Wie gebe ich jedem Produkt eine eindeutige Kennzeichnung?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Jedes Produkt erhält einen eigenen, eindeutigen Code

Artikel 12 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) schreibt vor, dass ein digitales Produktpass eine eindeutige Kennzeichnungsnummer erhält. Für einen Matratzenhersteller bedeutet dies: nicht einen Code für eine ganze Modellreihe, sondern einen Code pro Produkt, das auf den Markt gebracht wird. In der Praxis läuft dies auf eine Erweiterung dessen hinaus, was viele Unternehmen bereits mit internen Artikelnummern oder Chargencodes tun, aber dann etwas präziser — der Code muss das einzelne Produkt (oder, je nachdem wie die Produktvorschriften dies vorsehen, die Produktionseinheit) von allen anderen unterscheiden, auch innerhalb derselben Matratzenlinie und desselben Formats.

Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies meist kein neues System aufzubauen, sondern das bestehende Bestellsystem oder die Produktionsregistrierung so anzupassen, dass jede Matratze beim Verlassen der Fabrik einen Code erhält, der an einen Pass gekoppelt werden kann. Wer bereits mit GS1-Nummern arbeitet, erkennt das Prinzip; wer dies nicht tut, könnte sich fragen was GS1 Digital Link genau ist und ob dies für den Produktpass notwendig ist.

Der Code muss die Verknüpfung mit dem Pass ermöglichen

Artikel 11 der ESPR beschreibt die technischen Anforderungen an den Produktpass, einschließlich der Anforderung, dass die Kennzeichnungsnummer und der Datenträger (üblicherweise ein QR-Code) zusammen sicherstellen müssen, dass der Pass eines spezifischen Produkts auch wirklich bei diesem Produkt gefunden wird. Dies ist nicht nur eine IT-Frage, sondern auch eine logistische: Der Code muss zum Zeitpunkt der Produktion oder Verpackung bereits feststehen, bevor der QR-Code auf das Produkt angebracht wird. Unternehmen, die einen Code erst nachträglich, bei Versand oder Verkauf, zuordnen, laufen Gefahr, dass Pass und Produkt nicht mehr synchron laufen. Siehe auch die Frage wie der QR-Code für den Produktpass auf Matratzen angebracht wird.

Der Code begleitet das Produkt sein ganzes Leben lang

Eine eindeutige Kennzeichnungsnummer ist kein einmaliges Etikett, sondern eine Referenz, die intakt bleiben muss, solange das Produkt existiert — und also auch, solange der Pass verfügbar sein muss. Dies berührt unmittelbar die Frage wie lange ein Produktpass verfügbar bleiben muss. Für einen Hersteller bedeutet dies, dass der Code nicht für ein anderes Produkt wiederverwendet werden darf, auch nicht nach Jahren, und dass die Administration, in der Produktcode und Pass miteinander verbunden sind, nicht verloren gehen darf — auch nicht bei einem Systemwechsel, einer Übernahme oder der Einstellung eines der Unternehmen in der Kette. Siehe hierzu auch was mit dem Produktpass geschieht, wenn ein Unternehmen seine Tätigkeit einstellt.

Der Code muss mit dem europäischen Register abgestimmt sein

Artikel 12 hängt mit der Verpflichtung zusammen, Passdaten (einschließlich der Kennzeichnungsnummer) dem zentralen Register zu melden. Wer sich fragt, was das Register für digitale Produktpässe genau ist und was darin enthalten sein muss, sollte dies in Kombination mit der Kennzeichnungsnummer betrachten: Das Register erkennt Pässe über diese Nummer, daher führt ein Fehler oder eine doppelte Nummer später in der Kette zu Problemen.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Ein Code pro Modellreihe statt pro Produkt. Ein Hersteller verwendet die bestehende Artikelnummer eines Matratzenmodells als "eindeutige Kennzeichnungsnummer" für den Pass. Das funktioniert, bis zehn identische Matratzen mit zehn verschiedenen Pässen benötigt werden — und dann stellt sich heraus, dass der Code nicht eindeutig genug ist.

Code wird erst nach der Produktion zugeordnet. Bei Unternehmen, in denen die Administration und die Produktionshalle nicht gut aufeinander abgestimmt sind, wird die Kennzeichnungsnummer manchmal nachträglich im System eingegeben, beispielsweise bei der Fakturierung. Das Produkt befindet sich dann bereits im Lager oder unterwegs zum Einzelhandel, ohne dass der QR-Code mit dem übereinstimmt, was im Pass steht.

Maßarbeit ohne klare Code-Struktur. Bei Matratzen nach Maß, bei denen Abmessungen, Härte oder Steppung je nach Kunde unterschiedlich sind, fehlt oft eine klare Regel dafür, wie jede Variante einen eigenen Code erhält. Dies führt zu Verwirrung darüber, was ein Produkt ist und was eine Option innerhalb eines Produkts ist. Siehe den Ansatz dafür bei das Produktpass für Matratzenbetten.

Keine Verknüpfung zwischen ERP-System und Passcode. Manche Unternehmen geben den Identifikationscode manuell ein, unabhängig von ihrem bestehenden Bestellsystem. Das funktioniert bei kleinen Mengen, wird aber fehleranfällig, sobald die Produktion hochgefahren wird. Die Frage ob der Produktpass mit dem eigenen ERP- oder Lagerverwaltungssystem verknüpft werden kann ist daher relevanter als häufig angenommen.

QR-Code löst sich vom Code im Pass. Wenn ein Etikett abgelöst wird oder verschleißt und ohne Rücksprache ein neues Etikett mit einer neuen Nummer aufgeklebt wird, entsteht ein Mismatch zwischen dem physischen Produkt und dem digitalen Produktpass. Hierzu siehe was zu tun ist, wenn der QR-Code der Matratze beschädigt ist und, für Bestände, die die Fabrik bereits ohne Code verlassen haben, ob ein QR-Code später noch auf eine bereits gefertigte Matratze aufgebracht werden kann.

Was Sie festhalten können

• Eine Übersicht darüber, wie der Identifikationscode aufgebaut wird (zum Beispiel basierend auf einer bestehenden GS1-Nummer, ergänzt um eine Produktions- oder Chargenfolgennummer).
• Der Zeitpunkt im Produktionsprozess, zu dem der Code zugeteilt wird, und wer dafür verantwortlich ist.
• Die Verknüpfung zwischen dem Identifikationscode, dem internen Bestellsystem oder ERP und dem Produktpass — einschließlich einer Regelung über das Vorgehen bei einem Systemwechsel.
• Ein Verfahren für maßgefertigte Produkte: wie eine Variante einen eigenen Code erhält, ohne dass die Basislinie und die Option verwechselt werden.
• Eine Backup-Regelung für die Verwaltung, in der Produktcode und Produktpass miteinander verknüpft sind, auch relevant bei der Frage was mit Passdaten geschieht, wenn die Hosting-Partei damit aufhört.
• Eine interne Anleitung für die Produktionshalle zum Anbringen des QR-Codes in Kombination mit dem zugeteilten Code, damit Code und Etikett nie getrennt voneinander erstellt werden.