Viga: kõik arvavad, et keegi teine seda reguleerib
Matratsites, mida tegelevad mitmed osapooled, tekib sageli lõhe selle vahel, mida määrus nõuab ja mis praktikas juhtub. Tootja eeldab, et importija andmeid esitab. Importija arvab, et tarkvara pakkuja loob passporti automaatselt. Ja pood või hotelli ostja eeldab, et toode on juba täielik, kui see jõuab. Tulemus: keegi pole ülesannet päriselt endale võtnud ja tavaliselt saate sellest teada alles siis, kui järelevalvaja või äriklient passi nõuab.
See viga ei tulene tahtmatusest. Määrus töötab rollide nagu tootja, importija ja distributor alusel ning need rollid määravad, kes millisele kohustusele kuulub. Kuid roll seadusedokumendis on midagi muud kui ülesanne tootmisruumis. Kes teie ettevõttes andmete esitamise, kontrollimise või värskendamise nuppu vajutab, ei ole kuigi automatselt fikseeritud. Selle peate te ise määrama.
Miks seda sagedamini esineb, kui te arvaksite
Kõige sagedamini juhtub seda ettevõtetes, kes tegelevad mitme astmega: tootja teises ELi riigis, importija, kes kaubamärki juhib, ja pood, kes müüb oma nime all. Iga astme näeb protsessi osa, kuid keegi ei näe tervikut. Ka väiksematel ettevõtetel see esines: juhatus reguleerib esmase registreerimise, kuid kui mudel muutub või tarnija vahetub, pole enam kedagi, kes sellele jälgib.
Teine põhjus on see, et inimesed loevad määrust ühekordsete toimingutena. Nad arvavad: pass on olemas, seega on see reguleeritud. Kuid pass, mida ei uuendata, pole sama mis pass, mis on õige. Kes tunneb vastutust selle uuendamise eest, on täpselt küsimus, millele sageli keegi enne vajadust vastust ei anna.
Mis läheb valesti, kui keegi seda ei võta
Kui vastutust ei ole määratud, tekivad tavaliselt kahte laadi probleemid. Esimene on see, et andmeid puudub hetkel, mil neid vaja on, näiteks kontrolli ajal või suure hotelketi ostujärje puhul. Teine on see, et andmeid küll on, kuid need ei ole enam õiged, sest materjal või tarnija on muutunud ilma, et keegi passile seda ei kohaldanud. Mõlemaid olukordi saab vältida, määrates ette, kes milliseid samme teeb, selle asemel et seda hiljem avastada.
Kuidas seda vältida: määrake see kindlaks, mitte eeldusena vaid lepinguna
Lahendus ei peitsu õiguslikus täpsuses, vaid lihtsas sisemises lepingus: kes esitab lähteandmeid, kes kontrollib nende täielikkust ja kes teatab muudatusest tootes. See võib olla üks isik väikesemates ettevõtetes või selge ülesannete jaotus hanke, kvaliteedi ja väliste osapoolte vahel suuremates ettevõtetes. Oluline on, et see on kusagil paberil, mitte ainult kelegi peas.
Sama kehtib ka teie tarkvarapakkuja või passaporti majutuva platvormiga suhtlemisel. Lepige selgesõnaliselt kokku, kes esitust teeb ja kes käivitab uuendamise, kui mudel muutub. Tarnija saab passaporti tehniliselt valmistada ja majutada, kuid esitatud andmete sisuline õigsus jääb selle poole kanda, kes neid esitab. iga olukorra kaupa välja selgitanud, milline roll millise ülesande on annab ülevaate sellest, kuidas see jaotus praktikas välja näeb tootajate, importijate ja müüjate jaoks.
Kui te ei ole kindel, milline roll teie ettevõte kettes täpselt täidab, on see hea lähtepunkt enne, kui midagi fikseerite. paari küsimusega esimese hinnangu saada näitab, kus teie ettevõte umbes asub, ilma, et peaksite esmalt kogu määruse läbi lugema.
Mis teil tarkvarapakkujaga kokku leppida saab ja ei saa
Tarkvara tarnija või hostimispartner võib võtta endale tehnilise osa: QR-koodi genereerimine, andmete säilitamine kümne aasta jooksul ja passi kättesaadavaks hoidmine. Mida tarnija teie eest määrata ei saa, on see, kes teie organisatsioonis vastutab andmete õigsuse eest mingil konkreetsel hetkel. See lahutamispunkt on oluline teada, eriti seetõttu, et erinevates ELi riikides olevad järelevalveasutused võivad seda erinevalt käsitleda. Küsimuste kohta, kuidas andmeid kogutakse ja säilitatakse, saate ka kontrollida kuidas andmeid talletatakse ja kaitstakse enne kui te ülesande välisteosele üle annate.
See ülesannete jaotamine ei ole asi, mille puhul igakord õigusteadlast appi kutsuda, kuid see on kindlasti millegi üle, millest võite arutada nõustaja või pädev järelevalveasutusega, kui jutt on teie konkreetse olukorra kohta. Määrus ise ette näeb rollid; kuidas te seda sisemiselt korraldavate, sõltub teist.
Alustage selgusest, mitte täiuslikust süsteemist
Kõige tavalisem viga ei ole see, et ettevõtted on liiga vähe teadlikud, vaid see, et nad eeldavad, et keegi teine on selle juba korraldanud. Lühike sisemine kokkulepe selle kohta, kes mida teeb, ennetab suurema osa hiljem tekkivatest probleemidest.
Kas soovite teada, kus teie ettevõte praegu seisab ja millise sammuna tuleks esmajärjekorras tähelepanu pöörata? Tehke tasuta kiirülevaatus või sirvige teadmusbaasi teemasid, et näha, mis teie olukorra puhul asjakohaseks muutub.