blijft het productpaspoort kloppen als ik een andere leverancier van matrasmateriaal neem

Een leverancierswissel maakt een paspoort niet automatisch fout, maar wel achterhaald

Het productpaspoort blijft technisch gewoon bestaan en bereikbaar als een fabrikant of importeur van leverancier wisselt voor matrasmateriaal — de QR-code blijft werken en de pagina blijft online. Wat er níet automatisch gebeurt, is dat de inhoud meeverandert. Een paspoort beschrijft een specifiek product zoals dat is samengesteld en op de markt gebracht, met de materialen en samenstelling van dat moment. Verandert het schuim, de vering of de vulling van leverancier, dan verandert in veel gevallen ook de samenstelling van het matras — en dus de gegevens die eigenlijk in het paspoort horen te staan.

Voor wie dit geldt en waar het om draait

Dit speelt voor elke fabrikant of importeur die een lopend model doorontwikkelt of van toeleverancier wisselt zonder het matras zelf als "nieuw model" te beschouwen. Het gaat hier niet om de vraag of het paspoort juridisch verplicht is — dat hangt af van de gedelegeerde handeling die nog gepubliceerd moet worden, zie wanneer het productpaspoort verplicht wordt voor matrassen. Het gaat om de vraag wat er met de inhoud van een bestaand paspoort moet gebeuren op het moment dat de onderliggende materialen wijzigen. Dat is een ander vraagstuk dan de vraag of het product ónder de regeling valt, zie of het productpaspoort voor uw matrassen geldt.

Belangrijk is het onderscheid tussen twee situaties. Verandert alleen de naam van de leverancier maar blijft het materiaal zelf ongewijzigd (zelfde specificatie, zelfde samenstelling, andere fabriek), dan verandert er inhoudelijk weinig aan het paspoort — de herkomst van een grondstof is iets anders dan de eigenschappen van het product. Verandert het materiaal wél — ander type schuim, andere vulling, andere vezelsamenstelling — dan gaat het paspoort in feite over een product dat niet meer bestaat zoals het beschreven staat.

Wanneer dit gaat spelen: nog geen vaste datum

Er is nog geen vastgestelde ingangsdatum voor het productpaspoort voor matrassen. De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) is het raamwerk; de concrete verplichtingen voor matrassen moeten nog worden uitgewerkt in een gedelegeerde handeling, zoals toegelicht bij wat een gedelegeerde handeling is en waarom die bepalend is. Tot die handeling is gepubliceerd, staat niet vast per wanneer een paspoort verplicht is, en dus ook niet welke precieze eisen gaan gelden voor het actueel houden van de inhoud bij materiaalwijzigingen. Wat al wel vaststaat, is het principe uit de ESPR zelf: een paspoort moet de productinformatie bevatten die voor dat product relevant is, en die informatie moet betrouwbaar zijn. Zodra de datum voor matrassen bekend is, wordt die hier vermeld.

Wat te doen bij een leverancierswissel, stap voor stap

Eerst helder krijgen wat er precies wijzigt: alleen de leverancier, of ook de materiaalspecificatie. Dat onderscheid bepaalt of het paspoort een update nodig heeft of niet. Vervolgens de nieuwe gegevens opvragen bij de nieuwe leverancier — dezelfde soort informatie die ook bij de eerste opzet van een paspoort nodig is, zoals beschreven bij welke gegevens bij een leverancier van matrassen worden opgevraagd. Is het materiaal gewijzigd, dan is het zaak die nieuwe gegevens te laten verwerken in het paspoort vóórdat het matras met de nieuwe samenstelling wordt verkocht — niet achteraf.

Praktisch is het verstandig deze afspraak vooraf vast te leggen bij elke leverancierswissel, in plaats van er achteraf achteraan te gaan: wie levert welke gegevens, in welk formaat, en op welk moment vóór levering. Dat kan worden meegenomen in het inkoopcontract, zoals toegelicht bij het vastleggen van paspoortgegevens in een inkoopcontract. Bij matrassen die uit meerdere componenten van verschillende toeleveranciers bestaan — schuim van de ene partij, vering van de andere — is het overzicht van wie welk onderdeel levert sowieso al een aandachtspunt, zie het combineren van gegevens van verschillende leveranciers van schuim en vering. Een leverancierswissel is dan een moment om dat overzicht opnieuw te checken in plaats van alleen het gewijzigde onderdeel te vervangen.

Tot slot is het goed om de nieuwe gegevens niet blind over te nemen. Net als bij de eerste opzet van een paspoort is het waard te controleren of de opgegeven specificaties kloppen, zoals beschreven bij het controleren van leveranciersgegevens op juistheid — juist bij een wissel is de kans op afwijkingen tussen wat besteld en wat daadwerkelijk geleverd wordt groter dan bij een langlopende, bekende relatie.

De grond hiervoor: artikel 9 en 10 van de ESPR

Artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) omschrijft het digitale productpaspoort als informatiedrager die gekoppeld is aan een specifiek product; artikel 10 stelt eisen aan de inhoud van dat paspoort, waaronder dat de informatie de kenmerken van het betreffende product moet weergeven. Artikel 39 gaat over de test-, meet- en berekeningsmethoden die gebruikt worden om productgegevens vast te stellen — relevant zodra materiaalwijzigingen ook wijzigingen in gemeten eigenschappen betekenen. Artikel 40 richt zich op het voorkomen van omzeiling en verslechtering van prestaties, wat raakt aan situaties waarin een goedkopere leverancier weliswaar dezelfde papieren specificatie haalt, maar een ander praktisch prestatieniveau levert.

Wie op dit moment een leverancierswissel overweegt, doet er goed aan om nu al vast te leggen welke gegevens de nieuwe leverancier moet aanleveren en op welk moment, zodat het paspoort — zodra dat verplicht wordt — zonder vertraging aangepast kan worden op het moment dat de samenstelling van het matras wijzigt.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een productpaspoort hoort bij een matras, en dat matras bestaat uit een combinatie van materialen: schuim, vering, tijk, soms een specifieke coating of behandeling. Zodra één van die onderdelen van leverancier wisselt, verandert in beginsel ook de samenstelling die in het paspoort staat. De vraag is dan niet zozeer of dat gevolgen heeft, maar wat er precies opnieuw moet worden vastgelegd en gecontroleerd.

Het paspoort moet de actuele situatie weergeven

Artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft het digitale productpaspoort als iets wat informatie over het product bevat die relevant is voor de levenscyclus. Een matras dat op de markt komt met nieuw materiaal van een andere leverancier, is in wezen een ander product dan het matras waarvoor het paspoort oorspronkelijk is samengesteld — ook als het uiterlijk en model gelijk blijven. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat een leverancierswissel niet alleen een inkoopbeslissing is, maar ook een moment waarop de paspoortgegevens opnieuw beoordeeld moeten worden.

De vereisten voor inhoud en actualiteit uit artikel 10

Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft vereisten waaraan het digitale productpaspoort moet voldoen, onder meer over de juistheid van de informatie die erin is opgenomen. Praktisch betekent dit dat wanneer de samenstelling van een matras wijzigt — bijvoorbeeld een ander type schuim, een andere veringstructuur, of een tijk met een andere vezelsamenstelling — de gegevens over die onderdelen aangepast moeten worden om te blijven kloppen met wat er werkelijk in het product zit. Een paspoort dat nog de gegevens van de oude leverancier toont terwijl het materiaal is gewisseld, sluit niet meer aan op wat artikel 10 vraagt.

Test- en berekeningsmethoden kunnen per leverancier verschillen

Artikel 39 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) gaat over de test-, meet- en berekeningsmethoden die worden gebruikt om te bepalen of een product aan de eisen voldoet. Verschillende leveranciers van schuim of vering kunnen hun materiaal op net iets andere manieren hebben laten testen, of andere onderliggende normen hebben toegepast. Voor een middelgroot bedrijf betekent dit dat de nieuwe leverancier niet automatisch dezelfde onderbouwing meelevert als de vorige — dat is iets wat apart nagevraagd en vergeleken moet worden, en niet iets wat vanzelf meekomt met de nieuwe factuur.

Geen verslechtering onder de radar

Artikel 40 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) gaat over het voorkomen van omzeiling en van verslechtering van prestaties. Dat artikel is relevant op het moment dat een leverancierswissel gepaard gaat met een goedkoper of anders samengesteld materiaal dat net wel of net niet aan dezelfde eisen voldoet. Voor een bedrijf betekent dit dat een wissel van leverancier niet zomaar als "gelijk materiaal, andere naam" behandeld kan worden — de eigenschappen die in het paspoort staan, moeten aansluiten bij wat het nieuwe materiaal daadwerkelijk doet.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de matrassenbranche geregeld terug bij een leverancierswissel.

Het paspoort wordt simpelweg niet bijgewerkt omdat niemand in het bedrijf dat als een taak bij inkoop heeft neergelegd. De wissel van leverancier loopt via de inkoopafdeling, de aanpassing van het paspoort via een andere afdeling of een extern platform — en de twee processen raken elkaar niet.

De nieuwe leverancier levert andere gegevens aan dan de vorige: een ander soort samenstellingsoverzicht, een ander testrapport, of helemaal geen onderbouwing bij de eerste levering. Dat is een moment waarop het nuttig is te weten welke gegevens moet ik bij mijn leverancier van matrassen opvragen, zodat de nieuwe leverancier vanaf de start dezelfde soort informatie aanlevert als waarop het bestaande paspoort is gebaseerd.

Bij matrassen waarvan schuim en vering van verschillende partijen komen, wordt bij een wissel van één van de twee leveranciers vergeten dat het paspoort de combinatie van beide beschrijft. Wie dat wil voorkomen, kan kijken naar de aanpak beschreven bij hoe combineer ik gegevens van verschillende leveranciers van schuim en vering in één paspoort — juist bij een wissel van één onderdeel is het overzicht van de rest nodig om te zien wat er aangepast moet worden.

Er wordt aangenomen dat "gelijkwaardig materiaal" ook gelijke paspoortgegevens betekent. De nieuwe leverancier gebruikt misschien een vergelijkbaar schuimtype, maar met een andere dichtheid, een ander brandvertragend middel, of een andere testmethode volgens artikel 39. Zonder die vergelijking blijft het paspoort inhoudelijk verouderd, ook als niemand dat opmerkt.

Bij een leverancier van buiten de EU speelt bovendien een extra laag: de gegevens die nodig zijn bij invoer verschillen soms van wat een EU-leverancier standaard aanlevert. Dat is nader uitgewerkt bij wat betekent het productpaspoort als ik matrassen van buiten de Europese Unie invoer.

Wat u kunt vastleggen

Bij een wisseling van leverancier van matrasmateriaal is het zinvol om een aantal dingen schriftelijk vast te leggen, zodat het paspoort aansluit bij wat er daadwerkelijk in het matras zit:

Een overzicht van welke onderdelen van het matras door de nieuwe leverancier worden geleverd, en welke ongewijzigd blijven bij de vorige leverancier of een andere partij.
De samenstellingsgegevens en testrapporten van de nieuwe leverancier, vergeleken met wat er tot dan toe in het paspoort stond.
Een afspraak over de aanlevering van gegevens bij toekomstige wijzigingen, vastgelegd zoals beschreven bij hoe leg ik de levering van paspoortgegevens vast in mijn inkoopcontract — dat voorkomt dat een volgende wissel weer als verrassing binnenkomt.
Een controle van de aangeleverde gegevens voordat het paspoort wordt aangepast, volgens de aanpak bij hoe controleer ik of de gegevens van mijn leverancier kloppen.
Een datum en versie-aanduiding van het moment waarop het paspoort is aangepast, zodat achteraf te herleiden is welke gegevens bij welke leverancier en welke periode horen.

Wie deze punten vastlegt op het moment van de wissel zelf, voorkomt dat het paspoort maandenlang een leverancier beschrijft die niet meer levert — en dat is precies het moment waarop de vraag "blijft het paspoort kloppen" bevestigend beantwoord kan worden.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-09-05. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.