Was fragt eine Überwachungsbehörde bei einer Kontrolle von Matratzen?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Aufseichtsbeamter, der einen Matratzenhersteller oder -importeur besucht, schaut nicht auf einzelne Dokumente, sondern auf ein zusammenhängendes Ganzes: Kann das Unternehmen nachweisen, dass das Produkt das ist, was es behauptet zu sein, und ist dies nachweisbar auf Anfrage verfügbar? Die Verordnung (EU) 2019/1020 über die Marktüberwachung regelt, welche Befugnisse ein Aufseichtsbeamter dabei hat, und Artikel 27 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, welche Verpflichtungen für den Hersteller gelten. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies konkret ein paar konkrete Erwartungen.

Technische Dokumentation bereitstellen

Der Aufseichtsbeamte darf die technische Dokumentation anfordern, die dem Produktpass zugrunde liegt: Materialzusammensetzung, Rohstoffherkunft, Testergebnisse, Konformitätserklärungen. Dies ist kein Marketingtext, sondern zugrunde liegender Beweis. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies, dass diese Unterlagen nicht bei verschiedenen Lieferanten oder Abteilungen verstreut sein dürfen, sondern an einer Stelle auffindbar sein müssen — auch wenn die Person, die die Beschaffung durchgeführt hat, nicht mehr im Unternehmen arbeitet.

Nachweisen, dass der Pass zum Produkt passt

Die Verordnung 2019/1020 setzt auf Rückverfolgbarkeit: Ein Aufseichtsbeamter muss ein Produkt mit der richtigen Dokumentation verknüpfen können, und umgekehrt. Bei Matratzen mit einem digitalen Produktpass bedeutet dies, dass der QR-Code oder Datenträger auf dem physischen Produkt zu den Passdaten führen muss, die tatsächlich zu dieser Charge oder diesem Modell gehören. Eine Nichtübereinstimmung — beispielsweise weil eine Produktionsänderung nicht im Pass berücksichtigt wurde — ist genau die Art von Abweichung, auf die eine Kontrolle abzielt.

Kooperation bei der Kontrolle innerhalb einer angemessenen Frist

Artikel 27 der ESPR verpflichtet den Hersteller, auf Anfrage Informationen und Dokumentation bereitzustellen. Die Verordnung 2019/1020 ergänzt, dass dies innerhalb einer vom Aufseichtsbeamten gesetzten Frist geschehen muss. Für ein Unternehmen mit begrenzter Overhead-Struktur — keine separate Compliance-Abteilung, oft ein oder zwei Personen, die Qualität und Regelwerk nebenbei handhaben — stellt sich praktisch die Frage: Wer ist intern verantwortlich, wenn eine solche Anfrage eingeht, und wie schnell kann diese Person die angeforderten Unterlagen beschaffen.

Korrekturmaßnahmen einleiten, falls etwas nicht stimmt

Wenn ein Aufseichtsbeamter eine Abweichung feststellt, erwartet die Verordnung 2019/1020, dass der Marktteilnehmer bei der Behebung dieser Abweichung mitwirkt — dies kann die Anpassung der Dokumentation, die Unterrichtung von Abnehmern oder weitergehende Maßnahmen beinhalten. Für einen Hersteller oder Importeur bedeutet dies, dass es intern einen Prozess geben muss, um eine solche Meldung zu bearbeiten, anstatt dies im Bedarfsfall improvisieren zu müssen.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Die Dokumentation existiert, aber niemand weiß, wo sie ist. Bei Unternehmen, die durch lose Excel-Dateien und E-Mail-Korrespondenzen mit Lieferanten wachsen, existieren die zugrunde liegenden Daten für den Pass oft tatsächlich, werden aber nicht zentral und aktuell gepflegt. Bei einer Kontrolle dauert es dann Tage, um etwas zusammenzustellen, das eigentlich innerhalb von Stunden verfügbar hätte sein sollen.

Der Pass und der physische Bestand geraten auseinander. Eine Produktionsänderung — eine andere Füllung, ein anderer Bezugsstofflieferant — wird in der Fabrik durchgeführt, aber nicht im Pass berücksichtigt, der bereits mit dem QR-Code verknüpft ist. Dies ist insbesondere der Fall bei Matratzenbestand, der bereits vorhanden ist, wenn die Regeln in Kraft treten: ältere Chargen können technisch von dem abweichen, was inzwischen im Pass festgehalten ist.

Rücksendungen erhalten keine Beachtung im System. Eine Matratze, die nach Probeliefer zurückkommt und erneut in den Verkehr gelangt, wirft die Frage auf, ob der zugehörige Pass noch korrekt ist, oder ob sich etwas am Status des Produkts geändert hat. Wer hier kein festes Verfahren hat, siehe wie Matratzen nach Probeliefer gehandhabt werden, läuft Gefahr, dass ein Aufseichtsbeamter eine Inkonsistenz zwischen physischem Produkt und digitalen Daten feststellt.

Verkaufspersonal kann keine Anschlussfrage beantworten. Ein Aufsichtsbeamter — oder ein Kunde — der im Geschäft genauer nachfragt, woher ein Passierschein stammt, trifft nicht selten auf Personal, das zwar weiß, daß es einen QR-Code gibt, aber nicht, was dahinter steckt oder wer dafür verantwortlich ist. Das läßt sich dadurch abfangen, daß man das Personal hierauf vorbereitet, siehe wie Sie Ihr Verkaufspersonal über das digitale Produktpaspoort informieren.

Unklarheit darüber, wer im Unternehmen verantwortlich ist. Bei kleineren und mittleren Unternehmen gibt es oft keine separate Rechts- oder Compliance-Funktion. Wenn eine Anfrage eines Aufsichtsbeamten bei der Verkaufsabteilung ankommt, statt bei jemandem, der die Dokumentation kennt, geht wertvolle Zeit damit verloren, die richtige Person im Unternehmen zu finden.

Was Sie festhalten können

• Ein Überblick darüber, welche technische Dokumentation zu welchem Matratzenmodell oder welcher Produktionslinie gehört, mit einem festen Platz, an dem dies aufbewahrt wird.
• Eine interne Anweisung, wer für die Beantwortung einer Anfrage eines Aufsichtsbeamten verantwortlich ist, einschließlich einer Vertretung bei Abwesenheit.
• Eine Arbeitsweise für die Aktualisierung des Passes, sobald sich etwas am Produkt ändert — Material, Lieferant, Zusammensetzung — damit Paß und physisches Produkt nicht auseinanderlaufen.
• Ein festes Verfahren für Rückgaben nach Probeschlafen, sodaß klar ist, ob und wie der Paß dabei überprüft oder angepasst wird.
• Anweisungen für Ladenpersonal, was es sagen darf und was nicht, wenn ein Kunde oder Kontrolleur nach dem Paß fragt.
• Ein Protokoll über frühere Anfragen oder Kontrollen, mit der Angabe, was gefragt und was geliefert wurde — das erspart bei einer nächsten Kontrolle Zeit.

Wer noch feststellen muß, ob und wie das alles auf das eigene Sortiment anwendbar ist, beginnt in der Regel bei der Frage gilt das digitale Produktpass für meine Matratzen, und kann die Schritte von dort aus durchlaufen, die in wie gehe ich das Produktpass für Matratzen Schritt für Schritt an.