Oui, vous pouvez assembler vous-même une partie de la documentation technique du passeport de matelas en tant qu'entreprise, à condition de disposer des bonnes données sources. Il s'agit d'informations que vous devez déjà avoir en tant que fabricant ou importateur : composition des matériaux, origine des matières premières, rapports de test et instructions d'entretien. Le règlement ne prescrit pas qui rassemble ou saisit ces données, mais seulement qu'elles soient exactes, complètes et accessibles pendant dix ans.
Là où cela s'enraye souvent, ce n'est pas la collecte elle-même, mais la structuration correcte et l'articulation de ces données avec un passeport qui satisfait aux exigences techniques. C'est le point où les entreprises font le choix entre faire soi-même et externaliser, et ce choix est différent pour une entreprise d'installation avec un modèle de matelas par rapport à un fabricant avec des dizaines de variantes.
Qu'est-ce qui doit figurer dans la documentation technique ?
La documentation technique derrière un passeport de matelas se compose généralement d'un certain nombre de sections fixes : une description des matériaux utilisés, des données sur l'origine et la recyclabilité, les résultats des tests de sécurité et de résistance au feu, et les instructions pour l'entretien et la fin de vie. Certaines de ces données vous sont déjà disponibles parce que vous en avez également besoin pour d'autres réglementations, comme la sécurité des produits. D'autres données, comme un lien structuré aux champs de données que le règlement prescrit, doivent souvent encore être développées.
Qu'est-ce que vous pouvez réalistement faire vous-même ?
En pratique, la collecte des données sources est ce qu'une entreprise peut le plus facilement faire elle-même, simplement parce que personne ne connaît mieux ces informations que vous-même ou votre fournisseur. Maintenir à jour les données après une modification de matériau ou de composition est aussi quelque chose qui peut être bien confié en interne, à condition qu'une personne ou un département soit responsable de cette tâche. la banque de connaissances avec des sujets développés par situation indique à chaque étape quelles données sont généralement nécessaires, afin que vous puissiez vous y préparer en interne avant d'externaliser ou de continuer vous-même.
Ce qui est plus difficile à faire soi-même, c'est de convertir ces données en un passeport qui satisfait techniquement aux exigences et qui est lié à un support de données QR qui fonctionne pendant dix ans. Cela nécessite une connaissance de la structure de données que le règlement exigera bientôt, et cette connaissance change à mesure que l'acte délégué est publié.
Où se situe la limite avec l'externalisation ?
La limite ne se situe généralement pas au stade de la collecte des données, mais sur trois points : le formatage technique du passeport, son hébergement pour la période obligatoire, et la garantie que le code QR continue de fonctionner même si votre entreprise change de fournisseur de logiciels ou arrête une gamme de produits. Il s'agit d'éléments pour lesquels il existe des prestataires spécialisés, précisément parce qu'une erreur à ce niveau ne devient visible que des années plus tard, lorsqu'un client ou une autorité de surveillance scanne le code QR et qu'il n'y a rien d'utile derrière.
Une règle pratique que beaucoup d'entreprises appliquent : tout ce qui concerne le contenu de votre propre produit, vous le gardez sous contrôle. Tout ce qui concerne la maintenance technique du passeport au fil des ans est plus souvent externalisé. comment les données sont collectées et traitées pour former un passeport opérationnel montre quelles étapes cela implique et qui, normalement, est responsable de quelle partie.
Quelle reste votre responsabilité, même si vous externalisez ?
Même si vous externaliser le traitement technique, la responsabilité de l'exactitude des données sous-jacentes reste du ressort de votre entreprise, et non de la partie qui héberge ou compile le passeport. Cela signifie qu'un prestataire de services ne peut jamais vous dégager de l'obligation de savoir ce que contient votre matelas et d'où proviennent ces données. L'externalisation déplace donc le travail technique, non pas la responsabilité substantielle.
Comment reconnaître si vous êtes prêt à le faire vous-même ?
La faisabilité de le faire soi-même dépend fortement du nombre de modèles que vous proposez, de la fréquence des modifications de composition et du fait que vous utilisiez déjà un logiciel capable de fournir les données de manière structurée. Une entreprise avec un seul modèle de matelas stable se trouve dans une situation différente d'un fabricant qui introduit de nouvelles variantes chaque année. Pour une première évaluation de votre propre situation, vous pouvez voir en quelques questions où votre entreprise en est actuellement, sans que cela ne crée immédiatement une obligation.
Si, après avoir lu ceci, vous doutez encore ou avez une question concernant votre situation spécifique, il est conseillé de la soumettre à un juriste ou à l'autorité de surveillance compétente. Pour les questions générales sur la façon dont d'autres entreprises l'abordent, l'aperçu des questions fréquemment posées offre souvent une première orientation.
Voulez-vous explorer vous-même si et comment le passeport des matelas s'appliquera à votre entreprise, et ce qu'il est faisable de faire vous-même ? Effectuez le scan rapide gratuit ou parcourez les autres sujets de la base de connaissances, afin de savoir clairement où vous en êtes.