Hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Elk product krijgt een eigen, unieke code

Artikel 12 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) schrijft voor dat een digitaal productpaspoort een unieke identificatiecode krijgt. Voor een matrassenfabrikant betekent dat: niet één code voor een hele modellijn, maar een code per product dat op de markt wordt gebracht. In de praktijk komt dat neer op een uitbreiding van wat veel bedrijven al doen met interne artikelnummers of batchcodes, maar dan net iets preciezer — de code moet het individuele product (of, afhankelijk van hoe de productregels dat invullen, de productie-eenheid) onderscheiden van alle andere, ook binnen dezelfde matrassenlijn en hetzelfde formaat.

Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit meestal geen nieuw systeem optuigen, maar het bestaande ordersysteem of productieregistratie zo aanpassen dat elke matras bij het verlaten van de fabriek een code meekrijgt die aan één paspoort te koppelen is. Wie al met GS1-nummers werkt, herkent het principe; wie dat niet doet, kan zich afvragen wat GS1 Digital Link precies is en of dat nodig is voor het productpaspoort.

De code moet de koppeling met het paspoort mogelijk maken

Artikel 11 van de ESPR beschrijft de technische eisen aan het productpaspoort, waaronder dat de identificatiecode en de gegevensdrager (meestal een QR-code) samen moeten zorgen dat het paspoort van een specifiek product ook echt bij dat product wordt gevonden. Dat is niet alleen een IT-vraag maar ook een logistieke: de code moet op het moment van productie of verpakking al vastliggen, vóórdat de QR-code op het product wordt aangebracht. Bedrijven die pas achteraf, bij verzending of verkoop, een code toekennen, lopen het risico dat paspoort en product niet meer synchroon lopen. Zie ook de vraag hoe de QR-code voor het productpaspoort op matrassen komt.

De code blijft het product zijn hele levensduur volgen

Een unieke identificatiecode is geen eenmalig etiket, maar een verwijzing die intact moet blijven zolang het product bestaat — en dus ook zolang het paspoort beschikbaar moet zijn. Dat raakt direct aan de vraag hoe lang een productpaspoort beschikbaar moet blijven. Voor een fabrikant betekent dit dat de code niet mag worden herbruikt voor een ander product, ook niet na jaren, en dat de administratie waarin productcode en paspoort aan elkaar hangen, niet verloren mag gaan — ook niet bij een systeemwissel, overname, of stopzetting van een van de bedrijven in de keten. Zie hierover ook wat er met het productpaspoort gebeurt als een bedrijf stopt.

De code moet aansluiten op het Europese register

Artikel 12 hangt samen met de verplichting om paspoortgegevens (waaronder de identificatiecode) te melden aan het centrale register. Wie zich afvraagt wat het register van digitale productpaspoorten precies is en wat daarin moet, doet er goed aan dat te bekijken in combinatie met de identificatiecode: het register herkent paspoorten via die code, dus een fout of dubbele code daar levert verderop in de keten problemen op.

Waar het misgaat in de praktijk

Eén code per modellijn in plaats van per product. Een fabrikant hergebruikt het bestaande artikelnummer van een matrasmodel als "unieke identificatiecode" voor het paspoort. Dat werkt totdat er tien identieke matrassen met tien verschillende paspoorten nodig zijn — en dan blijkt de code niet uniek genoeg.

Code wordt pas ná productie toegekend. Bij bedrijven waar de administratie en de productievloer niet goed op elkaar aansluiten, wordt de identificatiecode soms achteraf in het systeem gezet, bijvoorbeeld bij facturering. Het product staat dan al in het magazijn of onderweg naar de winkel, zonder dat de QR-code klopt met wat er in het paspoort staat.

Maatwerk zonder duidelijke code-structuur. Bij matrassen op maat, waar afmetingen, hardheid of stiksel per klant verschillen, ontbreekt vaak een heldere regel voor hoe elke variant een eigen code krijgt. Dat leidt tot verwarring tussen wat één product is en wat een optie binnen een product is. Zie de aanpak hiervoor bij het productpaspoort voor matrassen op maat.

Geen koppeling tussen ERP-systeem en paspoortcode. Sommige bedrijven voeren de identificatiecode handmatig in, los van het bestaande ordersysteem. Dat werkt bij kleine volumes, maar wordt foutgevoelig zodra de productie opschaalt. De vraag of het productpaspoort te koppelen is aan het eigen ERP- of voorraadsysteem is dan relevanter dan vaak wordt gedacht.

QR-code raakt los van de code die in het paspoort staat. Wanneer een label loslaat of verslijt en er zonder overleg een nieuw label met een nieuw nummer wordt geplakt, ontstaat een mismatch tussen het fysieke product en het digitale paspoort. Zie hierover wat te doen als de QR-code van de matras beschadigt en, voor voorraad die al zonder code de fabriek heeft verlaten, of een QR-code later nog op een al geproduceerde matras kan worden aangebracht.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van hoe de unieke identificatiecode wordt opgebouwd (bijvoorbeeld op basis van een bestaand GS1-nummer, aangevuld met een productie- of batchvolgnummer).
• Het moment in het productieproces waarop de code wordt toegekend, en wie daarvoor verantwoordelijk is.
• De koppeling tussen de identificatiecode, het interne ordersysteem of ERP, en het paspoort — inclusief een afspraak over wat er gebeurt bij een systeemwissel.
• Een procedure voor maatwerkproducten: hoe een variant een eigen code krijgt zonder dat de basislijn en de optie met elkaar verward raken.
• Een back-upafspraak voor de administratie waarin productcode en paspoort aan elkaar gekoppeld zijn, ook relevant bij de vraag wat er met paspoortgegevens gebeurt als de hostingpartij ermee stopt.
• Een interne instructie voor de productievloer over het aanbrengen van de QR-code in combinatie met de toegekende code, zodat code en label nooit los van elkaar worden aangemaakt.