Sì, come azienda potete compilare voi stessi parte della documentazione tecnica per il passaporto del materasso, a condizione di disporre dei dati di base corretti. Si tratta di informazioni che come fabbricante o importatore dovreste già avere in azienda: composizione dei materiali, provenienza delle materie prime, rapporti di prova e istruzioni di manutenzione. Il regolamento non prescrive chi raccoglie o inserisce questi dati, solo che devono essere corretti, completi e consultabili per dieci anni.
Spesso il problema non è la raccolta stessa, ma la corretta strutturazione e il collegamento di questi dati a un passaporto che soddisfi i requisiti tecnici. È il punto in cui le aziende decidono se fare il lavoro da sole o affidarlo a terzi, e questa valutazione è diversa per un'azienda di installazione con un modello di materasso rispetto a un fabbricante con decine di varianti.
Cosa deve contenere la documentazione tecnica?
La documentazione tecnica dietro un passaporto del materasso di solito consiste in una serie di sezioni fisse: una descrizione dei materiali utilizzati, dati sulla provenienza e riciclabilità, risultati delle prove di sicurezza e incendio, e istruzioni per la manutenzione e il fine vita. Alcuni di questi dati li avete già perché vi servono anche per altra normativa, come la sicurezza dei prodotti. Altri dati, come un collegamento strutturato ai campi dati prescritti dal regolamento, di solito devono ancora essere creati.
Cosa potete realisticamente fare voi stessi?
La raccolta dei dati di base è in pratica la più vicina a quello che un'azienda può fare da sola, semplicemente perché nessuno conosce queste informazioni meglio di voi o del vostro fornitore. Anche il mantenimento aggiornato dei dati dopo una modifica della composizione o dei materiali è qualcosa che può essere ben organizzato internamente, a condizione che una persona o un reparto sia designato per mantenerlo. la banca dati della conoscenza con argomenti elaborati per ogni situazione indica in ogni fase quali dati sono di solito necessari, così potete prepararlo internamente prima di affidare il lavoro a terzi o di continuare autonomamente.
Ciò che è più difficile fare da soli è convertire questi dati in un passaporto che soddisfi tecnicamente i requisiti ed è collegato a un vettore di dati QR che funziona per dieci anni. Ciò richiede la conoscenza della struttura dati che il regolamento prescriverà in seguito, e questa conoscenza cambierà non appena l'atto delegato sarà pubblicato.
Dove si posiziona il limite con l'affidamento a terzi?
Il limite di solito non è nella raccolta dei dati, ma in tre aspetti: la formattazione tecnica del passaporto, l'hosting per il periodo obbligatorio e la garanzia che il codice QR continui a funzionare anche se la vostra azienda cambia fornitore di software o interrompe una linea di prodotti. Questi sono elementi per cui esistono parti specializzate, proprio perché un errore in questi ambiti diventa visibile solo anni dopo, quando un cliente o un'autorità di controllo scansiona il codice QR e non trova nulla di utile dietro.
Una regola pratica che molte aziende applicano: tutto ciò che riguarda il contenuto del vostro prodotto lo tenete sotto controllo. Tutto ciò che riguarda la manutenzione tecnica del passaporto nel corso degli anni viene più spesso affidato a terzi. come i dati vengono raccolti ed elaborati in un passaporto funzionante mostra quali fasi sono coinvolte e chi normalmente si assume quale parte.
Quale rimane la vostra responsabilità, anche se affidate il lavoro a terzi?
Anche quando il vostro lavoro di elaborazione tecnica è affidato a terzi, la responsabilità dell'esattezza dei dati sottostanti rimane presso la vostra azienda, non presso la parte che ospita o assembla il passaporto. Ciò significa che un fornitore di servizi non vi può mai sollevare dall'obbligo di sapere cosa contiene il vostro materasso e da dove provengono questi dati. L'affidamento a terzi sposta quindi il lavoro tecnico, non la responsabilità dei contenuti.
Come potete capire se siete pronti a farlo voi stessi?
Se è fattibile farlo voi stessi dipende molto dal numero di modelli che commercializzate, da quanto spesso cambiano le composizioni, e da se utilizzate già software che possa fornire i dati in modo strutturato. Un'azienda con un unico modello di materasso stabile si trova in una situazione diversa da un produttore che introduce ogni anno nuove varianti. Per una prima valutazione della vostra situazione attuale potete in poche domande vedere dove si trova attualmente la vostra azienda, senza che ciò crei immediatamente un obbligo.
Se dopo aver letto questo avete ancora dubbi o domande sulla vostra situazione specifica, è consigliabile rivolgervi a un legale o all'autorità di vigilanza competente. Per domande generali su come altre aziende affrontano la questione, la panoramica delle domande frequenti offre spesso già una prima direzione.
Volete esplorare voi stessi se e come il passaporto del materasso si applica alla vostra azienda, e cosa di tutto ciò è fattibile fare voi stessi? Fate la scansione rapida gratuita o leggete gli altri argomenti della knowledge bank, in modo da sapere con sicurezza dove vi trovate.