Hoe pak ik het productpaspoort voor matrassen stap voor stap aan?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een productpaspoort komt niet in één keer tot stand. Het is een reeks stappen, en elke stap levert iets op dat de volgende stap nodig heeft. Wie dat in de goede volgorde aanpakt, voorkomt dat gegevens twee keer verzameld moeten worden of dat het paspoort halverwege vastloopt omdat een basisstuk ontbreekt.

Stap 1: bepalen of en voor welke matrassen het paspoort geldt

Voordat er iets wordt vastgelegd, moet duidelijk zijn welke matrassen in het assortiment onder de aankomende verplichting vallen. Dat is niet voor elk model automatisch hetzelfde, en de vraag Geldt het digitaal productpaspoort voor mijn matrassen? is dan ook de eerste die beantwoord moet worden. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit meestal: het assortiment doorlopen per productlijn, niet per los model, omdat matrassen binnen een lijn vaak dezelfde materiaalopbouw delen.

Stap 2: de gegevens verzamelen die het paspoort nodig heeft

Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft welke soort informatie een digitaal productpaspoort moet kunnen bevatten. In de praktijk zijn dat gegevens over materialen, samenstelling en herkomst die nu vaak versnipperd zitten bij inkoop, productie en kwaliteitsdienst. Voor een fabrikant betekent dit dat deze gegevens bij elkaar gebracht moeten worden per productmodel; voor een importeur betekent het vooral dat deze informatie bij de buitenlandse leverancier opgevraagd moet worden, en dat is vaak de stap die het meeste tijd kost.

Stap 3: de gegevens laten samenvoegen tot een paspoort met datadrager

Artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) regelt dat een product met een digitaal productpaspoort een datadrager moet hebben, in de praktijk een QR-code, die naar de paspoortgegevens verwijst. Dit is het moment waarop verzamelde gegevens omgezet worden in een paspoort dat tien jaar toegankelijk moet blijven en waarvan de QR-code op het product of de verpakking terechtkomt. Voor een bedrijf van deze omvang is dit meestal het moment waarop een extern platform wordt ingeschakeld, omdat het zelf hosten en tien jaar in de lucht houden van paspoortdata een taak is die buiten de kernactiviteit valt.

Stap 4: personeel en verkooppunt voorbereiden

Een paspoort dat correct is samengesteld, is nog geen paspoort dat goed landt bij de klant. Winkelpersoneel krijgt vragen over de QR-code op het matras, en het is aan te raden vooraf te bepalen wie wat moet ik antwoorden als een klant in de winkel vraagt naar het productpaspoort weet te beantwoorden. Dat vraagt om een korte instructie, niet om een uitgebreide cursus, en die instructie hoort thuis in de stap vóór lancering, niet erna.

Waar het misgaat in de praktijk

Gegevens worden pas verzameld nadat de QR-code al besteld is. Sommige bedrijven laten de datadrager drukken voordat de onderliggende gegevens compleet zijn, met als gevolg dat de code naar een leeg of onvolledig paspoort verwijst zodra het matras in de winkel ligt.

Materiaalgegevens van toeleveranciers komen te laat binnen. Bij matrassen met meerdere lagen (kern, tussenlaag, tijk) zitten materiaalgegevens vaak bij verschillende leveranciers. Wie hier pas mee begint als de rest van het paspoort al klaar is, loopt vast op de langste levertijd in de keten.

Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen bestaande voorraad en nieuwe productie. Matrassen die al in het magazijn liggen wanneer de verplichting ingaat, vragen een andere aanpak dan modellen die nog geproduceerd worden. Dat onderscheid wordt in de praktijk vaak vergeten, terwijl het raakt aan de vraag Wat doe ik met voorraad matrassen die er al ligt als de regels ingaan?.

Er wordt gewacht tot de datum vaststaat voordat er iets wordt opgezet. Omdat de definitieve verplichtingsdatum nog niet vastligt, stellen sommige bedrijven elke voorbereiding uit. Dat betekent dat alles in de laatste maanden moet gebeuren, terwijl een deel van het werk nu al te doen is.

Personeel wordt pas ingelicht op de dag van lancering. Verkopers krijgen dan voor het eerst vragen over het paspoort op het moment dat de klant er al naar vraagt, zonder dat er tijd is geweest om een lijn te bepalen in de beantwoording.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht per productlijn van welke modellen onder het toekomstige paspoort vallen en welke niet, inclusief de reden van die indeling.
• Een lijst van materiaalgegevens per matraslaag, met daarbij wie de gegevens levert (eigen productie, toeleverancier, importeur) en wanneer die zijn ontvangen.
• Correspondentie met leveranciers waarin materiaalgegevens zijn opgevraagd, zodat aantoonbaar is wanneer en bij wie dit is uitgezet.
• Een planning die stap 1 tot en met 4 koppelt aan een tijdlijn, ook al staat de definitieve verplichtingsdatum nog niet vast; zie ook Wanneer wordt het productpaspoort verplicht voor matrassen? voor de actuele stand van zaken.
• Een korte instructie voor winkelpersoneel over de QR-code en het paspoort, inclusief een paar veelgestelde klantvragen en de bijbehorende antwoorden.
• Een overzicht van acties die nu al genomen zijn, ook zonder definitieve regelgeving; de pagina Wat kan ik nu al doen terwijl de regels nog niet definitief zijn? geeft daarvoor een aantal aanknopingspunten.
• Een kostenraming van het traject, van gegevensverzameling tot hosting van het paspoort, waarbij Wat kost een productpaspoort voor matrassen? als vertrekpunt kan dienen voor de begroting.

Wie deze stukken vastlegt, hoeft bij een controle of bij een interne overdracht niet opnieuw te reconstrueren wanneer welke keuze is gemaakt. Dat is niet alleen prettig bij toezicht, het scheelt ook uren werk zodra een collega het traject overneemt of een nieuw productmodel op dezelfde manier moet worden aangepakt.