Kļūda: visi domā, ka cits to regulē
Gadījumos, kad matrači tiek ražoti, iegādāti un pārdoti vairākām pusēm, bieži vien rodas spradzis starp to, ko prasa verordniecība, un to, kas notiek praksē. Ražotājs pieņem, ka importētājs sniegs datus. Importētājs domā, ka programmatūras piegādātājs automātiski sastādīs produkta pasi. Un veikals vai viesnīcas iepirkuma vadītājs pieņem, ka produkts jau ir pilnīgs, kad tas tiek saņemts. Rezultāts: neviens nav patiešām uzņēmies uzdevumu, un to parasti uzzināt tikai tad, kad inspektors vai biznesa klients pieprasa produkta pasi.
Šī kļūda nerodas no nelabās gribas. Verordniecība darbojas ar lomām, piemēram, ražotājs, importētājs un izplatītājs, un šīs lomas nosaka, kāds pienākums ir katram. Bet loma normatīvajā tekstā ir pavisam kas cits nekā uzdevums darba vietā. Kurš jūsu uzņēmumā nospiedīs pogu, lai sniegtās datus, pārbaudītu tos vai atjauninātu, nav automātiski noteikts. To jums pašiem ir jānosaka.
Kāpēc tas biežāk neizdodas, nekā jūs domājat
Tas notiek visbiežāk uzņēmumos, kas darbojas ar vairākām sadaļām: ražotājs citā ES valstī, importētājs, kas vada zīmolu, un veikals, kas pārdod savu nosaukumu. Katra sadaļa redz procesa daļu, bet neviens neredz kopumā. Tas notiek arī mazākajos uzņēmumos: direktors regulē pirmo reģistrāciju, bet ja modelis mainās vai mainās piegādātājs, neviens vairs uz to nepievērš uzmanību.
Otrais iemesls ir tas, ka cilvēki lasa verordniecību kā vienreizēju darbību. Viņi domā: produkta pase ir tur, tāpēc tas ir noregulēts. Bet produkta pase, kas netiek uzturēta, nav tas pats, kas produkta pase, kas ir pareiza. Kurš jūtas atbildīgs par šo atjauninājumu, ir tieši jautājums, uz kuru bieži vien neviens neatbild pirms tam, kad tas ir nepieciešams.
Kas notiek, ja neviens to neuztver
Ja atbildība nav noteikta, parasti rodas divu veidu problēmas. Pirmā ir tā, ka dati pietrūkst tad, kad tie ir nepieciešami, piemēram, pārbaudes laikā vai lielu viesnīcu ķēdes lielā iepirkuma gadījumā. Otrā ir tā, ka dati gan pastāv, bet vairs nav pareizi, jo materiāls vai piegādātājs ir mainīts, un neviens nav produkta pasi pielāgojis. Abas situācijas var novērst, iepriekš nosakot, kurš dara kādu darbību, nevis to atklājot vēlāk.
Kā to novērst: pierakstiet to, nevis kā pieņēmumu, bet kā vienošanos
Risinājums nav juridiskā precizitātē, bet vienkāršā iekšējā vienošanās: kurš sniedz avota datus, kurš pārbaudīja, vai tie ir pilnīgi, un kurš ziņo par izmaiņām produktā. Mazā uzņēmumā tas var būt viens cilvēks, bet lielākā uzņēmumā — fiksēta pienākumu sadalīšana starp pirkumiem, kvalitāti un ārēju pusi. Svarīgi ir tas, ka tas ir pierakstīts kaut kur, nevis tikai kāda cilvēka prātā.
Tas pats attiecas uz saziņu ar programmatūras piegādātāju vai platformu, kas mitina produkta pasi. Skaidri nosakiet, kurš sniedz datus un kurš aktivizē atjauninājumu, ja modelī kaut kas mainās. Piegādātājs var tehniskā ziņā produkta pasi sagatavot un mitināt, bet sniegtās informācijas satura pareizība paliek pie puses, kas tos sniedz. katra situācija noteikta, kura loma kādu uzdevumu ir apstiprinājusi sniedz pārskatu par to, kā šī sadalīšana izskatās praksē ražotājiem, importētājiem un pārdevējiem.
Ja neesat pārliecināts, kādu lomu jūsu uzņēmums precīzi pilda ķēdē, tas ir labs sākumpunkts, pirms kaut ko pierakstāt. dažos jautājumos iegūt pirmo norādi parāda, kur jūsu uzņēmums aptuveni atrodas, nepa jums vispirms jāpārstāv visa verordniecība.
Ko jūs varat un nevarat norunāt ar programmatūras piegādātāju
Programmatūras piegādātājs vai hostinga pakalpojuma sniedzējs var pārņemt tehnisko daļu: QR koda ģenerēšanu, datu glabāšanu desmit gadus un pases pieejamības nodrošināšanu. Tas, ko piegādātājs nevar jums noteikt, ir tas, kurš jūsu organizācijā ir atbildīgs par datu pareizību noteiktā laikā. Šis sadalījums ir svarīgs skaidrai izpratnei, jo daudzvietēji uzraudzības iestādes dažādās ES valstīs var uz to skatīties atšķirīgi. Jautājumos par to, kā dati tiek vāktī un glabāti, varat arī pārbaudīt kā dati tiek glabāti un aizsargāti pirms uzdevumu delegējat ārējai pusei.
Šis uzdevumu sadalījums nav jautājums, lai katram detaļam piesaistītu juristu, bet gan kaut kas, par ko varat konsultēties ar padomdevēju vai attiecīgo uzraudzības iestādi attiecībā uz jūsu konkrēto situāciju. Pati verordele norāda lomas; to, kā jūs to organisējat iekšēji, izlems jūs.
Sāciet ar skaidrību, nevis ar pilnīgu sistēmu
Visbiežāk pieļautā kļūda nav tas, ka uzņēmumi zina pārāk maz, bet gan tas, ka viņi pieņem, ka kāds cits to jau ir kārtojis. Īss iekšējs vienošanās par to, kurš ko dara, novērš lielāko daļu problēmu, kas vēlāk rodas.
Vai vēlaties zināt, kur jūsu uzņēmums šobrīd atrodas un kuram solgam pirmā kārtībā jāpievērš uzmanība? Veiciet bezmaksas ātro skenēšanu vai pārlūkojiet jautājumus zināšanu bankā, lai noskaidrotu, kas ir svarīgs jūsu situācijai.