No existe una tarifa establecida para un pasaporte digital de producto de un colchón. El Reglamento en sí no fija un precio; regula qué debe incluirse en el pasaporte y quién es responsable de ello, pero no qué puede costar elaborarlo y mantenerlo. Lo que usted pague finalmente depende del proveedor que elija y de cómo ya estén documentados sus propios datos de producto.
Los costes consisten en la práctica generalmente en unos cuantos componentes fijos: la compilación y verificación de datos por modelo de colchón, el alojamiento de esos datos durante el período obligatorio, la creación del código QR u otro soporte de datos, y la actualización del pasaporte siempre que cambie algo en un modelo. En matrapas.eu estos componentes se detallan en el resumen de nuestras tarifas, para que sepa de antemano de qué se compone un importe.
De dónde procede el importe
Un pasaporte de producto no es un documento aislado sino un conjunto de datos que debe permanecer accesible durante diez años a través de un código QR en el colchón o junto a él. Esto conlleva otros costes diferentes a los de una traducción única o un dibujo técnico. Se requiere trabajo para recopilar los datos correctos del fabricante o importador, se necesita alojamiento que no desaparezca al cabo de unos años, y se necesita un sistema que vincule el código QR a la versión correcta de los datos. Si algo cambia en un modelo de colchón, por ejemplo un material de relleno diferente o una composición modificada, el pasaporte debe actualizarse en consecuencia. Este último paso se olvida a menudo en una estimación de costes inicial, aunque es precisamente el componente que seguirá siendo necesario durante varios años.
Qué determina los costes en la práctica
El factor más importante es el número de modelos que comercializa. Un fabricante con tres modelos básicos tiene una tarea diferente a la de un fabricante con decenas de variantes en tamaño, dureza y tapizado. Un segundo factor es el estado de sus datos actuales: ¿están ya las especificaciones, materiales y origen estructurados en un sistema, o deben extraerse aún de facturas, certificados y correos electrónicos de proveedores? Cuanto más trabajo de investigación sea necesario, mayores serán los costes de inicio. Un tercer factor es si trabaja para varios países o idiomas a la vez, ya que esto puede implicar trabajo adicional de traducción y verificación. Un último factor es la elección entre construir uno mismo y contratar un servicio existente, que se trata más adelante.
Configuración única versus mantenimiento durante años
Es prudente distinguir en una estimación de costes entre la configuración única y la gestión continua. La configuración única incluye la recopilación e introducción de datos por modelo y la creación del primer código QR. La gestión continua incluye el alojamiento durante el período restante, la actualización en caso de cambios, y posiblemente la adición de nuevos modelos. Un proveedor que solo ofrece la configuración y no dice nada sobre la gestión posterior deja una parte de los costes sin especificar. Por lo tanto, no pregunte solo por un importe por colchón, sino también qué sucede si se modifica un modelo o cesa su producción.
Construir uno mismo o contratar un servicio
Algunos fabricantes más grandes consideran construir el alojamiento y el vínculo QR por sí mismos, por ejemplo como parte de un sistema ERP existente. Esto puede parecer atractivo si la tecnología ya está en gran parte disponible, pero requiere a alguien que mantenga los datos accesibles durante diez años, incluso si el sistema se reemplaza mientras tanto o el proveedor cesa. Un servicio como matrapas.eu asume ese problema de alojamiento y se enfoca en compilar, actualizar y mostrar el pasaporte. Qué enfoque es más ventajoso varía según la empresa y depende mucho del número de modelos y la capacidad interna disponible. En la explicación de nuestro método de trabajo puede leer cómo recopilamos, alojamos y mostramos los datos a través del código QR.
La acción delegada que establece los requisitos exactos del expediente de colchones se espera actualmente alrededor de 2028 dentro del plan de trabajo de la Comisión Europea; esta fecha aún no está confirmada. Tan pronto como haya más claridad sobre el contenido preciso de la obligación, también podrá indicar algo sobre el alcance del trabajo y, por lo tanto, sobre los costes. Hasta entonces, lo más útil es revisar cómo se encuentran actualmente sus propios datos de producto, ya que eso determina una gran parte de los costes de inicio, independientemente de qué proveedor elija finalmente.
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