Cosa cambia quest'anno per il passaporto del materasso a causa del GDPR?
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati stesso non cambia quest'anno per i materassi. Quello che cambia invece è il contesto in cui vi troverete a doverlo affrontare: il passaporto digitale del prodotto rende le informazioni sul prodotto pubblicamente accessibili tramite un codice QR, e questo solleva nuove domande su quali dati vi appartengono e quali no. Per i fabbricanti, gli importatori e i venditori che registrano anche i dati dei clienti al momento dell'acquisto o della registrazione, questo rappresenta un nuovo punto di attenzione oltre agli obblighi GDPR esistenti.
Non si tratta di un adeguamento della normativa sulla privacy, ma della convergenza di due normative che continueranno a coesistere: il GDPR rimane invariato e in vigore, e il regolamento per il passaporto digitale del prodotto vi aggiunge un nuovo strato. Per la vostra azienda è particolarmente rilevante se e come questi due si intersecano nella pratica.
Cosa il passaporto chiede e cosa no
Il passaporto digitale del prodotto è inteso per le informazioni sul prodotto: materiali, provenienza, manutenzione, possibilità di riciclaggio e dati simili sul materasso stesso. Il regolamento non si occupa dei dati dei singoli clienti. Tuttavia, nella pratica a volte emerge un collegamento, ad esempio quando una registrazione della garanzia o un contratto di servizio viene collegato allo stesso passaporto o allo stesso codice QR delle informazioni sul prodotto.
Quando ciò accade, il quadro di riferimento non è il regolamento del passaporto del prodotto, ma il GDPR. Le autorità di controllo verificano in base alle solite domande del GDPR: esiste una base legale per il trattamento dei dati, è stato chiaramente comunicato al cliente per quale scopo vengono utilizzati i dati e non vengono conservati più a lungo del necessario. Questo non cambia con l'arrivo del passaporto; il passaporto rende solo più visibile dove questi due mondi si incontrano.
Dove questo accade più spesso del previsto
Nella pratica, la confusione non si verifica nel passaporto stesso, ma nel software o nel portale utilizzato per gestirlo. Alcuni sistemi offrono comodità collegando la garanzia, i promemoria di manutenzione e il contatto con i clienti in un unico ambiente. Questo è funzionalmente conveniente, ma significa che i dati personali finiscono in un sistema originariamente progettato per informazioni sul prodotto che devono rimanere accessibili per dieci anni.
Questo è rilevante perché il periodo di conservazione del passaporto e il periodo di conservazione dei dati dei clienti non sono automaticamente uguali. Le informazioni sul prodotto possono e spesso devono rimanere disponibili a lungo. I dati dei clienti sono soggetti a un regime diverso, con limiti propri su quanto a lungo e per quale scopo possono essere conservati. Quando si configura un sistema, è quindi utile separare in anticipo quali dati rientrano in quale regime, piuttosto che scoprirlo in seguito.
Domande che potete rivolgere al vostro fornitore
Per le aziende che affidano l'allestimento del passaporto a un fornitore di software o a una piattaforma, è consigliabile chiedere esplicitamente come sono separati i dati sul prodotto e i dati dei clienti, chi ha accesso a quale parte e se i dati sui clienti vengono condivisi con terze parti. Non si tratta di una domanda che deriva dal regolamento sul passaporto del prodotto stesso, ma piuttosto una che scaturisce dal normale dovere di diligenza secondo il GDPR.
come i dati sui vostri prodotti e sui vostri clienti rimangono separati l'uno dall'altro fornisce un quadro di come ciò viene configurato nella pratica. Per una panoramica più ampia di come le diverse normative si relazionano l'una con l'altra, la knowledge base con argomenti per situazione offre un punto di partenza.
Cosa questo potrebbe significare per la vostra azienda
Se e in che misura ciò sia rilevante per la vostra azienda dipende da come organizzate il passaporto e le eventuali registrazioni dei clienti. Un negozio che sblocca solo le informazioni sul prodotto tramite il codice QR si trova in una situazione diversa da quella di un produttore che collega la garanzia, la manutenzione e i contatti con i clienti allo stesso sistema. Un primo indicatore della situazione della vostra azienda lo otterrete da alcuni quesiti che descrivono la vostra situazione.
Per le domande che ricorrono più frequentemente tra le aziende che si occupano di questo argomento, è disponibile una panoramica con risposte alle domande che altri operatori si pongono.
Cosa non è ancora confermato
La struttura precisa del passaporto digitale del prodotto per i materassi, inclusi i dati che devono essere obbligatoriamente inclusi, deriva da un atto delegato che non è ancora stato pubblicato. Finché non sarà disponibile, non è possibile dire con certezza come i campi del passaporto si relazionano in dettaglio ai dati personali. Per lo stato attuale del RGPD stesso e per domande sulla vostra specifica elaborazione dei dati dei clienti, l'Autorità per la protezione dei dati è l'autorità di controllo competente e per la spiegazione della vostra situazione specifica, un avvocato è il contatto appropriato.
Riassunto
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