Ja, en del av den tekniska dokumentationen för madraspassen kan ni som företag själva sammanställa, förutsatt att ni har rätt källdata. Det handlar om information som ni som tillverkare eller importör redan bör ha internt: materialsammansättning, ursprung för råvaror, testrapporter och skötselråd. Förordningen föreskriver inte vem som samlar in eller matar in dessa data, bara att de måste vara korrekta, kompletta och tillgängliga under tio år.
Där det ofta fastnar är inte själva insamlingen utan att korrekt strukturera och koppla dessa data till ett pass som uppfyller de tekniska kraven. Det är punkten där företag väger mellan att göra det själva eller anlita extern hjälp, och denna övervägning ser olika ut för ett installationsföretag med en madrassmodell jämfört med en tillverkare med dussintals varianter.
Vad ska ingå i den tekniska dokumentationen?
Den tekniska dokumentationen bakom ett madraspas består vanligtvis av ett antal fasta delar: en beskrivning av de använda materialen, data om ursprung och återvinningsbarhet, resultat från säkerhets- och brandtester, och instruktioner för skötsel och slutet av livscykeln. En del av dessa data har ni redan eftersom ni också behöver dem för annan lagstiftning, som produktsäkerhet. Annan data, såsom en strukturerad koppling till de datafält som förordningen föreskriver, måste ni ofta bygga upp från början.
Vad kan ni praktiskt sett göra själva?
Insamlingen av källdata ligger i praktiken närmast det som ett företag kan göra själva, helt enkelt för att ingen känner denna information bättre än ni själva eller er leverantör. Det är också praktiskt att hålla data uppdaterad efter en förändring i material eller sammansättning internt, förutsatt att en person eller en avdelning är utsedd för detta. kunskapsbanken med utarbetade ämnen per situation anger per steg vilka data som vanligtvis behövs, så att ni kan förbereda detta internt innan ni anlitar externa eller fortsätter själva.
Vad som är svårare att göra själva är att konvertera dessa data till ett pass som tekniskt uppfyller kraven och är kopplat till en QR-datakod som fungerar i tio år. Detta kräver kunskap om den datastruktur som förordningen senare kommer att kräva, och denna kunskap förändras när den delegerade handlingen publiceras.
Var ligger gränsen för att anlita extern hjälp?
Gränsen ligger vanligtvis inte vid insamlingen av data, utan vid tre saker: den tekniska utformningen av passet, dess hosting under den föreskrivna perioden, och garantin att QR-koden fortsätter att fungera även om ert företag byter programvaruleverantör eller slutar med en produktlinje. Det är delar för vilka specialiserade aktörer finns, just för att ett fel här blir synligt först år senare, när en kund eller tillsynsmyndighet skannar QR-koden och det visar sig att det inte finns något användbart bakom den.
En praktisk tumregel som många företag använder: allt som gäller innehållet i er egen produkt, behåller ni själva kontrollen över. Allt som gäller det tekniska underhållet av passet över tid outsourcas oftare. hur data samlas in och bearbetas till ett fungerande pass visar vilka steg som ingår och vem som normalt sett ansvarar för vilket moment.
Vad är din ansvar, även om ni anlitar extern hjälp?
Även när du lägger ut den tekniska hanteringen, förblir ansvaret för riktigheten av de bakomliggande uppgifterna hos ditt företag, inte hos den part som är värd för eller sammanställer passet. Det betyder att en tjänsteleverantör aldrig kan befria dig från skyldigheten att veta vad som finns i din madrass och var dessa uppgifter kommer från. Utläggning förskjuter således det tekniska arbetet, inte det innehållsmässiga ansvaret.
Hur känner du igen om du är redo själv?
Huruvida att göra det själv är genomförbart beror till stor del på antalet modeller du erbjuder, hur ofta sammansättningarna ändras, och om du redan använder programvara som kan leverera data strukturerat. Ett företag med en stabil madrassmodell står i en annan situation än en tillverkare som introducerar nya varianter varje år. För en första bedömning av din egen situation kan du i några frågor se var ditt företag står för närvarande, utan att detta omedelbar medför någon skyldighet.
Om du efter att ha läst detta fortfarande är osäker eller har en fråga om din specifika situation, är det lämpligt att lägga fram den för en jurist eller den behörig tillsynsmyndigheten. För allmänna frågor om hur andra företag hanterar detta erbjuder vanliga frågor-översikten ofta redan en första vägledning.
Vill du själv utforska om och hur madrasspasset gäller för ditt företag, och vad av detta som är genomförbart att göra själv? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller läs igenom andra ämnen i kunskapsbanken, så att du med ett gott samvete vet var du står.