Hvordan giver jeg hvert produkt en entydig identifikationskode?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Hvert produkt får sin egen, unikke kode

Artikel 12 i ESPR (forordning (EU) 2024/1781) foreskriver, at et digitalt produktpas skal have en unik identifikationskode. For en madrasproduksent betyder det: ikke én kode for en hele modelrække, men en kode pr. produkt, der bringes på markedet. I praksis kommer det ned på en udvidelse af det, som mange virksomheder allerede gør med interne artikelnumre eller batchkoder, men blot lidt mere præcist — koden skal skelne det enkelte produkt (eller, afhængigt af hvordan produktreglerne udfylder det, produktionsenheden) fra alle andre, også inden for samme madraskolleksjon og samme størrelse.

For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder det som regel ikke at skulle etablere et nyt system, men at tilpasse det eksisterende ordresystem eller produktionsregistrering, så hver madras får en kode, når den forlader fabrikken, som kan knyttes til ét pas. Den, der allerede arbejder med GS1-numre, genkender princippet; den, der ikke gør det, kan stille spørgsmålet hvad GS1 Digital Link præcis er, og om det er nødvendigt for produktpasset.

Koden skal gøre det muligt at knytte passet til produktet

Artikel 11 i ESPR beskriver de tekniske krav til produktpasset, herunder at identifikationskoden og dataholderen (som regel en QR-kode) sammen skal sikre, at passet for et specifikt produkt også virkelig findes hos det pågældende produkt. Det er ikke blot et IT-spørgsmål, men også et logistisk: koden skal være fastlagt på produktions- eller pakkestadiet, før QR-koden anbringes på produktet. Virksomheder, der først tildeler en kode senere, ved forsendelse eller salg, risikerer, at pas og produkt ikke længere er synkroniseret. Se også spørgsmålet hvordan QR-koden for produktpasset anbringes på madrasser.

Koden følger produktet hele dets levetid

En unik identifikationskode er ikke en engangsetiket, men en reference, der skal forblive intakt, så længe produktet eksisterer — og altså også så længe passet skal være tilgængeligt. Det berører direkte spørgsmålet hvor længe et produktpas skal forblive tilgængeligt. For en producent betyder det, at koden ikke må blive genbrugt til et andet produkt, selv ikke efter år, og at administrationen, hvori produktkode og pas er forbundet med hinanden, ikke må gå tabt — heller ikke ved et systemskifte, overtagelse eller ophør af en af virksomhederne i kæden. Se også hvad der sker med produktpasset, hvis en virksomhed ophører.

Koden skal tilsluttes det europæiske register

Artikel 12 hænger sammen med pligten til at anmelde pasdata (herunder identifikationskoden) til det centrale register. Den, der stiller spørgsmålet hvad registret for digitale produktpas præcis er, og hvad der skal ind i det, gør klogt i at se det i sammenhæng med identifikationskoden: registret genkender pas via denne kode, så en fejl eller dobbelt kode der skaber problemer senere i kæden.

Hvor det går galt i praksis

Én kode pr. modelrække i stedet for pr. produkt. En producent genbruger det eksisterende artikelnummer for en madrasmodel som "unik identifikationskode" til passet. Det virker, indtil der skal ti identiske madrasser med ti forskellige pas — og så viser det sig, at koden ikke er unik nok.

Koden tildeles først efter produktionen. Hos virksomheder, hvor administrationen og produktionsgulvet ikke hænger godt sammen, sættes identifikationskoden nogle gange efter faktisk i systemet, for eksempel ved fakturering. Produktet står allerede på lageret eller er på vej til forretningen, uden at QR-koden stemmer overens med det, der står i passet.

Kundetilpasset arbejde uden klar kodestruktur. For skræddersyede madrasser, hvor dimensioner, hårdhed ellerstitching varierer pr. kunde, mangler der ofte en klar regel for, hvordan hver variant får sin egen kode. Det fører til forvirring om, hvad der er ét produkt, og hvad der er en mulighed inden for et produkt. Se fremgangsmåden herfor ved produktpasset for tilpassede madrasser.

Ingen binding mellem ERP-system og pasportkode. Nogle virksomheder indtaster identifikationskoden manuelt, uafhængigt af det eksisterende ordresystem. Det fungerer ved små volumener, men bliver fejlfølsomt, når produktionen skaleres op. Spørgsmålet om produktpasset kan bindes til det egne ERP- eller lagersystem er da mere relevant end ofte antaget.

QR-kode løsriver sig fra koden, der står i pasportet. Når et mærkat løsner eller slides, og der uden aftale påklæbes et nyt mærkat med et nyt nummer, opstår der et mismatch mellem det fysiske produkt og det digitale pas. Se herom hvad der skal gøres, hvis QR-koden på madrassen er beskadigt og, for lager, der allerede har forladt fabrikken uden kode, om en QR-kode senere kan anbringes på en allerede produceret madras.

Hvad du kan dokumentere

• En oversigt over, hvordan den unikke identifikationskode er opbygget (for eksempel på grundlag af et eksisterende GS1-nummer, suppleret med et produktions- eller batchløbenummer).
• Det tidspunkt i produktionsprocessen, hvor koden tildeles, og hvem der er ansvarlig herfor.
• Bindingen mellem identifikationskoden, det interne ordresystem eller ERP, og pasportet — herunder en aftale om, hvad der sker ved et systemskifte.
• En procedure for tilpassede produkter: hvordan en variant får sin egen kode uden at basislinje og mulighed forveksles med hinanden.
• En backup-aftale for administrationen, hvor produktkode og pas er knyttet til hinanden, også relevant i forhold til spørgsmålet hvad der sker med pasportdata, hvis hostingparten holder op.
• En intern instruks til produktionsgulvet om anbringelse af QR-koden i kombination med den tildelte kode, så kode og mærkat aldrig bliver skabt uafhængigt af hinanden.