Een matrassenpaspoort bevat in de kern productinformatie: materiaalsamenstelling, herkomst, reparatie- en recyclinginstructies, en gegevens over de fabrikant of importeur. Persoonsgegevens van de koper horen daar in beginsel niet in thuis. De verordening is geschreven om een matras als product te volgen, niet om te registreren wie erop slaapt.
Toch is de vraag terecht, want zodra een bedrijf het paspoort gaat beheren, komen er wel degelijk gegevens van mensen in beeld: de contactpersoon die het account beheert, en soms klant- of garantiegegevens die een bedrijf zelf koppelt aan een matras. Dat raakt de Algemene Verordening Gegevensbescherming, maar dan via een ander spoor dan het paspoort zelf.
Wat staat er wél in het paspoort
Het paspoort is opgebouwd rond het product: het matrasmodel, de batch of het unieke serienummer, de gebruikte materialen, of er gevaarlijke stoffen in zitten, hoe het matras te repareren of te recyclen is, en wie de fabrikant of importeur is. Dit zijn gegevens over een zaak, geen gegevens over een persoon. Welke categorieën precies verplicht worden, staat in de verordening zelf en in de gedelegeerde handeling die per productgroep volgt; voor matrassen is die nog niet gepubliceerd. de verordening per onderwerp uitgelegd in de kennisbank geeft per begrip aan wat op dit moment al vaststaat en wat nog volgt.
Waar persoonsgegevens om de hoek komen kijken
Zodra uw bedrijf een account aanmaakt om paspoorten te laten opstellen en hosten, geeft u daarbij meestal een contactpersoon op: een naam, een functie, een zakelijk e-mailadres. Dat zijn persoonsgegevens, ook al is het account zelf gekoppeld aan de rechtspersoon, met KvK- en btw-nummer, en niet aan één privépersoon. Hoe een platform met die gegevens omgaat, hoe lang ze bewaard blijven en wie erbij kan, is precies waar de AVG over gaat. hoe er met gegevens en privacy wordt omgegaan beschrijft dat voor matrapas.eu.
Het zakelijk account en de AVG
Een zakelijk account verandert niets aan de AVG-verplichtingen van uw bedrijf als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker; welke rol van toepassing is, hangt af van de situatie. De verordening voor matrassen regelt het product. De AVG regelt los daarvan hoe uw bedrijf met gegevens van mensen omgaat, inclusief die van eigen medewerkers die het paspoort beheren. Beide regelingen bestaan naast elkaar en vervangen elkaar niet.
Wat als u klantgegevens koppelt aan het paspoort
Sommige bedrijven willen verder gaan dan de verordening vraagt: een serienummer koppelen aan een koopdatum, een garantietermijn, of de naam van de koper, bijvoorbeeld voor klachtenafhandeling of een hotel dat matrassen per kamer registreert. Dat is een eigen keuze van het bedrijf, geen verplichting uit de matrasverordening. Zodra dat gebeurt, ontstaat een nieuwe verwerking van persoonsgegevens waarvoor de gewone AVG-regels gelden: een grondslag, een bewaartermijn, en duidelijkheid over wie er toegang toe heeft. Of dat voor uw bedrijf speelt, kunt u met een paar vragen eerst voor uzelf verkennen. Hoe u zo'n koppeling precies inricht, bespreekt u het beste met een jurist of uw eigen functionaris gegevensbescherming.
Bij wie ligt de verantwoordelijkheid
De verordening legt vast welke productgegevens er minimaal in een paspoort moeten staan en wie ze mag aanleveren: de fabrikant of importeur. Zij blijven verantwoordelijk voor de juistheid van die gegevens, ook als een derde partij het paspoort host. Voor alles wat daarnaast aan persoonsgegevens wordt verwerkt, geldt de gewone verdeling uit de AVG tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker. Welke rol uw bedrijf daarin speelt, is niet in elk geval hetzelfde en is aan uzelf of uw adviseur om te bepalen.
Toezichthouders op de matrasverordening kijken naar de productgegevens in het paspoort; de Autoriteit Persoonsgegevens kijkt naar de omgang met persoonsgegevens. Dat zijn twee aparte toezichtlijnen die los van elkaar lopen.
Wilt u eerst rustig lezen hoe andere begrippen uit de verordening in elkaar steken voordat u verdere stappen zet? de meestgestelde vragen over het matrassenpaspoort doorlezen geeft daar een goed vertrekpunt voor, net als een vrijblijvende blik op uw eigen situatie via de gratis quick-scan.