Матрачният паспорт не е нещо, което правите веднъж и след това оставяте. Ако се промени нещо в самия продукт, в доставчика на суровина или в състава на запълнящия материал, тази промяна трябва да се отразява в паспорта. Колко време отнема, зависи в голяма степен от това откъде идва промяната и как са записани вашите данни. Малко коригиране, което можете да направите сами, часто се обработва в същия ден. Промяна, която трябва да бъде поискана първо от подизпълнител, може да отнеме седмици.
На практика сроката на изпълнение се състои от три фази: сигнализиране, че се е променило нещо, събиране на правилните данни и провеждане на промяната в системата, която захранва QR носителя на данни. Първите два етапа обикновено отнемат най-много време, не третият. По-долу се дава преглед на място, където процесът на практика застива.
Кои промени имат значение
Не всяка корекция в управлението на вашия бизнес засяга паспорта. Ново опаковане или различен транспортен доставчик обикновено не променя информацията за продукта, която предписва наредбата. Различен състав на матрачното ядро, променена отбелязаност на материал или коригиране на инструкциите за ремонт и рециклиране го правят. Наредбата в това отношение прави разлика между информация за продукта, която фактически се отнася до артикула, и информация, която се отнася само до управлението на вашия бизнес. В паспорта трябва да фигурира само първата категория.
За да определите дали една промяна имаколичество, е полезно да се върнете на данните, които бяха записани при установяването на паспорта. Ако характеристика е изрично там, то промяна в нея е релевантна. В базата на знания, разработена по темата е обяснено по категория данни кои полета попадат под наредбата.
Където времето практически се изразходва
Първото закъснение възникне често при самото сигнализиране. Промяна при доставчик на суровина не винаги автоматично стига до лицето, което управлява паспорта. Фирмите, които са съсредоточили отговорността за паспорта в една функция и са я включили в редовния преговор относно закупуванията или качеството, обикновено забелязват промените по-бързо от фирмите, където това се случва ad hoc.
Второто закъснение е в събирането на доказателства. Коригиране в самата наредба изисква обосновка, а не съобщение. Ако подизпълнител само устно съобщи, че се е променило нещо, често трябва да се помани за сертификат, доклад за тест или декларация на доставчика, преди промяната да може да бъде записана. Поканата за това практически отнема най-много време, особено при доставчици извън ЕС.
Третият етап, техническото провеждане на промяната, е обикновено най-бързият. След като обосновката пристигне, актуализирането на паспорта само по себе си е дело на записване и публикуване.
Какво ускорява и какво забавя
Фирмите, които поддържат централно и структурирано своята информация за продукти, обикновено виждат промени, които се обработват по-бързо от фирмите, които работят с отделни Excel файлове или имейли. Това е и где разговорът със софтуерен доставчик е релевантен: система, която издава сигнал при всяка промяна на свързан данни, спестява на практика много от първия, сигнализиращ етап.
Забавянето възниква главно когато отговорността за паспорта не е ясно определена за една личност или екип, или когато доставчик извън ЕС не е свикнал с вида на документация, която нормативния акт изисква. Също така QR кодът, който вече е отпечатан на етикет, може да усложни ситуацията: самият код не трябва да се променя, докато сочи към същата основна страница, но содържанието зад този код трябва да остане актуално.
Без固定срок в нормативния акт
Самият нормативен акт не предписва конкретен срок, в който промяна в паспорта трябва да бъде обработена. Това, което е важно, е че информацията, която е достъпна чрез QR кода, трябва да бъде актуална и проследима в момента, когато някой я консултира. Колко кратък трябва да бъде периодът между промяната и обработката й на практика, зависи от отговорната страна да преценява, и при съмнение — от компетентния надзорен орган или юрист да уточни.
За да получите представа на вашата ситуация как вашият текущ процес се оценява по тези точки, можете в пет въпроса да видите къде стойте. Също така дава обяснение на това откъде идва информацията представа как данните преминават от доставчик до QR код, и кои връзки при това отнемат време.
Обобщено практично
Няма固定 време за преминаване, което да е валидно за всяко предприятие. Това, което е установено, е че повечето време се губи преди действителното актуализиране: при установяването на промяна и при събирането на документация. Предприятията, които са подредили този процес предварително, изпитват по-малко забавяне от предприятията, които се занимават с това едва когато клиент или купувач попита.
Ако имате въпроси относно конкретна ситуация във вашето предприятие, консултирайте се с официалния текст на нормативния акт или с юрист. За първоначално, необвързващо представяне на това къде стои вашето предприятие, можете да направите безплатна бърза преглед или да преминете през темите в отговори на въпроси, които задават и други предприятия.