A matracpasszport nem olyan, hogy egyszer elkészítik és aztán nem foglalkoznak vele. Ha a termék összetétele, egy alapanyag beszállítója vagy a töltet összetétele megváltozik, azt a passzportban is tükröztetni kell. Az ehhez szükséges idő nagy mértékben függ attól, honnan ered a módosítás és hogyan vannak rögzítve az adatok. Egy kisebb módosítás, amelyet Ön maga tud végezni, gyakran ugyanaznap feldolgozásra kerül. Ha a módosítást előbb egy beszállítónál kell bekérni, akár heteket is igénybe vehet.
A gyakorlatban a feldolgozási idő három fázisból áll: jelezni kell, hogy valami megváltozott, össze kell gyűjteni a helyes adatokat, és végül végre kell hajtani a módosítást a QR-adathordozót tápláló rendszerben. Az első két fázis általában több időt vesz igénybe, mint a harmadik. Az alábbiakban áttekintés adott arról, hogy hol szokott elhúzódni a folyamat.
Mely módosítások számítanak
Nem minden üzletmeneti változtatás érinti a passzportot. Egy új csomagolás vagy más szállítási beszállító általában nem változtat a verordény által előírt termékadatokon. Azonban a matrachéj más összetétele, egy anyag eltérő eredetű, vagy a javítási és újrahasznosítási utasítások módosítása igen. A verordény ebben megkülönböztet az adott cikkről szóló tényleges termékadatokat és az Ön üzletmenetét érintő adatokat. Csak az első kategória tartozik a passzportba.
Annak megállapításához, hogy egy módosítás releváns-e, hasznos visszanyúlni a passzport felállításakor rögzített adatokra. Ha egy jellemző explicit módon szerepel, akkor a módosítás releváns. A témánként összeállított tudásbázisban témakörönként fel van tüntetve, mely mezők tartoznak a verordény hatálya alá.
Hol szokott az idő eltelni a gyakorlatban
Az első késedelem gyakran már a jelzésnél jelentkezik. Ha egy alapanyag-beszállítónál történik változás, az nem jut el automatikusan a passzportot kezelő személyhez. Azok a vállalatok, amelyek a passzport felelősségét egy funkcióra bízták, és azt beépítették a rendszeres beszerzési vagy minőségügyi értekezletekbe, általában gyorsabban észlelik a módosításokat, mint azok, ahol ez ad hoc történik.
A második késedelem az igazolás összegyűjtésénél van. A verordény szerinti módosítás indoklást igényel, nem csupán közlést. Ha egy beszállító csak szóban jelzi, hogy valami megváltozott, gyakran még mindig tanúsítványt, vizsgálati jelentést vagy beszállítói nyilatkozatot kell kérni, mielőtt a módosítást rögzíteni lehetne. Ennek bekérése a gyakorlatban a legtöbb időt veszi igénybe, különösen az EU-n kívüli beszállítók esetében.
A harmadik fázis, a módosítás technikai végrehajtása, általában a leggyorsabb lépés. Miután az igazolás megérkezett, a passzport frissítése csupán az adatok bevitelének és közzétételének kérdése.
Mi gyorsít és mi lassít
Azok a vállalatok, amelyek a termékadataikat központilag és rendszerezetten tartják nyilván, általában gyorsabban tapasztalják meg a módosítások megvalósulását, mint azok, akik szétszórt Excel-fájlokkal vagy e-mailekkel dolgoznak. Ez az a pont, ahol egy szoftverszállítóval folytatott beszélgetés is releváns: egy olyan rendszer, amely jelzést ad, amint egy csatolt adat megváltozik, gyakorlatban sok időt spórol meg az első, jelző fázisban.
A késedelem főleg akkor keletkezik, ha a passzport felelősségét nem világosan egy személy vagy csapat viseli, vagy ha az EU-n kívüli szállító nem ismeri az ilyen típusú alátámasztást, amelyre a rendelet előírja. Egy már nyomtatott QR-kód egy címkén szintén bonyolító tényező lehet: maga a kód nem szükséges, hogy megváltozzon, amíg ugyanarra az alapul szolgáló oldalra mutat, de a kód mögötti tartalmak naprakészek maradnak.
Nincs rögzített határidő a rendeletben
Maga a rendelet nem ír elő konkrét határidőt, amelyen belül a passzport módosítását feldolgozni kell. Ami számít, az az, hogy a QR-kódon keresztül elérhető információ naprakész és visszavezethető abban a pillanatban, amikor valaki azt megkérdezi. Azt, hogy a módosítás és a feldolgozás között a gyakorlatban milyen rövid legyen az időszak, a felelős félnek kell megítélnie, és kétség esetén a hatáskörrel rendelkező felügyeleti hatóságnak vagy egy jogásznak kell egyértelművé tennie.
Ahhoz, hogy a saját helyzetéről képet kapjon arról, hogy jelenlegi folyamata hogyan teljesít ezeken a pontokon, megtekintheti öt kérdésben, hogy hol áll. Ezenkívül a útmutatás arra, hogy honnan származnak az információk betekintést nyújt abba, hogy az adatok a szállítótól a QR-kódig hogyan haladnak, és mely csatolások során megy el az idő.
Gyakorlati összefoglalóban
Nincs rögzített végigfutási idő, amely minden vállalatra vonatkozna. Ami viszont rögzített, hogy az idő legnagyobb része a tényleges frissítés előtt veszett el: egy módosítás jelzésénél és az alátámasztás gyűjtésénél. Azok a vállalatok, amelyek ezt a folyamatot előzetesen rendezték, kevesebb késedelmet tapasztalnak, mint azok a vállalatok, amelyek csak akkor kezdenek vele foglalkozni, amikor egy ügyfél vagy beszerzési partner erre kéri.
Ha kérdésekkel rendelkezik a vállalata egy adott helyzetéről, tanácsolja meg a rendelet hivatalos szövegét vagy egy jogászt. Az első, szabad felelősségű képhez, ahol a vállalata áll, elvégezheti az ingyenes gyorsleolvasást, vagy átmehet az alanyokon a válaszok azokra a kérdésekre, amelyeket más vállalatok is felteszik.