Puis-je gérer moi-même l'hébergement de mon passeport pour matelas ?
Techniquement, vous pouvez mettre en ligne un passeport de matelas vous-même : une page contenant des données de produit, accessible via un code QR, peut être construite avec votre propre site web ou serveur. La réponse à la question de savoir si cela est également suffisant est plus nuancée. Le règlement impose en effet des exigences sur le stockage lui-même, et non seulement sur le contenu : le passeport doit rester disponible pendant une longue période, il doit s'interconnecter avec un système d'enregistrement européen, et les données doivent être mises à disposition d'une manière structurée et lisible par machine. C'est plus que de construire et de maintenir une page en ligne.
La limite entre faire soi-même et sous-traiter ne se situe donc pas à la question de savoir si vous en êtes techniquement capable, mais à la question de savoir si vous pouvez continuer à respecter les obligations relatives à ce stockage, même au fil des années, même si votre entreprise change de fournisseur de logiciel ou abandonne une ligne de produits. Celui qui souhaite assumer pleinement cette responsabilité doit s'y préparer consciemment.
Ce que le règlement demande au stockage
L'essence du passeport numérique de produit est que les données restent trouvables et consultables aussi longtemps que le matelas peut être sur le marché, et pendant une période après. Cela signifie qu'une solution ne doit pas seulement fonctionner le jour du lancement, mais aussi créer, des années plus tard, un lien valide avec le code QR qui se trouve sur ou auprès du matelas. Si quelque chose change dans votre nom de domaine, votre fournisseur d'hébergement ou votre système logiciel, ce lien doit rester intact ou être correctement redirigé.
En outre, le passeport doit s'interconnecter avec le système central d'enregistrement de l'UE qui accompagne le règlement. Ce n'est pas un choix mais une exigence technique : les données doivent être fournies dans un format établi, afin que les autorités de surveillance et les autres acteurs de la chaîne puissent les consulter. Une solution construite soi-même qui est tout à fait lisible pour un humain ne doit pas nécessairement satisfaire automatiquement aux exigences imposées à cette lisibilité par machine. Les exigences exactes figurent dans le texte officiel du règlement et les actes délégués correspondants ; la date se situe actuellement encore dans l'avenir.
Ce que vous pouvez réalistement faire vous-même
Il y a des parties du processus qui doivent logiquement relever de l'entreprise elle-même, indépendamment de qui s'occupe du stockage. La collecte des bonnes données de produit, comme les matériaux, l'origine et les instructions d'entretien, est un travail que personne d'autre ne peut faire pour vous : cette connaissance se trouve chez le fabricant ou l'importateur lui-même. Le choix des informations pertinentes pour votre gamme de matelas spécifique reste aussi une décision commerciale. Dans la banque de connaissances par sujet est détaillé quelles données sont demandées selon votre situation, afin que vous puissiez préparer vous-même cette étape avant que quelque chose ne doive être construit techniquement.
Ce qui est plus difficile à organiser soi-même, ce sont les éléments liés à la continuité : un serveur qui reste accessible pendant dix ans, des sauvegardes qui sont vraiment fiables, et une connexion à un système européen qui peut lui-même changer. Pour une entreprise dont l'informatique n'est pas une activité principale, cela signifie une obligation qui continue à côté des opérations commerciales quotidiennes, même aux moments où personne d'autre ne s'en préoccupe.
Où se situe la limite entre faire soi-même et sous-traiter
La limite ne se situe pas au niveau de la technique, mais au niveau de la responsabilité dans le temps. Un passeport qui fonctionne bien aujourd'hui ne dit pas grand-chose sur le fait qu'il correspondra encore, dans cinq ans, à un système qui aura peut-être été adapté, ni sur le fait que le code QR renverra alors encore à une page fonctionnelle. Les entreprises qui souhaitent continuer à gérer elles-mêmes le stockage feraient bien de réfléchir à l'avance à qui assurera cet entretien dans quelques années, à ce qui se passera en cas de reprise ou de cessation d'activité, et à la manière dont la sécurité des données sera garantie à long terme. Ce dernier point touche également à la manière dont les données personnelles et les données commerciales sont stockées; comment les données sont sécurisées et conservées est à cet égard une considération distincte en plus des exigences substantielles du passeport lui-même.
Ceux qui préfèrent ne pas eux-mêmes garantir cette continuité peuvent confier le stockage et le couplage avec le système d'enregistrement à une partie qui en fait une activité principale. Cela ne change rien à celui qui est responsable de l'exactitude des données; cette responsabilité reste celle du fabricant ou du fournisseur. Cela change en revanche qui veille à ce que l'aspect technique fonctionne pendant dix ans. Sur comment matrapas.eu traite et héberge les données il est expliqué comment cette répartition est mise en place dans la pratique.
Évaluer vous-même si cela vous convient
La question de savoir si l'auto-hébergement est réalisable pour votre entreprise dépend de facteurs tels que l'ampleur de votre assortiment, la capacité informatique que vous pouvez libérer structurellement, et la mesure dans laquelle vous souhaitez continuer à suivre vous-même les évolutions de la réglementation européenne. Un juriste ou l'autorité de surveillance compétente peut vous aider pour les questions relatives à votre situation spécifique; cet article ne décrit que les grandes lignes du règlement.
Voulez-vous d'abord vous faire une idée de ce qui s'ajoute à votre gamme de matelas avant de vous décider entre faire vous-même ou externaliser? Avec quelques questions, vous voyez immédiatement où vous en êtes, entièrement sans engagement et gratuitement.