind sie über Lieferanten, Tabellenkalkulation und alte PDFs verteilt, dann dauert dieses Verfahren pro Produktlinie schnell mehrere Monate.
Der Grund ist einfach: Der Pass selbst ist kein Formular, das Sie an einem Nachmittag ausfüllen. Er ist eine Sammlung von Daten, die irgendwo bereits vorhanden sein sollten — bei Ihnen, bei Ihrem Stofflieferanten, bei der Fabrik, die den Schaum liefert — aber die oft noch nie zusammengetragen wurden. Die Verzögerung liegt also selten am Pass selbst, sondern beim Sammeln.
Was die Durchlaufzeit in der Praxis bestimmt
Drei Faktoren spielen immer wieder eine Rolle. Erstens die Anzahl der Produktlinien: Ein Hersteller mit fünf Matratzenmodellen hat einen anderen Weg als ein Importeur mit dreißig Varianten in verschiedenen Größen und Härtegraden. Zweitens die Länge der Lieferkette: Je mehr Parteien zwischen Rohstoff und Endprodukt stehen, desto mehr Glieder müssen Sie kontaktieren, um beispielsweise Herkunft von Materialien oder chemische Zusammensetzung zu ermitteln. Drittens die Frage, ob bereits ein System vorhanden ist, in dem Produktdaten erfasst werden, oder ob noch alles einzeln vorliegt.
Unternehmen, die diesen Prozess unterschätzen, gehen oft davon aus, dass der Pass irgendwann am Ende des Produktionsprozesses "hinzugefügt" wird, wie ein Aufkleber. In der Praxis funktioniert es umgekehrt: Je früher Daten strukturiert erfasst werden, desto kürzer wird das Verfahren am Ende. Mit ein paar Fragen sehen, wo Ihr Unternehmen derzeit steht ergibt sich schnell ein Anhaltspunkt dafür, wie viel Arbeit noch ansteht, bevor die Daten passfähig sind.
Die Schritte, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen
Das Verfahren besteht grob aus drei Phasen: Daten sammeln, Daten überprüfen und den Pass anfertigen und an einen QR-Datenträger koppeln lassen. Von diesen drei kostet die erste Phase, das Sammeln, bei Weitem die meiste Zeit. Das ist auch die Phase, in der es schiefgeht: Lieferanten reagieren langsam, Testberichte stellen sich als veraltet heraus, oder ein Teil der Matratze stammt von einem Partner, zu dem es jahrelang keinen direkten Kontakt mehr gibt.
Die Kontrollphase — überprüfen, ob die eingereichten Daten korrekt und vollständig sind — dauert kürzer, wird aber unter Zeitdruck häufig übersprungen. Das ist riskant, denn ein Pass, der einmal an einen QR-Code gekoppelt und zehn Jahre gehostet wird, ist nichts, das Sie täglich anpassen. Fehler, die beim Erstellen einschleichen, bleiben sichtbar für jeden, der den Code scannt.
Die dritte Phase, das eigentliche Anfertigen und Koppeln des Passes, ist meist der schnellste Schritt, sobald die Daten vollständig und geprüft sind. In der Wissensdatenbank ist pro Bereich ausgearbeitet, welche Daten dafür erforderlich sind; die Wissensdatenbank nach Thema durchgehen gibt einen guten Überblick darüber, was Sie konkret einreichen müssen.
Wo das Verfahren häufig hängen bleibt
In der Praxis stockt der Prozess üblicherweise nicht bei Ihrer eigenen Organisation, sondern bei Dritten. Ein Zulieferer, der nicht gewohnt ist, um Materialdaten gebeten zu werden, ein Importeur, der selbst nicht weiß, wo genau ein Rohstoff herkommt, oder ein Testlabor, dessen Bericht nicht mehr zur aktuellen Zusammensetzung der Matratze passt. Das sind keine rechtlichen Hürden, sondern praktische, und sie sind auch der Grund, warum Unternehmen, die früh anfangen, üblicherweise weniger Verzögerungen haben als Unternehmen, die warten, bis die Verpflichtung konkret wird.
Auch die Wahl eines Softwareanbieters oder Dienstleisters spielt eine Rolle. Einige Parteien liefern nur eine Vorlage und lassen die gesamte Zusammenstellung vollständig bei Ihnen; andere übernehmen das Zusammenstellen und Hosten des Produktpasses aus der Hand. Was dabei genau getan wird und woher die Daten stammen, wird erläutert auf der Seite darüber, wie der Prozess funktioniert.
Die Beziehung zum verbindlichen Datum
Die Durchlaufzeit Ihrer eigenen Vorbereitung ist unabhängig von dem Datum, an dem der digitale Produktpass für Matratzen gesetzlich vorgeschrieben wird. Dieses Datum steht noch nicht fest: Im Arbeitsprogramm der ESPR-Verordnung wird eine delegierte Handlung für Matratzen 2028 erwartet, mit einer erwarteten Verpflichtung um 2030. Sobald diese Handlung veröffentlicht wird, wird dies hier ergänzt. Für die eigene Planung ist diese Unterscheidung relevant: Wer wartet, bis das gesetzliche Datum feststeht, bevor die Datenerfassung beginnt, hat erheblich weniger Zeit, um die Strecke sorgfältig zu bewältigen, als wer bereits jetzt damit beginnt.
Häufig gestellte Fragen zu diesem Thema, einschließlich der Frage, wie ein Prozess in der Praxis für ein kleines oder mittleres Unternehmen aussieht, sind auf der Seite mit häufig gestellten Fragen.
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