O que muda este ano na RGPD para o passaporte de colchão?
O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados em si não se altera este ano para colchões. O que muda é o contexto em que o utiliza: o passaporte de produto digital torna a informação sobre o produto publicamente acessível através de um código QR, e isso levanta novas questões sobre que dados nele devem ou não estar incluídos. Para fabricantes, importadores e vendedores que também registam dados de clientes na compra ou no registo, este é um novo ponto de atenção para além das obrigações RGPD existentes.
Não se trata de uma alteração da legislação sobre privacidade, mas da sobreposição entre dois regulamentos que continuam a coexistir: a RGPD mantém-se inalterada e em vigor, e o regulamento do passaporte de produto digital adiciona uma nova camada. Para a sua empresa, o que é relevante é sobretudo se, e como, esses dois se tocam na prática.
O que o passaporte pede e não pede
O passaporte de produto digital destina-se a informações sobre o produto: materiais, origem, manutenção, possibilidades de reciclagem e dados semelhantes sobre o próprio colchão. O regulamento não se destina a dados de clientes individuais. Contudo, na prática, surge por vezes uma ligação, por exemplo quando um registo de garantia ou um contrato de serviço se liga ao mesmo passaporte ou ao mesmo código QR que a informação sobre o produto.
Assim que isso acontece, o enquadramento não é a regulação do passaporte de produto, mas a RGPD. As autoridades de fiscalização observam as questões habituais da RGPD: existe uma base legal para o tratamento dos dados, foi comunicado claramente ao cliente para que são utilizados os dados, e não são conservados por mais tempo do que o necessário. Isso não muda com a chegada do passaporte; o passaporte apenas torna mais visível onde esses dois mundos se tocam.
Onde isto costuma correr mal mais vezes do que o esperado
Na prática, a mistura não ocorre no passaporte em si, mas no software ou no portal com que é gerido. Alguns sistemas oferecem comodidade ao ligar garantia, lembretes de manutenção e contacto com clientes num único ambiente. Isso é funcionalmente útil, mas significa que dados pessoais acabam num sistema que foi originalmente concebido para informações sobre produtos que devem estar acessíveis durante dez anos.
Isto é relevante porque o período de retenção do passaporte e o período de retenção dos dados de clientes não coincidem automaticamente. A informação sobre o produto pode, e muitas vezes deve, permanecer disponível durante muito tempo. Os dados de clientes estão sujeitos a um regime diferente, com seus próprios limites quanto ao tempo e à finalidade para os quais podem ser retidos. Ao configurar um sistema, é portanto aconselhável separar antecipadamente que dados se enquadram em que regime, em vez de descobrir isso posteriormente.
Perguntas que pode colocar ao seu fornecedor
Para empresas que contratam a configuração do passaporte junto de um fornecedor de software ou plataforma, é sensato perguntar explicitamente como os dados do produto e os dados de clientes são separados uns dos outros, quem tem acesso a que parte, e se os dados sobre clientes são partilhados com terceiros. Esta não é uma pergunta que decorra do próprio regulamento do passaporte de produto, mas uma que se adequa ao dever de diligência habitual sob a RGPD.
como os dados sobre os seus produtos e os seus clientes permanecem separados oferece uma imagem de como isso é configurado na prática. Para uma visão mais abrangente de como os diferentes regulamentos se relacionam um com o outro, a base de conhecimentos com temas por situação oferece um ponto de partida.
O que isto pode significar para a sua empresa
Se, e em que medida, isto é relevante para a sua empresa depende de como estruturar o passeporte e eventuais registros de clientes. Uma loja que divulga apenas informações de produtos através do código QR tem uma situação diferente da de um fabricante que vincula garantia, manutenção e contato com clientes ao mesmo sistema. Uma primeira indicação de onde a sua empresa se encontra, obtém-a com algumas perguntas que mapeiam a sua situação.
Para perguntas que surgem frequentemente em empresas que lidam com isso, existe um resumo com respostas a perguntas que outras empresas também fazem.
O que ainda não está definido
A estrutura precisa do passeporte digital do produto para colchões, incluindo quais dados são obrigatórios, resulta de um ato delegado que ainda não foi publicado. Enquanto este não existir, não é possível dizer com certeza como os campos do passeporte se relacionam em detalhe com dados pessoais. Para o estado atual do RGPD em si, e para perguntas sobre o seu processamento específico de dados de clientes, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados é a autoridade de supervisão designada, e para a explicação da sua situação específica, um jurista é o interlocutor apropriado.
Resumidamente
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