Kaj se letošnjega leta spremeni pri splošni uredbi o zaščiti podatkov za pasaport za madrace?
Sama Splošna uredba o varstvu podatkov se letos za madrače ne spreminja. Kaj pa se res spremeni, je kontekst, v katerem se z njo srečujete: digitalni produktni pasos naredi produktne informacije javno dostopne preko QR-kode, in to sproža nova vprašanja o tem, kateri podatki v njem res sodijo in kateri ne. Za proizvajalce, uvoznika in prodajalce, ki pri nakupu ali registraciji beležijo tudi podatke o strankah, je to nova točka pozornosti ob že obstoječih obveznostih GDPR.
Pri tem ne gre za prilagoditev zakonodaje o varstvu zasebnosti, temveč za sočasnost med dvema uredbama, ki ostajata v veljavi druga ob drugi: GDPR ostaja nespremenjena v veljavi, uredba za digitalni produktni pasos pa nanjo položi novo plast. Za vaše podjetje je zlasti relevantno, ali in kako se ti dve v praksi dotaknjeta.
Kaj pasosa res in ne sprašuje
Digitalni produktni pasos je namenjen produktnim informacijam: materiali, poreklo, vzdrževanje, možnosti recikliranja in podobni podatki o samem madrraču. Uredba se ne osredotoča na podatke posameznih strank. Vendar v praksi včasih nastane povezava, na primer ko se registracija garancije ali pogodbeni odnos storitve poveže z istim pasosom ali isto QR-kodo kot produktne informacije.
Takoj ko se to zgodi, okvirjem za preverjanje ni uredba o produktnem pasu, temveč GDPR. Nadzorni organi pri tem gledajo na običajna GDPR vprašanja: ali obstaja osnova za obdelavo podatkov, ali je strankam jasno sporočeno, za kaj se podatki uporabljajo, in ali se ne hranijo dlje kot je potrebno. To se ne spremeni s prihodom pasosa; pasosne samo vidnejše naredi, kje se ta dva sveta dotakneta.
Kje se to pogosteje zgodi kot se pričakuje
V praksi do zmešanja ne pride pri pasu samem, temveč pri programski opremi ali portalu, s katerim se upravlja. Nekateri sistemi nudijo praktičnost z povezavo garancije, obvestil o vzdrževanju in stika s strankami v enem okolju. To je funkcionalno priročno, vendar pomeni, da osebni podatki preidejo v sistem, ki je bil prvotno zasnovan za produktne informacije, ki morajo biti dostopne deset let.
To je relevantno, ker se rok hrambe pasosa in rok hrambe podatkov strank ne ujemata avtomatično. Produktne informacije se smejo in pogosto morajo dolgotrajno ohraniti. Podatki strank so pod drugim režimom, z lastnimi mejami, kako dolgo in za kaj se jih sme hraniti. Pri ureditvi sistema je torej smiselno vnaprej ločiti, kateri podatki padajo pod kateri režim, namesto da bi to ugotovili pozneje.
Vprašanja, ki jih lahko postavite svojemu dobavitelju
Za podjetja, ki naj bi imela pasosno urejen programski operater ali platforma, je pametno, da izrecno vprašate, kako se produktni in osebni podatki ločijo drug od drugega, kdo ima dostop do katerega dela in ali se podatki o strankah delijo s tretjimi osebami. To ni vprašanje, ki izhaja iz same uredbe o produktnem pasu, temveč vprašanje, ki izhaja iz običajne dolžnosti previdnosti po GDPR.
kako se podatki o vaših izdelkih in vaših strankah ločijo drug od drugega daje sliko, kako se to v praksi ureja. Za širši pregled, kako se različne uredbe medsebojno nanašajo, bazi znanja s tematskimi področji po situaciji ponuja izhodišče.
Kaj to lahko pomeni za vaše podjetje
Ali se in do kolikšne mere to velja za vaše podjetje, je odvisno od tega, kako uredite potni list in morebitne registre strank. Trgovina, ki odklene le podatke o izdelku prek QR-kode, ima drugačno situacijo kot proizvajalec, ki jamstvo, vzdrževanje in stik s strankami poveže z istim sistemom. Prvo indicijo, kje je vaše podjetje, dobite z nekaj vprašanj, ki bodo jasno prikazala vašo situacijo.
Za vprašanja, ki se pogosteje pojavljajo pri podjetjih, ki se s tem srečujejo, je na voljo povzetek z odgovore na vprašanja, ki si jih postavljajo tudi druga podjetja.
Kar še ni določeno
Natančna ureditev digitalnega potnega lista za matrače, vključno s tem, kateri podatki morajo biti navedeni, izhaja iz delegiranega akta, ki še ni objavljen. Dokler tega ni, ni mogoče z gotovostjo reči, kako se polja v potnem listu v podrobnostih nanašajo na osebne podatke. Za trenutni status GDPR samega in za vprašanja o vaši specifični obdelavi podatkov strank je Urad za varstvo podatkov pristojni nadzorni organ, in za razlago vaše lastne situacije je pravnik ustrezni stik.
Na kratko povzeto
Želite vedeti, kje je vaše podjetje trenutno, brez da bi morali takoj pregledati celo mapo? Opravite brezplačno hitro presojo ali preberite teme, ki se najbolj približajo vaši situaciji.