Kann ich das Produktpass mit meinem ERP- oder Lagerverwaltungssystem verknüpfen?

Verknüpfung ist technisch möglich, aber die Form ist noch nicht festgelegt

Das digitale Produktpass ist als strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz aufgebaut, und das passt grundsätzlich zu einer Verknüpfung mit einem ERP- oder Bestandsverwaltungssystem. Die ESPR schreibt vor, dass die Daten hinter dem Pass auf der Grundlage offener Standards erfasst werden und dass Systeme Daten untereinander austauschen können müssen. Das ist genau der Ansatzpunkt, auf dem eine Verknüpfung mit einem bestehenden Geschäftssystem beruhen würde: keine manuelle Eingabe pro Matratze, sondern eine Bereitstellung aus den Daten, die ein Hersteller oder Importeur bereits führt. Wie diese Verknüpfung in der Praxis aussieht — welches Dateiformat, welche Felder, welche Bereitstellungsmethode — ist noch nicht festgelegt, da die technische Ausarbeitung für Matratzen noch erfolgen muss.

Für wen dies gilt und für wen nicht

Diese Erläuterung behandelt die Datenstruktur hinter dem Pass, nicht eine spezifische Schnittstelle oder einen Connector, der bereits verfügbar ist. Die ESPR beschreibt Anforderungen an die Interoperabilität und an die Art und Weise, wie der Pass technisch aufgebaut ist (der Datenträger, die eindeutigen Identifikationscodes, die Speicherung von Daten), regelt aber nicht, wie ein einzelnes ERP-Paket oder Bestandsverwaltungssystem darauf angeschlossen werden muss. Letzteres ist eine Frage der Umsetzung, nicht der Gesetzgebung: Die Verordnung bestimmt, was interoperabel sein muss, nicht mit welcher Software ein Unternehmen arbeitet. Für einen Bettenspeciaalzaak, der nur verkauft und keinen Pass zusammenstellt, ist eine Verknüpfung mit einem eigenen ERP-System in der Regel nicht relevant; das spielt vor allem bei der Partei, die die Daten bereitstellt, in der Regel der Hersteller oder Importeur.

Die technischen Spezifikationen kommen mit der delegierten Handlung

Es gibt noch kein festes Datum, an dem die technische Ausarbeitung für Matratzen erfolgt. Im Arbeitsplan der Europäischen Kommission für 2025–2030 wird eine delegierte Handlung für Matratzen im Jahr 2028 erwartet, aber das ist eine Planung, keine Zusage. Bis diese Handlung veröffentlicht wird, ist nicht festgelegt, welches Datenformat, welche Felder und welche Bereitstellungsmethode für Matratzen gelten werden. Was feststeht, ist der Rahmen aus der ESPR selbst: Der Pass muss nach offenen, interoperablen Standards aufgebaut sein und an eine eindeutige Produktidentifikation gekoppelt sein. Dieser Rahmen ändert sich nicht mehr; die Spezifizierung für Matratzen im Einzelnen schon.

Was dies für die Vorbereitung bedeutet

Wer jetzt schon über eine Verknüpfung nachdenkt, kann eine Reihe von Dingen tun, ohne auf die endgültige Spezifikation warten zu müssen. Zunächst ist es sinnvoll, zu prüfen, welche Daten über eine Matratze bereits irgendwo im eigenen System vorhanden sind — Materialzusammensetzung, Herkunft von Rohstoffen, Produktionsdatum, Chargen- oder Auftragsnummer — und ob diese Daten auf Produktebene oder nur auf Bestellebene erfasst sind. Danach ist es hilfreich, zu prüfen, ob das System eine Exportfunktion hat, die strukturierte Daten (z. B. einen Export in einem gängigen Format) erzeugen kann, denn das ist der Ansatzpunkt für eine spätere Verknüpfung, unabhängig davon, welches genaue Format die delegierte Handlung später vorschreibt. Anschließend ist es praktisch, festzustellen, ob Daten pro Produkt, pro Charge oder pro Bestellung erfasst werden, da der Pass letztendlich pro Produkt eine eindeutige Identifikation erhält. Schließlich lohnt es sich, den Kontakt zu der Partei zu halten, die den Pass zusammenstellt und hostet, damit bei Veröffentlichung der technischen Spezifikation schnell deutlich wird, welche Bereitstellungsform erforderlich ist und ob die bestehende Systemstruktur darauf passt oder Anpassungen erforderlich sind. Eine direkte, automatisierte Verknüpfung zwischen einem ERP-System und dem Pass ist also noch nicht etwas, für das heute bereits ein technischer Standard vorhanden ist; was jedoch möglich ist, besteht darin, die eigenen Daten so zu strukturieren, dass eine Verknüpfung später einfach zu realisieren ist.

Woraus dies folgt: Artikel 10 und Artikel 11 der ESPR

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt die Anforderungen für den digitalen Produktpass, einschließlich der Anforderung, dass Daten auf der Grundlage offener Standards erfasst werden und dass Systeme, die Daten verarbeiten, interoperabel sein müssen. Artikel 11 befasst sich mit der technischen Gestaltung und dem Betrieb des Passes, mit Bestimmungen über den Datenträger, die eindeutigen Identifizierungscodes für Produkt, Wirtschaftsteilnehmer und Betriebsstätte sowie die Art und Weise, wie Daten gespeichert und zugänglich gemacht werden. Zusammen bilden diese Artikel den Rahmen, innerhalb dessen eine Koppelung mit einem externen System denkbar ist, ohne dass sie eine spezifische technische Norm für Matratzen festlegen — diese ergibt sich erst aus der noch zu veröffentlichenden delegierten Handlung.

Was jetzt zu tun ist

Für jetzt ist das Konkreteste, was getan werden kann: die eigenen Produktdaten in Ordnung bringen und auf Produktebene (anstatt nur auf Bestellebene) erfassen, eine Exportmöglichkeit aus dem bestehenden System ermitteln und die Veröffentlichung der technischen Spezifikation für Matratzen im Auge behalten. Sobald diese Spezifikation vorliegt, wird auf dieser Seite ergänzt, welches Format und welche Liefermethode gelten.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Die Verknüpfung zwischen einem Produktpass und einem ERP- oder Bestandsverwaltungssystem ist für sich genommen keine gesetzliche Verpflichtung. Die ESPR schreibt nicht vor, welche Quellsysteme ein Hersteller zur Bereitstellung von Passdaten verwendet. Was jedoch feststeht, sind Anforderungen an den Pass selbst: wie er technisch funktioniert und was er können muss. Diese Anforderungen bestimmen indirekt, ob — und wie — eine Verknüpfung mit internen Systemen sinnvoll ist.

Der Pass muss technisch auf eine einheitliche Funktionsweise abgestimmt sein

Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt technische Anforderungen an den digitalen Produktpass, wie etwa die Interoperabilität mit den Systemen, die die Kommission und der Markt nutzen. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass die Passdaten nicht einfach in einem eigenen, abweichenden Format bleiben dürfen: Sie müssen letztendlich in einer Form vorliegen, die vom Passsystem gelesen werden kann. Ob dies über eine direkte Verknüpfung mit dem ERP-System erfolgt oder über einen manuellen Export, ist eine Wahlmöglichkeit — keine Verpflichtung aus der Verordnung.

Der Inhalt des Passes muss aktuell und gewährleistet korrekt sein

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) stellt Anforderungen an das, was im Pass enthalten sein muss, und wer dafür verantwortlich ist. In der Praxis bedeutet dies, dass die Daten, die aus einem ERP- oder Bestandsverwaltungssystem stammen — Materialzusammensetzung, Herstellungsdatum, Chargennummer — zum Zeitpunkt der Erstellung oder Aktualisierung des Passes korrekt und aktuell sein müssen. Für ein Unternehmen mit mehreren Produktlinien und regelmäßigen Änderungen der Zusammensetzung (andere Schaumstoffsorte, anderer Lieferant für Füllmaterial) ist dies ein Grund zu prüfen, ob Daten manuell abgetippt oder automatisch aus dem System übernommen werden, in dem sie bereits gepflegt werden.

Jedes Produkt muss auf die richtigen Daten zurückgeführt werden können

Eine Verknüpfung mit einem Bestandsverwaltungssystem ist nur sinnvoll, wenn jedes physische Produkt einen eindeutigen Identifikationscode hat, der den Pass mit den richtigen Produktdaten verbindet. Ohne diese Verknüpfung zwischen Produkt und Code kann ein ERP-System unabhängig davon, wie automatisiert der Rest des Prozesses ist, keine sinnvolle Eingabe für den Pass liefern. Unternehmen, die dies noch nicht eingerichtet haben, lesen dies zunächst nach bei Wie vergebe ich jedem Produkt einen eindeutigen Identifikationscode?

Wo es in der Praxis schiefgeht

Bestandsverwaltungssystem und Passdaten divergieren. Ein Matratzenhersteller ändert die Füllung einer Modellreihe, passt dies im ERP-System an, vergisst aber, dass dieselbe Änderung auch in den bereits veröffentlichten Pässen wirksam werden muss. Ergebnis: Pass und tatsächliches Produkt stimmen nicht mehr überein.

Verknüpfung wird für die eigene Größe zu komplex eingerichtet. Ein Unternehmen mit einer Handvoll Produktlinien baut eine vollständig automatisierte Echtzeit-Verknüpfung zwischen ERP und Passsystem auf, während ein regelmäßiger Export mit manueller Überprüfung für die Anzahl der tatsächlich auftretenden Änderungen völlig ausreichend gewesen wäre.

Eindeutige Identifikationsnummer wird nicht konsistent durchgeführt. Das Bestandsverwaltungssystem verwendet interne Artikelcodes, der Pass erfordert eine andere Identifikationsstruktur, und niemand hat festgehalten, wie diese beiden sich zueinander verhalten. Bei einer Überprüfung oder bei einer Retoursendung ist dann nicht mehr leicht nachzuvollziehen, welcher Pass zu welchem physischen Produkt gehört.

Verantwortung für Daten-Updates ist nicht zugewiesen. Die IT-Abteilung meint, dass die Qualitätssicherungsabteilung die Passdaten pflegt, die Qualitätssicherungsabteilung meint, dass dies automatisch aus dem ERP-System kommt. Niemand überprüft dies tatsächlich, sodass Daten veralten, ohne dass dies bemerkt wird.

Annahme, dass Verknüpfung erforderlich ist, während auch manuelle Bereitstellung möglich ist. Einige Unternehmen investieren in teure Integrationen in der Annahme, dass dies eine gesetzliche Anforderung ist, während die Verordnung selbst nicht vorschreibt, wie Daten bereitgestellt werden — nur dass der Pass bestimmte technische und inhaltliche Anforderungen erfüllen muss.

Was Sie festhalten können

Ein Überblick darüber, welche Daten aus dem ERP- oder Lagerverwaltungssystem stammen und welche separat bereitgestellt werden (beispielsweise durch einen Lieferanten von Füllmaterial).
Eine dokumentierte Zuordnung zwischen internen Artikelnummern und der eindeutigen Kennung, die im Paspoort verwendet wird — siehe auch Wie vergebe ich jedem Produkt einen eindeutigen Identifikationscode?
Eine Vereinbarung darüber, wer für die Umsetzung von Änderungen in der Produktzusammensetzung in bestehende Pasporte verantwortlich ist.
Eine Auswahl und Begründung für die Art der Datenbereitstellung: automatische Kopplung, regelmäßiger Export oder manuelle Eingabe — einschließlich der Überlegung, ob hierfür separate Software erforderlich ist, wie besprochen bei brauche ich spezielle Software, um einen digitalen Produktpass zu erstellen
Ein Verfahren zur Überprüfung der Konsistenz zwischen Lagerverwaltungsdaten und veröffentlichten Passporten mit festgelegten Kontrollterminen.
Dokumentation darüber, welche Felder aus dem ERP-System für das Paspoort erforderlich sind und welche optional, damit neue Mitarbeiter diese übernehmen können, ohne Rücksprache halten zu müssen.
Eine Anmerkung zur Situation bei maßgefertigten Produkten, bei denen Lagerverwaltungssysteme oft anders funktionieren als bei Standardmodellen — siehe wie funktioniert das Produktpassport bei maßgefertigten Matratzen?

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Mit KI verfasst auf der Grundlage der obigen Quellen, überprüft durch einen Menschen am 2026-08-22. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.