Ett hotell som köper in madrasser för att placera dem i egna rum är i de flesta fall slutanvändare och inte leverantör enligt förordningen. Skyldighterna kring det digitala produktpasset riktar sig till den som erbjuder en madrass på marknaden eller sätter den i omsättning: tillverkaren, importören eller den som säljer produkten under eget namn. Den som enbart köper in madrasser för användning av egna gäster eller boende för dessa inte produkten på nytt i omsättning och omfattas därmed i regel inte av de aktuella skyldigheterna.
Detta förändras så snart ni själva erbjuder madrассerna som produkt på nytt, till exempel via en egen webshop, en hotellbutik där gäster kan köpa sängen, eller en privat etikett-linje under era kedjans namn. Även om ni själva importerar direkt från ett land utanför EU kan ni omfattas av de skyldigheter som normalt vilar på importören. Gränsen ligger därför inte i frågan om ni köper in madrasser, utan i frågan om ni sedan erbjuder dem på nytt som en fristående produkt på marknaden.
När ni blir leverantör och när ni inte gör det
Förordningen skiljer roller utifrån vad ett företag faktiskt gör, inte utifrån vilken sektor det verkar i. En hotelkejd som köper in madrasser från en etablerad tillverkare och som endast använder dem i egna rum agerar som slutanvändare av denna produkt. Skyldigheten att låta upprätta och upprätthålla ett pass ligger då på den part som tillverkat eller importerat produkten, inte på hotellet.
Situationen förändras när ett företag för produkten vidare till en tredje part som ett oberoende erbjudande. Tänk på en semesterpark som hyr ut eller säljer madrasser separat till gäster, en vårdinstallation som levererar madrasser till en närstående stiftelse, eller en kedja som låter producera madrasser under eget varumärke. I dessa fall kan ett företag själv få rollen som tillverkare, importör eller distributör, med motsvarande skyldigheter. Mer om hur dessa roller är avgränsade kan ni läsa i kunskapsbanken med förklaringar per roll och situation.
Praktiska exempel från hotell- och välfärdssektorn
Ett medelstor hotell som beställer madrasser från en nederländsk grossist för egna rum är som regel inte en leverantör: det använder produkten, det säljer den inte vidare. En franchisekedja som låter producera madrasser under eget varumärke och som levererar dem till alla enheter kan märkas som tillverkare eller importör, även om madrассerna bara används internt och inte säljs separat till konsumenter. En vårdinstallation som återsäljer madrasser till boende som börjar bo på egen hand gör något annat än endast att använda och kan därför hamna i en annan roll.
Eftersom dessa gränser beror på den exakta struktureringen, företagsstrukturen och avtalen är det inte möjligt att säga något allmänt om en viss typ av organisation alltid omfattas eller inte omfattas av skyldigheterna. För er egen situation rekommenderas att ni konsulterar den officiella texten eller frågar en jurist eller den behörig tillsynsmyndigheten hur ett specifikt inköps- eller försäljningsarrangemang bedöms.
Vad detta betyder för er inköp, även utan egna skyldigheter
Även om ditt företag själv inte är leverantör är passet relevant för ditt inköpsbeslut. Matraspasset visar vilka material som använts, hur reparation och återvinning är ordnad och vem som är ansvarig för uppgifterna. För hotellinköp med fokus på hållbarhetsmål eller en certifiering är det ofta användbar information, oberoende av frågan om du själv måste få ett upprättat. Vid upprättande av inköpskontrakt är det därför lämpligt att fastslå vem som tillhandahåller och uppdaterar passet, särskilt vid större volymer eller eget märke. För konkreta frågor om detta kan du de vanligaste frågorna om passet i praktiken gå igenom.
Kontrollera själv var du står
Eftersom roll och skyldighet beror på vad ditt företag exakt gör med en matras efter köp, är en kort självkontroll ofta snabbare än en omfattande juridisk utredning. Med ett par frågor ser du omedelbar en indikation på din situation och, om du vill veta vad denna indikation är baserad på, förklaras det på sidan om hur informationen skapas.
Om du är osäker på din egen position i kedjan är det i slutändan en fråga för en jurist eller tillsynsmyndigheten. Vill du först få ett intryck själv, gör då den kostnadsfria snabbkontroll eller bläddra igenom ämnena i kunskapsbanken.