Mijn leverancier levert de gegevens niet — wat kan ik doen?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een matrassenfabrikant die het productpaspoort samenstelt, is voor de volledigheid en juistheid daarvan verantwoordelijk op grond van artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781). Die verantwoordelijkheid verandert niet als een leverancier de benodigde gegevens niet, te laat, of onvolledig aanlevert. Tegelijk legt artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) ook aan actoren in de toeleveringsketen — dus ook aan de leverancier van schuim, vering, textiel of andere onderdelen — een rol op bij het beschikbaar stellen van informatie die nodig is voor het paspoort. Wat dat in de praktijk betekent voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers, valt in een paar onderdelen uiteen.

De fabrikant blijft aanspreekbaar, ook bij een stille leverancier

Een fabrikant die matrassen op de markt brengt, kan zich niet achter een leverancier verschuilen die niet reageert. Dat is geen kwestie van boosheid of onwil bij een toezichthouder, maar een gevolg van hoe de verantwoordelijkheid in artikel 27 van de ESPR is neergelegd: die ligt bij wie het product op de markt brengt. Voor een middelgroot bedrijf betekent dit dat het uitblijven van gegevens een probleem is dat om een actie vraagt, en niet iets waarvan de gevolgen automatisch bij de leverancier terechtkomen.

Leveranciers hebben zelf ook een rol

Artikel 38 van de ESPR maakt duidelijk dat actoren in de toeleveringsketen worden betrokken bij het beschikbaar stellen van productinformatie. Dat geeft een fabrikant een basis om gegevens op te vragen, en het geeft de vraag ook gewicht: het is niet alleen een verzoek uit welwillendheid, maar iets dat past binnen hoe de keten in de verordening is opgezet. Praktisch gezien betekent dit dat een verzoek om gegevens het beste specifiek en schriftelijk gedaan wordt — welke gegevens, en waarvoor. Welke gegevens moet ik bij mijn leverancier van matrassen opvragen? beschrijft waar zo'n opvraging over zou moeten gaan.

De verplichting bestaat los van hoe het contract is opgesteld

Of een leverancier gegevens levert, hangt in de praktijk sterk af van wat daarover is afgesproken. Een bedrijf dat pas ná het uitblijven van gegevens gaat kijken wat er contractueel is vastgelegd, komt vaak tot de conclusie dat er weinig op papier staat. Dat is geen verplichting uit de ESPR zelf, maar wel een praktische voorwaarde om de verplichting uit artikel 27 haalbaar te maken. Hoe leg ik de levering van paspoortgegevens vast in mijn inkoopcontract? gaat in op hoe zo'n afspraak eruit kan zien.

Waar het misgaat in de praktijk

De leverancier reageert traag of helemaal niet. Een verzoek om materiaalgegevens verdwijnt in de inbox van een verkoopafdeling die niet gewend is aan dit soort vragen, en er komt geen reactie. Zonder vastgelegde afspraak over levertermijnen is er weinig houvast om op terug te vallen.

De leverancier levert gegevens, maar onvolledig. Er komt een samenstelling van het schuim, maar niets over de herkomst van de vering of de gebruikte lijmsoorten. De fabrikant ontdekt de gaten pas bij het samenstellen van het paspoort, als de deadline al dichtbij is.

De leverancier weigert gegevens te delen uit concurrentieoverwegingen. Vooral bij specifieke schuimsamenstellingen of coatings speelt de angst dat concurrenten via het paspoort inzicht krijgen in receptuur. Dit is een reëel spanningsveld, en het is een van de redenen waarom kan ik met mijn leverancier een NDA afspreken over de gegevens voor het paspoort een vraag is die vaker voorkomt dan gedacht.

De gegevens komen wel, maar niemand controleert ze. Een fabrikant nam aan dat de leverancier de juiste materiaalcodes had aangeleverd, en pas bij een steekproef bleek dat een verkeerde grondstofcode was doorgegeven. Zonder controlestap komt zoiets pas laat aan het licht.

De leverancier verandert, en de oude gegevens verdwijnen. Een matrassenfabrikant wisselt van schuimleverancier omdat de prijs of levertijd beter is, maar de gegevens van de vorige leverancier zijn nergens gearchiveerd. Het paspoort van eerder geleverde matrassen mist daardoor plotseling een onderbouwing.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van welke gegevens nodig zijn per onderdeel (schuim, vering, textiel, coatings), zodat een verzoek aan de leverancier concreet en compleet is in één keer.
• Een schriftelijk verzoek met een reactietermijn, in plaats van een mondelinge of losse vraag per e-mail zonder vervolg.
• Een contractuele bepaling over het leveren van paspoortgegevens, opgenomen in het inkoopcontract of als bijlage daarbij — zie hoe leg ik de levering van paspoortgegevens vast in mijn inkoopcontract.
• Een vastgelegde controlestap voor binnenkomende gegevens, zodat fouten of hiaten worden opgemerkt vóór het paspoort wordt samengesteld — dit sluit aan bij hoe controleer ik of de gegevens van mijn leverancier kloppen.
• Een archief per leverancier en per levering, zodat gegevens niet verdwijnen bij een leverancierswissel. Dit is direct relevant als een bedrijf overweegt van leverancier te veranderen; zie blijft het productpaspoort kloppen als ik een andere leverancier van matrasmateriaal neem.
• Een geheimhoudingsafspraak, als een leverancier terughoudend is vanwege vertrouwelijke receptuur of samenstelling, zodat gegevens wel gedeeld worden zonder dat de leverancier het gevoel heeft concurrentiegevoelige informatie vrij te geven.
• Een duidelijke toewijzing van gegevens per onderdeel, vooral wanneer schuim en vering van verschillende leveranciers komen — dit voorkomt dubbele of tegenstrijdige informatie in één paspoort, zie hoe combineer ik gegevens van verschillende leveranciers van schuim en vering in één paspoort.

Een leverancier die niets levert, is dus niet alleen een praktisch ongemak; het is een situatie waarin de verantwoordelijkheid voor het paspoort bij de fabrikant blijft liggen, terwijl de basis daarvoor bij een ander ligt. Wie dat van tevoren vastlegt — wat er nodig is, wanneer, en wat er gebeurt als het uitblijft — staat er aanmerkelijk sterker voor dan wie dat pas ontdekt op het moment dat de gegevens al hadden moeten binnen zijn.