Et hotel, der køber madrasser for at lægge dem på egne værelser, er i de fleste tilfælde slutbruger og ikke leverandør i forordningens forstand. Forpligtelserne omkring det digitale produktpaspoort vedrører den, der udbyder en madras på markedet eller bringer den i handelen: fabrikanten, importøren eller den, der sælger produktet under eget navn. Den, der køber madrasser udelukkende til brug for egne gæster eller beboere, bringer produktet ikke igen i handelen og falder derfor sædvanligvis uden for kredsen af forpligtigede.
Det ændrer sig, såsnart du selv tilbyder madrasserne som produkt igen, for eksempel via en egen webshop, en hotelbutik, hvor gæster kan købe sengen, eller en private label-serie under dit kædes navn. Selv hvis du selv importerer direkte fra et land uden for EU, kan du være omfattet af de forpligtelser, der normalt påhviler importøren. Grænsen ligger således ikke ved spørgsmålet om, du køber madrasser, men ved spørgsmålet om, du udbyder dem efterfølgende som selvstændigt produkt på markedet.
Hvornår bliver du leverandør, og hvornår ikke
Forordningen skelner mellem roller baseret på, hvad en virksomhed faktisk gør, ikke baseret på den sektor, den opererer inden for. En hotelkæde, der køber madrasser hos en etableret fabrikant og udelukkende bruger dem på egne værelser, optræder som slutbruger af det pågældende produkt. Forpligtelsen til at få udarbejdet og vedligeholdt et godkendt ligger derefter hos den part, der har fremstillet eller importeret produktet, ikke hos hotellet.
Situationen ændrer sig, når en virksomhed viderebringer produktet til tredjemand som selvstændigt tilbud. Tænk på en feriepark, der udlejer eller sælger madrasser til gæster, et plejecenter, der viderebringer madrasser til en tilknyttet stiftelse, eller en kæde, der får madrasser fremstillet under eget mærkenavn. I sådanne tilfælde kan en virksomhed selv få rollen som fabrikant, importør eller distributør med tilhørende forpligtelser. Læs mere om, hvordan disse roller præcist er afgrænset i videnbanken med forklaringer pr. rolle og situation.
Praktiske eksempler fra hotel og plejesektor
Et mellemstort hotel, der bestiller madrasser hos en nederlandsk grossist til egne værelser, er som regel ikke leverandør: det bruger produktet, det sælger det ikke videre. En franchisekæde, der får fremstillet madrasser under eget mærkenavn og leverer dem til alle filialer, kan betegnes som fabrikant eller importør, selv hvis madrasserne kun bruges internt og ikke sælges enkeltvis til forbrugere. Et plejecenter, der videresælger madrasser til beboere, der bliver selvstændige, gør noget andet end bare at bruge dem og kan derfor komme i en anden rolle.
Fordi disse grænser afhænger af den præcise konstruktion, virksomhedsstruktur og kontrakter, er det ikke muligt at sige på generelt grundlag, at en bestemt type organisation altid er omfattet eller ikke omfattet af forpligtelserne. For din egen situation er det tilradeligt at konsultere den officielle tekst eller spørge en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed, hvordan en specifik indkøbs- eller salgskonstruktion bedømmes.
Hvad dette betyder for din indkøb, også uden egen forpligtelse
Selv hvis dit firma ikke selv er leverandør, er pas'et relevant for din indkøbsbeslutning. Matraspas'et viser, hvilke materialer der er brugt, hvordan reparation og genbrug er reguleret, og hvem der er ansvarlig for dataene. For hotelindkøb med fokus på bæredygtighedsmål eller et kvalitetsmærke er det ofte nyttig information, uafhængigt af spørgsmålet om, hvorvidt du selv skal få det udarbejdet. Ved udarbejdelse af indkøbskontrakter er det derfor fornuftigt at fastlægge, hvem der leverer pas'et og holder det opdateret, især ved større mængder eller eget mærke. For konkrete spørgsmål herom kan du de hyppigst stillede spørgsmål om pas'et i praksis gennemgå.
Tjek selv hvor du står
Fordi rolle og forpligtelse afhænger af, hvad dit firma præcis gør med en matras efter indkøb, er en kort selvkontrol ofte hurtigere end en omfattende juridisk efterforskning. Med et par spørgsmål ser du straks en indikation af din situation og, hvis du vil vide, hvad denne indikation er baseret på, er det forklaret på siden om, hvordan oplysningerne er opstået.
Hvis du er i tvivl om din egen position i kæden, er det i sidste instans et spørgsmål for en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed. Hvis du først vil få et indtryk selv, skal du foretage den gratis quick-scan eller gennemse emnerne i vidensbanken.