Den mest almindelige fejl ved forberedelsen af det digitale madraspaspoort er, at virksomheder venter med at indsamle data, indtil forpligtelsen bliver konkret. Materialesammensætning, oprindelsen af råmaterialer, reparationsinstruktioner og genbrugsinformationer ligger ofte spredt hos forskellige leverandører, og en del af disse oplysninger kan ikke længere findes på det tidspunkt, fordi en leverandør er skiftet eller en produktionslinje er blevet tilpasset.
Løsningen er ikke kompliceret, men derimod en vane, der skal begynde nu: data skal dokumenteres på det øjeblik, de bliver kendt, pr. madras eller pr. produktlinje, i stedet for at blive rekonstrueret efterfølgende. Den, der allerede gør dette nu, behøver ikke senere at bygge et dossier op, men kun at ordne det, der allerede ligger.
Hvorfor denne fejl opstår så ofte
Den delegerede handling for madrasser under ecodesign-forordningen (ESPR) findes endnu ikke; Kommissionens arbejdsplan nævner 2028 som det øjeblik, hvor denne forventes, og datoen for, hvornår pasporttet bliver obligatorisk, er således endnu ikke fastsat. Netop denne usikkerhed fører til udsættelse: så længe der ikke er en fast dato, føles dataindsamling som noget for senere. I praksis betyder det ofte, at man først begynder, når reglerne er endelige, mens de oplysninger, der er nødvendige på det tidspunkt, nogle gange går år tilbage.
En anden grund er, at de data, som pasporttet senere vil kræve, allerede ligger spredt: hos skumfabrikanten, hos importøren af spiralerne, hos indkøbsafdelingen, der ved, hvilken stof der blev brugt. Ingen inden for virksomheden har det komplette overblik, og uden anledning kommer det overblik heller ikke af sig selv.
Hvad der går galt i praksis
Det mest almindelige følge er, at data er ufuldstændige eller ikke kan spores på det tidspunkt, hvor de er nødvendige. En madras, der blev produceret for fem år siden med en skumtype fra en leverandør, der ikke længere findes, kan ikke længere forespørges. Det samme gælder reparations- eller demontageinstruktioner, der aldrig blev dokumenteret, fordi de dengang virksomme selvfølgelige.
Et andet problem er fragmentering på tværs af afdelinger. Indkøb ved, hvilken råstof der blev bestilt, produktion ved, hvordan den blev forarbejdet, og kvalitet ved, hvilke certifikater der hører til — men disse tre kilder bliver sjældent samlet sammen, før det er nødvendigt. Det gør det vanskeligt at give et fuldstændigt og konsistent billede på ét tidspunkt, selv når alle oplysninger faktisk er til stede et eller andet sted.
Hvordan du undgår dette
Det mest praktiske trin er allerede nu at dokumentere, hvad der er kendt om materialer, oprindelsen og forarbejdningen pr. produktlinje, selv hvis der endnu ikke er en forpligtelse til at gøre det. Det behøver ikke at være et nyt system; det kan begynde med et fast kontaktpunkt inden for virksomheden, der ved, hvilken leverandør der kan levere hvilke oplysninger, og som samler disse oplysninger ét sted, så snart en ny madras eller variant kommer i produktion.
Det hjælper også at bede leverandører nu allerede om de data, der er relevante for et produktpaspoort, så det bliver en del af regelmæssige indkøbssamtaler i stedet for en separat handling bagefter. Den, der ønsker at se, hvilke emner der kommer på tale i den forbindelse, finder en oversigt pr. situation i videnbanken med emner pr. situation. For den, der ønsker at vide, hvor hans egen virksomhed befinder sig på nuværende tidspunkt, giver produktscanningen med en indikation i fem spørgsmål en første retning, uden at der er en forpligtelse knyttet til det.
Hvad dette ikke betyder
Det at registrere data nu er ingen garanti for, at et fremtidigt pasport bliver fuldstændigt hermed; de præcise krav følger først af den delegerede forordning, når den er blevet offentliggjort. Det er heller ikke en erstatning for eksisterende forpligtelser, såsom dem fra produktsikkerhedsreglerne eller REACH, som forbliver gældende uafhængigt af pasportet. For spørgsmålet om, hvad dette konkret betyder for jeres virksomhed, anbefales det at følge den officielle tekst eller at konsultere en jurist; matrapas.eu beskriver situationen, men giver ingen udtalelse om individuelle tilfælde.
Hvordan de oplysninger, som vi viser, er opstået, og hvilke kilder der ligger til grund herfor, er forklaret på siden om, hvordan oplysningerne er opstået. Hyppigt stillede spørgsmål om dette emne og beslægtede situationer er samlet på siden med hyppigt stillede spørgsmål.
Hvis I gerne vil vide, om dette er relevant for jeres virksomhed, og hvor I bedst kan begynde, så udfør den gratis quick-scan, eller gennemse emnerne i videnbanken. Begge giver jer inden for en halv time et konkret billede, uden at I har brug for en konto.