Ein Matratzenproduktenpass ist nicht etwas, das Sie einmal erstellen und dann beiseitelegen. Ändert sich etwas am Produkt selbst, an dem Lieferanten eines Rohstoffs oder an der Zusammensetzung der Füllung, muss diese Änderung im Pass berücksichtigt werden. Wie viel Zeit das kostet, hängt stark davon ab, woher die Änderung kommt und wie Ihre Daten erfasst sind. Eine kleine Anpassung, die Sie selbst durchführen können, wird oft noch am selben Tag verarbeitet. Eine Änderung, die zunächst bei einem Zulieferer angefordert werden muss, kann Wochen dauern.
Die Durchlaufzeit besteht in der Praxis aus drei Phasen: Das Feststellen, dass sich etwas geändert hat, das Sammeln der richtigen Daten und das Durchführen der Änderung in dem System, das den QR-Datenträger versorgt. Die ersten beiden Phasen kosten meist die meiste Zeit, nicht die dritte. Hier ein Überblick, wo sich dieser Prozess in der Praxis verzögert.
Welche Änderungen werden berücksichtigt
Nicht jede Anpassung in Ihrem Betrieb wirkt sich auf den Pass aus. Eine neue Verpackung oder ein anderer Transportlieferant ändert meist nichts an den Produktinformationen, die die Verordnung vorschreibt. Eine andere Zusammensetzung des Matratzenkerns, eine geänderte Herkunft eines Materials oder eine Anpassung der Reparatur- und Recyclinganleitung schon. Die Verordnung unterscheidet hierin zwischen Produktinformationen, die tatsächlich über den Artikel gehen, und Informationen, die nur über Ihren Betrieb gehen. Nur die erste Kategorie gehört in den Pass.
Um festzustellen, ob eine Änderung relevant ist, ist es sinnvoll, auf die Daten zurückzugreifen, die bei der Einrichtung des Passes erfasst wurden. Wird ein Merkmal dort explizit aufgeführt, ist eine Änderung darin relevant. In der Wissensdatenbank pro Thema aufgeschlüsselt ist pro Datenkategorie erläutert, welche Felder unter die Verordnung fallen.
Wo sich die Zeit in der Praxis verzögert
Die erste Verzögerung entsteht oft bei der Erkennung selbst. Eine Änderung bei einem Rohstofflieferanten erreicht die Person, die den Pass verwaltet, lange nicht immer automatisch. Unternehmen, die die Verantwortung für den Pass in einer Funktion gebündelt haben und diese Funktion in regelmäßige Einkaufs- oder Qualitätsgespräche integriert haben, bemerken Änderungen in der Regel schneller als Unternehmen, bei denen dies ad hoc geschieht.
Die zweite Verzögerung liegt im Sammeln von Nachweisen. Eine Anpassung in der Verordnung selbst erfordert Begründung, nicht nur eine Mitteilung. Teilt ein Zulieferer nur mündlich mit, dass sich etwas geändert hat, muss oft trotzdem ein Zertifikat, Testbericht oder eine Lieferantenerklärung angefordert werden, bevor die Änderung dokumentiert werden kann. Dieses Anfordern kostet in der Praxis die meiste Zeit, besonders bei Lieferanten außerhalb der EU.
Die dritte Phase, das technische Durchführen der Änderung, ist meist der schnellste Schritt. Ist die Begründung erst einmal eingegangen, ist die Aktualisierung des Passes selbst eine Frage des Eingebens und Veröffentlichens.
Was beschleunigt und was verzögert
Unternehmen, die ihre Produktdaten zentral und strukturiert verwalten, sehen Änderungen in der Regel schneller umgesetzt als Unternehmen, die mit einzelnen Excel-Dateien oder E-Mails arbeiten. Das ist auch der Punkt, wo das Gespräch mit einem Softwarehersteller relevant wird: Ein System, das eine Benachrichtigung gibt, sobald sich ein gekoppeltes Datum ändert, spart in der Praxis viel von der ersten, erkennenden Phase.
Verzögerungen entstehen vor allem, wenn die Verantwortung für das Passierfähigkeitszeugnis nicht eindeutig bei einer Person oder einem Team liegt, oder wenn ein Lieferant außerhalb der EU nicht an die Art der Untermauerung gewöhnt ist, die die Verordnung verlangt. Auch ein QR-Code, der bereits auf ein Etikett gedruckt ist, kann ein erschwernder Faktor sein: Der Code selbst muss sich nicht ändern, solange er auf dieselbe zugrunde liegende Seite verweist, aber der Inhalt hinter diesem Code muss aktuell bleiben.
Keine feste Frist in der Verordnung
Die Verordnung selbst schreibt keine konkrete Frist vor, innerhalb derer eine Änderung im Passierfähigkeitszeugnis verarbeitet werden muss. Was zählt, ist, dass die über den QR-Code zugänglichen Informationen zum Zeitpunkt der Abfrage aktuell und nachvollziehbar sind. Wie kurz die Zeitspanne zwischen Änderung und Verarbeitung in der Praxis sein muss, ist von der verantwortlichen Partei zu beurteilen, und im Zweifelsfall von der zuständigen Überwachungsbehörde oder einem Juristen zu klären.
Um sich ein Bild von Ihrer eigenen Situation zu machen, wie Ihr derzeitiger Prozess bei diesen Punkten abschneidet, können Sie in fünf Fragen sehen, wo Sie stehen. Auch gibt eine Erläuterung darüber, woher die Informationen stammen Einblick, wie Lieferantendaten bis zum QR-Code weitergeleitet werden, und welche Schritte dabei Zeit kosten.
Praktisch zusammengefasst
Es gibt keine feste Durchlaufzeit, die für jedes Unternehmen gilt. Was jedoch feststeht, ist, dass die meiste Zeit vor der eigentlichen Aktualisierung verloren geht: bei der Erkennung einer Änderung und bei der Sammlung von Belegen. Unternehmen, die diesen Prozess im Voraus organisiert haben, erfahren weniger Verzögerung als Unternehmen, die erst damit beginnen, wenn ein Kunde oder Einkäufer danach fragt.
Haben Sie Fragen zu einer spezifischen Situation in Ihrem Unternehmen, konsultieren Sie bitte den offiziellen Text der Verordnung oder einen Juristen. Um einen ersten, unverbindlichen Eindruck davon zu bekommen, wo Ihr Unternehmen steht, können Sie die kostenlose Quick-Scan durchführen oder die Themen in den durchgehen Antworten auf Fragen, die auch andere Unternehmen stellen.