Matrassipasporti sisältää pohjimmiltaan tuotetietoja: materiaalin koostumuksen, alkuperän, korjaus- ja kierrätysohjeet sekä tiedot valmistajasta tai tuojasta. Ostajan henkilötietoja ei periaatteessa kuulu sinne. Asetus on kirjoitettu seuraamaan tuotetta matrassina, ei rekisteröimään, kuka siinä nukkuu.
Silti kysymys on perusteltu, sillä kun yritys alkaa hallinnoi pasportia, ihmisten tietoja tulee kuvaan: tilin hallinnasta vastaava yhteyshenkilö ja joskus asiakkaiden tai takuiden tiedot, jotka yritys itse yhdistää matrassiin. Se koskee yleistä tietosuoja-asetusta, mutta eri reittiä kuin pasportti itse.
Mitä pasportissa on
Pasporti rakentuu tuotteen ympärille: matrassin malli, erä tai yksilöllinen sarjanumero, käytetyt materiaalit, ovatko siinä vaarallisia aineita, kuinka matras korjataan tai kierrätetään, ja kuka valmistaja tai tuoja on. Nämä ovat tietoja asiasta, eivät tietoja henkilöstä. Mitkä kategoriat tarkasti ovat pakollisia, ilmenee asetuksesta itsestään ja tuotteryhmittäin seuraavasta delegoidusta säädöksestä; matrasseille sitä ei ole vielä julkaistu. asetus aiheittain selitettynä tietopankissa täsmentää jokaisen käsitteen kohdalla, mikä on tällä hetkellä jo vahvistettu ja mikä vielä seuraa.
Missä henkilötiedot tulevat kuvaan
Kun yrityksesi luo tilin pasporttien laatimista ja hoitamista varten, annat samalla yleensä yhteyshenkilön: nimen, tehtävän, liiketoiminnan sähköpostiosoitteen. Nämä ovat henkilötietoja, vaikka tili on itsessään yhdistetty oikeushenkilöön, jolla on KvK- ja ALV-numero, eikä yhteen yksityishenkilöön. Miten alusta käsittelee näitä tietoja, kuinka kauan ne säilytetään ja kuka niihin pääsee, on juuri se, mistä GDPR käsittelee. miten tietoja ja yksityisyyttä käsitellään kuvataan matrapas.eu:ssa.
Liike-elämän tili ja GDPR
Liike-elämän tili ei muuta yrityksesi GDPR-velvoitteita vastuullisena käsittelijänä tai käsittelijänä; sovellettava rooli riippuu tilanteesta. Matrassien asetus säätelee tuotteen. GDPR sääntelee erikseen, miten yrityksesi käsittelee ihmisten tietoja, myös pasportia hallinnoivien omien työntekijöidensä tietoja. Molemmat säädökset ovat rinnakkain eivätkä korvaa toisiaan.
Entä jos yhdistät asiakastiedot pasportiin
Jotkut yritykset haluavat mennä kauemmaksi kuin asetus vaatii: yhdistää sarjanumeron ostopäivään, takuuseen tai ostajan nimeen esimerkiksi valitusten käsittelyä tai hotellia varten, joka rekisteröi matrassit huoneiden mukaan. Se on yrityksen oma valinta, ei velvoite matrassiasetuksesta. Kun näin tapahtuu, syntyy uusi henkilötietojen käsittely, johon sovelletaan tavallisia GDPR-sääntöjä: oikeusperusta, säilytysaika ja selkeys siitä, kuka niihin pääsee. Koskeeko se yrityksesi, voit tutkia ensimmäiseksi itsellesi muutamalla kysymyksellä. Miten järjestät tällaisen yhdistämisen tarkasti, kannattaa keskustella lakimiehen tai oman tietosuojavaltuutetun kanssa.
Kenen vastuulla
Asetus vahvistaa, mitkä tuotetiedot täytyy vähintään olla pasportissa ja kuka saa toimittaa ne: valmistaja tai tuoja. He jäävät vastuuseen tietojen oikeellisuudesta, vaikka kolmas osapuoli hoitaisikin pasportia. Kaikelle muulle henkilötietojen käsittelylle sovelletaan tavallista GDPR-jakoa vastuullisen käsittelijän ja käsittelijän välillä. Mikä rooli yrityksellesi kuuluu, ei ole jokaisessa tapauksessa sama ja riippuu sinusta tai neuvonantajastasi.
Patjaiden asetuksen valvontaviranomaiset tarkastelevat tuotteen tietoja pasportissa; Tietosuojaviranomainen puolestaan tarkastelee henkilötietojen käsittelyä. Nämä ovat kaksi erillistä valvontakanavaa, jotka toimivat toisistaan riippumatta.
Haluaisitteko ensin lukea rauhassa, miten asetuksen muut käsitteet liittyvät toisiinsa, ennen kuin ryhdytte muihin toimiin? matrassipasportin usein kysytyt kysymykset tarjoaa siihen hyvän lähtökohdan, samoin kuin sitova katse omaan tilanteeseeanne ilmaisen quick-scan-palvelun kautta.