Matrača produkta pase nav kaut kas, ko jūs izveidojat vienreizi un pēc tam atstājat. Ja mainās pats produkts, kāda izejvielas piegādātājs vai piepildes композиции, šī izmaiņa ir jāatspoguļo pasē. Cik daudz laika tas aizņem, lielā mērā ir atkarīgs no tā, no kurienes nāk izmaiņa un kā jūsu dati ir reģistrēti. Maza pielāgošana, ko varat veikt paši, bieži vien tiek apstrādāta tajā pašā dienā. Izmaiņa, kuru vispirms jāpieprasa no apakšleverantāra, var aizņemt nedēļas.
Praksē apstrādes laiks sastāv no trim fāzēm: paziņošana par izmaiņu, pareizu datu apkopošana un izmaiņas veikšana sistēmā, kas baro QR datu nesēju. Pirmās divas fāzes parasti aizņem visvairāk laika, nevis trešā. Tālāk ir pārskats par to, kur šis process praksē rodas aizkaves.
Kādas izmaiņas ir svarīgas
Ne katra pielāgošana jūsu darbībās neietekmē pasi. Jauna iepakojuma vai cits transporta piegādātājs parasti nemaina produkta informāciju, ko nosaka verordināšana. Cits matrača kodola sastāvs, mainīta materiāla izcelsme vai labojuma un pārstrādes instrukciju pielāgošana to dara. Verordināšana šajā gadījumā izšķir produkta informāciju, kas faktiski attiecas uz preci, un informāciju, kas attiecas tikai uz jūsu darbību. Tikai pirmā kategorija jāietilpina pasē.
Lai noteiktu, vai izmaiņa ir svarīga, ir lietderīgi atgriezties pie datiem, kas tika reģistrēti pasē izveides laikā. Ja raksturlielums tur ir skaidri norādīts, izmaiņa tajā ir nozīmīga. Sadaļā zināšanu bāze pēc tēmas par katru datu kategoriju ir izskaidrots, kuri lauki ietilpst verordināšanā.
Kur praksē rodas laika kavēšanās
Pirmā aizkave bieži vien rodas jau paziņošanas stadijā. Izmaiņa pie izejvielas piegādātāja ne vienmēr automātiski nonāk pie personas, kas pārvalda pasi. Uzņēmumi, kuri pasē pārvaldības atbildību ir uzticējuši vienai funkcijai un šo funkciju iekļāvuši regulārajos iepirkuma vai kvalitātes apspriedumos, parasti daudz ātrāk pamanās izmaiņas nekā uzņēmumi, kur tas notiek ad hoc.
Otrā aizkave ir saistīta ar pierādījumu apkopošanu. Verordināšanas pielāgošana prasa pamatojumu, nevis paziņojumu. Ja apakšleverantārs tikai mutiskā formā paziņo, ka kaut kas ir mainījies, bieži vien joprojām jāpieprasa sertifikāts, testa atskaite vai leverantora deklarācija, pirms izmaiņu var reģistrēt. Šo pieprasījumu praksē aizņem visvairāk laika, īpaši pie piegādātājiem ārpus ES.
Trešā fāze, izmaiņas tehniska veikšana, parasti ir ātrākais solis. Kad pamatojums ir saņemts, pasē atjaunošana pati par sevi ir tikai ievade un publicēšana.
Kas paātrina un kas palēnina
Uzņēmumi, kuri centralizēti un strukturēti uztur savus produkta datus, parasti redz, ka izmaiņas darbojas ātrāk nekā uzņēmumi, kuri strādā ar atsevišķiem Excel failiem vai e-pastiem. Tas ir arī vieta, kur saruna ar programmatūras piegādātāju kļūst nozīmīga: sistēma, kas sūta paziņojumu, tiklīdz mainās saistīts dats, praksē ietaupa daudz no pirmās, paziņošanas fāzes.
Aizkavēšanās notiek galvenokārt tad, kad atbildības par pasi nav skaidri nozīmēta vienai personai vai komandai, vai arī piegādātājs ārpus ES nav pieradis pie tā veida pamatojuma, ko prasa regula. Arī QR kods, kas jau ir izdrukāts uz etiķetes, var būt sarežģīts faktors: pats kodam nav jāmainās, kamēr tas norāda uz to pašu pamatā esošo lapu, bet saturs aiz šī koda ir jāpaliek aktuālam.
Regulā nav noteikta fiksēta termiņa
Regula pati par sevi neparedz konkrētu termiņu, kurā jāapstrādā pasē iekļautās izmaiņas. Tas, kas ir svarīgs, ir tas, ka informācija, kas ir pieejama caur QR kodu, ir aktuāla un izsekojama brīdī, kad kāds to konsultē. Tas, cik īsam jābūt periodim starp izmaiņu un apstrādi praksē, ir jānovērtē atbildīgajai pusei, un šaubas gadījumā — kompetentajai uzraudzības iestādei vai juristam, lai to skaidrotu.
Lai iegūtu priekšstatu par to, kā jūsu pašreizējais process atbilst šiem kritērijiem jūsu situācijā, varat piecos jautājumos redzēt, kur jūs esat. Arī paskaidrojums par to, no kurienes nāk informācija sniedz ieskatu tam, kā dati no piegādātāja nonāk līdz QR kodam un kuri posmā tajā laiku maksā.
Praktiski apkopojot
Nav fiksēta izpildes laika, kas attiecas uz katru uzņēmumu. Tas, kas ir noteikts, ir tas, ka lielāka daļa laika tiek zaudēta pirms faktiskās atjaunināšanas: identificējot izmaiņas un savācot pamatojumu. Uzņēmumi, kas šo procesu iepriekš ir sakārtojuši, piedzīvo mazākas aizkavēšanās nekā uzņēmumi, kas ar to sāk nodarboties tikai tad, kad kāds klients vai pircējs to pieprasa.
Ja jums ir jautājumi par konkrētu situāciju jūsu uzņēmumā, lūdzu, konsultējieties ar regulas oficiālo tekstu vai juristu. Lai iegūtu pirmo, nedēļojošu priekšstatu par to, kur atrodas jūsu uzņēmums, varat veikt bezmaksas ātro skenēšanu vai pāriet caur tēmām atbildes uz jautājumiem, ko uzdod arī citi uzņēmumi.