Verkoopt u matrassen onder uw eigen merknaam, terwijl een ander bedrijf ze voor u produceert, dan heeft u voor het digitaal productpaspoort in de meeste gevallen meer stukken nodig dan een fabrikant die alleen onder eigen naam verkoopt. Naast de gebruikelijke materiaal- en samenstellingsgegevens gaat het om de technische documentatie van de oorspronkelijke producent, een sluitende afspraak over wie welke gegevens levert, en bewijs van waar in de keten de verantwoordelijkheid voor het paspoort precies ligt.
De reden is dat de verordening niet vraagt wie het product feitelijk maakt, maar wie het onder zijn naam op de markt zet. Zet u uw eigen merk op een matras die elders wordt geproduceerd, dan kunt u daarmee in de rol komen die de verordening aan een fabrikant toekent, met de bijbehorende verplichtingen voor het paspoort. Dat is precies het detail dat bij huismerkverkoop het meest over het hoofd wordt gezien.
De lijst met stukken die u nodig heeft
Voor een huismerkmatras gaat het doorgaans om dezelfde basis als bij elk productpaspoort: materiaalsamenstelling, herkomst van grondstoffen, gegevens over reparatie en demontage, en informatie over recyclebaarheid. Daar komt bij een huismerk een schriftelijke bevestiging bij van de oorspronkelijke producent dat deze gegevens kloppen, en een overzicht van wie in de keten welk deel van de informatie heeft aangeleverd. Zonder dat overzicht is achteraf lastig aan te tonen waar een gegeven vandaan komt, en herleidbaarheid is nu juist een kernpunt van het paspoort.
Wie dit voor het eerst uitzoekt, merkt vaak dat de eigen administratie wel de verkoopgegevens bevat maar niet de onderliggende technische stukken van de producent. Die moeten apart worden opgevraagd, bij voorkeur voordat een productlijn al op de markt is.
Afspraken vastleggen met uw producent
Omdat de verantwoordelijkheid voor het paspoort kan verschuiven naar wie het merk voert, is het voor huismerkverkoop verstandig om in het inkoopcontract vast te leggen wie welke gegevens levert, in welke taal en in welk format. Dat voorkomt dat een matras al in het schap ligt terwijl de technische onderbouwing nog bij de producent op de plank ligt. Voor bedrijven die dit voor het eerst regelen, geeft de kennisbank met uitleg per situatie een overzicht van welke afspraken bij welke rol horen.
Wat als de producent buiten de EU zit
Bij matrassen die buiten de EU worden gemaakt en onder een Europees huismerk worden verkocht, speelt hetzelfde detail nog nadrukkelijker: de partij die het merk voert, is vaak degene tot wie een toezichthouder zich richt als gegevens ontbreken of onduidelijk zijn. Dat betekent niet automatisch dat u als enige verantwoordelijk bent, maar wel dat het raadzaam is vooraf helder te hebben welke stukken u zelf in bezit heeft en welke bij de producent blijven liggen. Voor de eigen situatie is dat iets om met een jurist of met de bevoegde toezichthouder door te nemen; dit artikel beschrijft alleen wat de verordening als onderscheid hanteert.
Waar deze gegevens straks samenkomen
Het digitaal productpaspoort zelf is nog niet verplicht: de gedelegeerde handeling voor matrassen wordt naar verwachting in 2028 gepubliceerd, met een verplichting die daarna ingaat, vermoedelijk rond 2030. Die datum staat nog niet vast en wordt hier bijgewerkt zodra de handeling is gepubliceerd. Dat is wel het moment waarop de hierboven genoemde stukken samen het paspoort vormen dat via een QR-code toegankelijk wordt. Wie nu al wil zien hoe zo'n verzameling gegevens tot een paspoort leidt, kan nalezen hoe wij de gegevens verzamelen en verwerken.
Omdat de precieze lijst per bedrijfssituatie verschilt, en huismerkverkoop een van de gevallen is waar de rolverdeling het meest uitmaakt, is het voor veel ondernemers prettig om eerst kort te bepalen waar zij zelf staan voordat ze documenten gaan opvragen. Dat scheelt heen-en-weer met een producent die achteraf toch niet de juiste stukken bleek te hebben.
Wilt u snel weten welke situatie op uw bedrijf van toepassing is, dan kunt u dat in een paar vragen laten zien met een directe indicatie. Voor bredere achtergrond over rollen, termijnen en de stand van zaken per onderwerp is het overzicht met veelgestelde vragen een goed startpunt.