Det finns inget fastställt tariff för ett digitalt produktpass för en madrass. Förordningen själv föreskriver inget pris; den reglerar vad som måste finnas i passet och vem som är ansvarig för det, men inte vad det kostar att skapa och underhålla. Vad du i slutändan betalar beror på vilken leverantör du väljer och på hur dina egna produktdata redan är dokumenterade.
Kostnaderna består i praktiken vanligtvis av några fasta delar: sammanställning och kontroll av data per madrassmodell, hosting av dessa data under den obligatoriska perioden, skapande av QR-koden eller annan databärare, och uppdatering av passet när något ändras på en modell. På matrapas.eu är dessa delar utarbetade i vår prislista, så att du på förhand vet hur ett belopp är uppbyggt.
Var beloppet kommer ifrån
Ett produktpass är inte ett separat dokument utan en datamängd som måste vara tillgänglig i tio år via en QR-kod på eller vid madrassen. Det medför andra kostnader än en engångsöversättning eller teknisk ritning. Det krävs arbete för att samla in rätt data från tillverkaren eller importören, hosting krävs som inte försvinner efter några år, och ett system krävs som kopplar QR-koden till rätt version av data. Om något ändras på en madrassmodell, till exempel ett annat fyllmaterial eller en anpassad sammansättning, måste passet uppdateras. Det sista steget glöms ofta bort i en första kostnadsuppskattning, även om det just är den delen som återkommer under flera år.
Vad som i praktiken bestämmer kostnaderna
Den viktigaste faktorn är antalet modeller du för ut på marknaden. En tillverkare med tre grundmodeller har en annan uppgift än en tillverkare med dussintals varianter i storlek, hårdhet och överdrag. En andra faktor är tillståndet för dina nuvarande data: finns specifikationer, material och ursprung redan strukturerade i ett system, eller måste de hämtas från fakturor, certifikat och e-postmeddelanden från underleverantörer? Ju mer utredningsarbete som krävs, desto högre startkostnader. En tredje faktor är om du arbetar för flera länder eller språk samtidigt, eftersom det kan innebära extra översättnings- och granskningsarbete. En sista faktor är valet mellan att bygga själv och att använda en befintlig tjänst, vilket tas upp vidare nedan.
Engångskonfiguration kontra långsiktig underhåll
Det är klokt att i en kostnadsuppskattning skilja mellan engångskonfiguration och löpande underhåll. Engångskonfigurationen omfattar insamling och registrering av data per modell och skapande av den första QR-koden. Löpande underhåll omfattar hosting under återstoden av löptiden, uppdatering vid ändringar och eventuellt tillägg av nya modeller. En leverantör som bara erbjuder konfiguration och inte säger något om underhåll efteråt lämnar en del av kostnaderna onämnda. Fråga därför inte bara om ett belopp per madrass, utan också vad som händer om en modell ändras eller tas ur produktion.
Bygga själv eller använda en tjänst
Några större tillverkare överväger att bygga hosting och QR-länkningen själva, till exempel som en del av ett befintligt ERP-system. Det kan verka tilltalande om tekniken redan till stor del finns på plats, men det kräver någon som håller data tillgänglig i tio år, även om systemet under tiden byts ut eller leverantören slutar. En tjänst som matrapas.eu tar över hostingfrågan och fokuserar på att sammanställa, uppdatera och visa passet. Vilken metod som är mer kostnadseffektiv varierar per företag och beror starkt på antalet modeller och tillgänglig intern kapacitet. I förklaringen av vår arbetssätt kan du läsa hur vi samlar in, lagrar och visar data via QR-koden.
Den delegerade handlingen som fastställer de exakta kraven på matrisdossien förväntas för närvarande runt 2028 enligt arbetsplanen för Europeiska kommissionen; detta datum är ännu inte fastställt. Så snart det finns mer klarhet om det exakta innehållet i skyldigheten kan det också säga något om omfattningen av arbetet och därmed om kostnaderna. Till dess är det framför allt användbart att kontrollera hur era egna produktdata ser ut nu, eftersom det avgör en stor del av startomkostnaderna, oavsett vilken leverantör ni till slut väljer.
Vill ni få ett första intryck av vad detta betyder för ert eget sortiment? Med den kostnadsfria snabbscanningen av ett par frågor ser ni snabbt var ni står, och i kunskapsbanken per ämne hittar ni bakgrunden till de begrepp som nämnts i denna artikel.