Το λάθος: όλοι νομίζουν ότι κάποιος άλλος το ρυθμίζει
Στα στρώματα που κατασκευάζονται, αγοράζονται και πωλούνται από πολλαπλά μέρη, συχνά δημιουργείται ένα κενό μεταξύ αυτού που ζητά ο κανονισμός και αυτού που συμβαίνει στην πράξη. Ο κατασκευαστής υποθέτει ότι ο εισαγωγέας παρέχει τα δεδομένα. Ο εισαγωγέας νομίζει ότι ο προμηθευτής λογισμικού θα συνθέσει αυτόματα το διαβατήριο. Και το κατάστημα ή ο ξενοδοχειακός αγοραστής υποθέτει ότι το προϊόν είναι ήδη πλήρες όταν φθάνει. Το αποτέλεσμα: κανείς δεν έχει αναλάβει πραγματικά το καθήκον, και συνήθως το αντιλαμβάνεστε μόνο όταν ένας επιτηρητής ή ένας επιχειρηματικός πελάτης ζητήσει το διαβατήριο.
Αυτό το λάθος δεν προέρχεται από έλλειψη προθυμίας. Ο κανονισμός λειτουργεί με ρόλους όπως ο κατασκευαστής, ο εισαγωγέας και ο διανομέας, και αυτοί οι ρόλοι καθορίζουν ποιος έχει ποια υποχρέωση. Όμως ένας ρόλος στο κείμενο του νόμου είναι κάτι διαφορετικό από ένα καθήκον στο πεδίο. Ποιος μέσα στην επιχείρησή σας πατά το κουμπί για να παρέχει, να ελέγχει ή να ενημερώνει δεδομένα, δεν είναι αυτόματα προσδιορισμένο. Πρέπει να το ανατεθείτε μόνοι σας.
Γιατί συμβαίνει αυτό συχνότερα από ό,τι θα πιστεύατε
Συμβαίνει πιο συχνά σε επιχειρήσεις που συνεργάζονται με πολλαπλές σχέσεις: ένας κατασκευαστής σε άλλη χώρα της ΕΕ, ένας εισαγωγέας που φέρει το εμπορικό σήμα, και ένα κατάστημα που πωλεί με το δικό του όνομα. Κάθε σχέση βλέπει ένα μέρος της διαδικασίας, αλλά κανείς δεν έχει την ολοκληρωμένη εικόνα. Συμβαίνει επίσης και σε μικρότερες επιχειρήσεις: ένας διευθυντής ρυθμίζει την πρώτη εγγραφή, αλλά όταν το μοντέλο αλλάζει ή ένας προμηθευτής αντικαθίσταται, δεν υπάρχει κανείς που να παρατηρεί αυτό.
Ένας δεύτερος λόγος είναι ότι οι άνθρωποι διαβάζουν τον κανονισμό ως μια εφάπαξ δράση. Νομίζουν: το διαβατήριο υπάρχει, άρα έχει ρυθμιστεί. Αλλά ένα διαβατήριο που δεν ενημερώνεται δεν είναι το ίδιο με ένα διαβατήριο που είναι σωστό. Ποιος αισθάνεται υπεύθυνος για αυτή την ενημέρωση, είναι ακριβώς η ερώτηση που συχνά κανείς δεν απαντά πριν να γίνει απαραίτητη.
Τι συμβαίνει αν κανείς δεν το αναλάβει
Αν η ευθύνη δεν έχει ανατεθεί, συνήθως προκύπτουν δύο ειδών προβλήματα. Το πρώτο είναι ότι λείπουν δεδομένα τη στιγμή που χρειάζονται, για παράδειγμα κατά τον έλεγχο ή κατά την μεγάλη παραγγελία αγοράς ενός ξενοδοχειακού δικτύου. Το δεύτερο είναι ότι τα δεδομένα υπάρχουν, αλλά δεν είναι πλέον ακριβή επειδή ένα υλικό ή προμηθευτής έχει αλλάξει χωρίς κανείς να έχει προσαρμόσει το διαβατήριο ανάλογα. Και οι δύο περιπτώσεις μπορούν να αποφευχθούν προσδιορίζοντας εκ των προτέρων ποιος κάνει ποιο βήμα, αντί να το ανακαλύψετε αργότερα.
Πώς να το αποφύγετε: ορίστε το, όχι ως υπόθεση αλλά ως συμφωνία
Η λύση δεν βρίσκεται στη νομική ακρίβεια, αλλά σε μια απλή εσωτερική συμφωνία: ποιος παρέχει τα δεδομένα προέλευσης, ποιος ελέγχει αν είναι πλήρη, και ποιος δηλώνει μια αλλαγή στο προϊόν. Αυτό μπορεί να είναι ένα άτομο σε μια μικρή επιχείρηση, ή μια σταθερή κατανομή καθηκόντων μεταξύ αγορών, ποιότητας και ενός εξωτερικού μέρους σε μια μεγαλύτερη επιχείρηση. Το σημαντικό είναι ότι είναι γραμμένο κάπου, και όχι μόνο σε κάποιου το μυαλό.
Το ίδιο ισχύει για την επικοινωνία με τον προμηθευτή λογισμικού σας ή την πλατφόρμα που φιλοξενεί το διαβατήριο. Συμφωνήστε ρητά ποιος κάνει την παροχή και ποιος ενεργοποιεί την ενημέρωση εάν κάτι αλλάξει στο μοντέλο. Ένας προμηθευτής μπορεί να προετοιμάσει τεχνικά και να φιλοξενήσει το διαβατήριο, αλλά η ουσιαστική ορθότητα των δεδομένων παραμένει στο μέρος που τα παρέχει. ανά περίσταση διευκρίνησε ποιος ρόλος έχει ποιο καθήκον παρέχει μια επισκόπηση του τρόπου με τον οποίο αυτή η κατανομή δείχνει στην πράξη για κατασκευαστές, εισαγωγείς και πωλητές.
Εάν δεν είστε σίγουροι για τον ακριβή ρόλο που έχει η επιχείρησή σας στην αλυσίδα, είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης πριν ορίσετε κάτι. λάβει μια πρώτη ένδειξη σε μερικές ερωτήσεις δείχνει περίπου που βρίσκεται η επιχείρησή σας, χωρίς να χρειάζεται να πρέπει πρώτα να διαβάσετε ολόκληρο τον κανονισμό.
Τι μπορείτε και τι δεν μπορείτε να συμφωνήσετε με έναν προμηθευτή λογισμικού
Ένας προμηθευτής λογισμικού ή φιλοξενίας μπορεί να αναλάβει το τεχνικό μέρος: να δημιουργήσει τον κωδικό QR, να διατηρήσει τα δεδομένα για δέκα χρόνια και να διατηρήσει το διαβατήριο προσιτό. Αυτό που ένας προμηθευτής δεν μπορεί να αποφασίσει για σας είναι ποιος στο εσωτερικό της οργάνωσής σας είναι υπεύθυνος για την ακρίβεια των δεδομένων σε ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο. Αυτή η διάκριση είναι σημαντικό να είναι σαφής, και επίσης επειδή οι εποπτικές αρχές σε διάφορες χώρες της ΕΕ μπορεί να την εξετάζουν διαφορετικά. Για ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο συλλογής και διατήρησης των δεδομένων, μπορείτε επίσης να ελέγξετε πώς αποθηκεύονται και ασφαλίζονται τα δεδομένα προτού να ανατίθετε μια εργασία σε εξωτερικό μέρος.
Αυτή η κατανομή εργασιών δεν είναι θέμα να καλέσετε έναν νομικό για κάθε λεπτομέρεια, αλλά είναι κάτι για το οποίο μπορείτε να συμβουλευτείτε έναν σύμβουλο ή την αρμόδια εποπτική αρχή όσον αφορά την συγκεκριμένη κατάστασή σας. Ο κανονισμός καθορίζει τους ρόλους. πώς το οργανώσετε εσωτερικά, εξαρτάται από σας.
Ξεκινήστε με σαφήνεια, όχι με ένα πλήρες σύστημα
Το πιο συνηθισμένο λάθος δεν είναι ότι τα επιχειρήματα ξέρουν πολλά λίγα, αλλά ότι υποθέτουν ότι κάποιος άλλος το έχει ήδη ρυθμίσει. Μια σύντομη εσωτερική συμφωνία σχετικά με ποιος κάνει τι, αποτρέπει το μεγαλύτερο μέρος των προβλημάτων που προκύπτουν αργότερα.
Θέλετε να μάθετε πού βρίσκεται η επιχείρησή σας αυτή τη στιγμή και ποιο βήμα αξίζει πρώτης προσοχής; Κάντε την δωρεάν γρήγορη σάρωση ή περιηγηθείτε στα θέματα στη βάση γνώσης για να δείτε τι είναι σχετικό για την κατάστασή σας.