Tak, część dokumentacji technicznej paszportu matraca można opracować samodzielnie jako przedsiębiorstwo, pod warunkiem że dysponuje się odpowiednimi danymi źródłowymi. Chodzi wtedy o informacje, które jako producent lub importer powinien mieć w swoim zasobie: skład materiałowy, pochodzenie surowców, raporty badań i instrukcje konserwacji. Rozporządzenie nie określa, kto zbiera lub wprowadza te dane, tylko że muszą być prawidłowe, kompletne i dostępne przez dziesięć lat.
Tam gdzie często się pojawia problem, to nie w samym zbieraniu danych, ale w ich prawidłowym strukturalizowaniu i powiązaniu z pasportem spełniającym wymagania techniczne. To punkt, w którym przedsiębiorstwa dokonują wyboru między wykonaniem samodzielnym a outsourcingiem, i ten wybór dla zakładu montażowego z jednym modelem matraca wygląda inaczej niż dla producenta z dziesiątkami wariantów.
Co powinno znaleźć się w dokumentacji technicznej?
Dokumentacja techniczna za paszportem matraca zazwyczaj składa się z kilku stałych elementów: opis używanych materiałów, dane dotyczące pochodzenia i możliwości recyklingu, wyniki badań bezpieczeństwa i odporności na ogień oraz instrukcje konserwacji i końca życia produktu. Część tych danych już posiadacie, ponieważ potrzebne są one również do spełnienia innych wymogów prawnych, takich jak bezpieczeństwo produktu. Inne dane, takie jak ustrukturyzowane powiązanie z polami danych wymaganymi przez rozporządzenie, musicie zazwyczaj jeszcze opracować.
Co realnie możecie zrobić sami?
Zbieranie danych źródłowych w praktyce leży najbliżej tego, co przedsiębiorstwo może zrobić samodzielnie, po prostu dlatego że nikt nie zna tych informacji lepiej niż wy sami lub wasi dostawcy. Również utrzymywanie aktualności danych po zmianach w materiałach lub składzie to coś, co można dobrze powierzyć wewnętrznie, pod warunkiem że wyznaczona jest jedna osoba lub dział odpowiadająca za to aktualizowanie. baza wiedzy z opracowanymi zagadnieniami dla każdej sytuacji wskazuje na każdym etapie, jakie dane są zwykle potrzebne, abyście mogli je przygotować wewnętrznie zanim coś powierzycie outsourcingowi lub przejdziecie dalej samodzielnie.
Trudniejsze do samodzielnego wykonania jest przekonwertowanie tych danych na paszport, który spełnia wymagania techniczne i jest powiązany z kodem QR, który będzie działać przez dziesięć lat. Wymaga to wiedzy na temat struktury danych wymaganej przez rozporządzenie, a ta wiedza zmienia się razem z opublikowaniem aktu delegowanego.
Gdzie leży granica z outsourcingiem?
Granica zwykle nie leży w zbieraniu danych, ale w trzech kwestiach: formatowaniu technicznym paszportu, jego hostingu na wymagany okres oraz gwarancji, że kod QR będzie działać nawet jeśli zmienicie dostawcę oprogramowania lub zaprzestaniecie produkcji linii produktów. To elementy, dla których istnieją wyspecjalizowane strony trzecie, właśnie dlatego że błąd w tym obszarze staje się widoczny dopiero lata później, gdy klient lub organ nadzoru zeskanuje kod QR i nie znajdzie nic użytecznego za nim.
Praktyczna zasada, którą stosuje wiele przedsiębiorstw: wszystko, co dotyczy zawartości waszego własnego produktu, utrzymujecie pod kontrolą. Wszystko, co dotyczy technicznego utrzymania paszportu przez lata, częściej powierza się outsourcingowi. w jaki sposób dane są zbierane i przetwarzane w działający paszport pokazuje, jakie kroki do tego należą i kto zwykle ponosi odpowiedzialność za daną część.
Co pozostaje waszą odpowiedzialnością, nawet jeśli powierzycie to outsourcingowi?
Nawet jeśli zlecicie techniczną obróbkę danych, odpowiedzialność za prawidłowość danych bazowych pozostaje po stronie waszej firmy, a nie po stronie strony hostującej lub opracowującej pasaport. To oznacza, że usługodawca nigdy nie może was zwolnić z obowiązku wiedzy, co zawiera wasza materac i skąd pochodzą te dane. Zlecenie wykonania pracy więc zmienia tylko pracę techniczną, nie odpowiedzialność za treść.
Jak się zorientować, czy jesteście na to gotowi sami?
To, czy wykonanie tego samodzielnie jest możliwe, w dużym stopniu zależy od liczby modeli, które oferujecie, jak często zmieniają się składy, i czy już używacie oprogramowania, które może dostarczać dane w strukturyzowanej formie. Firma z jednym stabilnym modelem materaca ma inną sytuację niż producent, który co roku wprowadza nowe warianty. Aby dokonać wstępnej oceny waszej własnej sytuacji, możecie w kilku pytaniach zobaczyć, gdzie wasza firma stoi aktualnie, bez że wiąże się to od razu z obligacją.
Jeśli po przeczytaniu tego wciąż macie wątpliwości lub pytania dotyczące waszej konkretnej sytuacji, zalecane jest przedłożenie ich prawnikowi lub właściwemu organowi nadzoru. W przypadku ogólnych pytań dotyczących sposobu, w jaki inne firmy to rozwiązują, przeglądu najczęściej zadawanych pytań często już daje pierwszy kierunek.
Chcecie sami zbadać, czy i jak pasaport materacowy będzie obowiązywać waszą firmę, i co z tego jest możliwe do zrobienia samodzielnie? Zróbcie bezpłatny quick-scan lub przeczytajcie inne tematy w bazie wiedzy, aby wiedzieć ze spokojnym sumieniem, gdzie stojecie.