Mein Lieferant liefert die Daten nicht — was kann ich tun?

Lieferant liefert nicht: Hersteller bleibt verantwortlich

Wenn ein Lieferant die angeforderten Daten nicht bereitstellt, ändert dies nichts daran, wer für das digitale Produktpass verantwortlich ist: Das bleibt der Hersteller oder Importeur, der die Matratze in Verkehr bringt. Die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt in Artikel 27 die Anforderungen für den Pass beim Hersteller fest, doch dieselbe Verordnung verpflichtet in Artikel 38 auch Akteure in der Lieferkette, die Informationen bereitzustellen, die erforderlich sind, um diese Anforderungen zu erfüllen. Ein Lieferant, der nicht liefert, verstößt möglicherweise gegen eine eigene Verpflichtung aus der Verordnung — aber das entbindet den Hersteller nicht von der eigenen Aufgabe, den Pass zusammenzustellen. Das Problem verschiebt sich also nicht weg, sondern zur Frage, wie der Hersteller die fehlenden Daten erhält oder ersetzt.

Für Hersteller und Importeure, nicht für den Pass selbst

Dieses Thema betrifft die Beziehung zwischen einem Matratzenhersteller oder -importeur und den Parteien, von denen er Teile, Materialien oder Rohstoffe bezieht — Schaum, Federn, Textilien, Kleber, Chemikalien. Artikel 38 ist für diese Stelle in der Kette geschrieben: Lieferanten, die selbst das Endprodukt nicht in Verkehr bringen, aber Daten haben, die der Hersteller benötigt. Es geht nicht um die Beziehung zwischen einem Einzelhändler und einem Hersteller — diese verläuft über andere Bestimmungen zu Vertreibern — und es geht auch nicht um einen Verbraucher, der um Informationen bittet. Es besagt auch nichts darüber, was passiert, wenn eine Überwachungsbehörde einen Hersteller auf einen unvollständigen Pass anspricht; das ist eine separate Frage der Einhaltung und Durchsetzung, nicht der gegenseitigen Beziehung mit einem Lieferanten.

Verpflichtung gilt, sobald delegierte Handlung vorhanden ist

Die konkreten Anforderungen an den Pass für Matratzen — und damit auch die genauen Daten, die ein Lieferant bereitstellen sollte — sind erst festgelegt, wenn die delegierte Handlung für diese Produktgruppe veröffentlicht ist. Dieses Datum steht noch nicht fest. Nach dem ESPR-Arbeitsplan 2025-2030 wird diese delegierte Handlung um 2028 erwartet, aber dies ist eine Planung, keine Zusage. Bis zur Veröffentlichung gilt bereits der allgemeine Rahmen der ESPR, einschließlich Artikel 38, aber die produktspezifische Verpflichtung, bestimmte Daten über Matratzen zu liefern, entsteht erst mit dieser delegierten Handlung. Wer jetzt schon mit Lieferanten an einen Tisch sitzt, tut dies also in Vorwegnahme einer Verpflichtung, die noch festgestellt werden muss — klug als Vorbereitung, aber nicht etwas, an das ein Lieferant momentan rechtlich für Matratzen speziell gebunden ist.

Was zu tun ist, wenn Daten ausbleiben

Wer auf einen Lieferanten trifft, der nicht liefert, geht dies normalerweise in mehreren Schritten an. Zunächst wird festgestellt, welche Daten genau fehlen und warum: manchmal ist das Unwille, häufiger Unkenntnis darüber, was künftig verlangt wird. Danach ist es üblich, dies in der Einkaufsbeziehung festzuhalten — über vertragliche Vereinbarungen oder zusätzliche Bedingungen, die einen Lieferanten verpflichten, die erforderlichen Daten rechtzeitig bereitzustellen, möglicherweise mit einem Zwangsmittel, das im Vertrag selbst verankert ist. Wenn ein Lieferant strukturell nicht mitarbeitet, wird oft nach alternativen Quellen gesucht: Eigenmessungen, Testberichte eines unabhängigen Labors oder Daten eines anderen Lieferanten desselben Materialtyps. Es ist auch üblich, Versuche, Daten anzufordern, zu dokumentieren — Korrespondenz, Anfragen, Antworten — damit eine Akte vorhanden ist, falls dies später relevant wird. Erst wenn diese Wege ausgeschöpft sind und es dennoch eine rechtliche Verpflichtung gibt, kommt ein Kontakt zur zuständigen Überwachungsbehörde in Betracht; was diese Behörde im konkreten Fall entscheidet, lässt sich nicht vorhersagen und hängt von den dann geltenden Regeln und den Umständen des Falles ab.

Die rechtliche Grundlage: Artikel 27 und Artikel 38 ESPR

Artikel 27 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt die Verpflichtungen von Herstellern, einschließlich der Gewährleistung eines korrekten und vollständigen digitalen Produktpasses beim Inverkehrbringen eines Produkts. Artikel 38 derselben Verordnung richtet sich an Akteure in der Lieferkette und verpflichtet sie, die Informationen bereitzustellen, die erforderlich sind, um die Anforderungen der Verordnung zu erfüllen. Zusammen bestimmen diese Artikel, dass die endgültige Verantwortung beim Hersteller liegt, während Lieferanten eine eigene, ergänzende Verpflichtung haben, bei der Bereitstellung von Daten mitzuwirken.

Was jetzt zu tun ist

Wer als Hersteller oder Importeur von Matratzen auf einen Lieferanten trifft, der keine Daten liefert, kann dies bereits in den Einkaufsbedingungen festhalten und damit beginnen, eine Dokumentation von Anfragen und Antworten aufzubauen — auch wenn die delegierte Handlung für Matratzen noch nicht veröffentlicht ist. Sobald diese Handlung vorliegt, werden hier das genaue Datum und die konkreten angeforderten Daten angegeben.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Matrassenhersteller, der das Produktpass zusammenstellt, trägt nach Artikel 27 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) Verantwortung für Vollständigkeit und Richtigkeit. Diese Verantwortung entfällt nicht, wenn ein Lieferant die erforderlichen Daten nicht, zu spät oder unvollständig liefert. Gleichzeitig legt Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) auch Akteuren in der Lieferkette — also auch dem Lieferanten von Schaum, Federn, Textilien oder anderen Komponenten — eine Rolle bei der Bereitstellung von Informationen auf, die für den Pass erforderlich sind. Was dies in der Praxis für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet, gliedert sich in einige Punkte.

Der Hersteller bleibt ansprechbar, auch bei einem schweigenden Lieferanten

Ein Hersteller, der Matratzen auf den Markt bringt, kann sich nicht hinter einem Lieferanten verstecken, der nicht reagiert. Dies ist keine Frage von Zorn oder Unwilligkeit einer Kontrollbehörde, sondern eine Folge dessen, wie die Verantwortung in Artikel 27 der ESPR geregelt ist: Sie liegt bei dem, der das Produkt auf den Markt bringt. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies, dass das Ausbleiben von Daten ein Problem darstellt, das Maßnahmen erfordert, und nicht etwas, dessen Folgen automatisch beim Lieferanten landen.

Lieferanten haben selbst auch eine Rolle

Artikel 38 der ESPR macht deutlich, dass Akteure in der Lieferkette an der Bereitstellung von Produktinformationen beteiligt sind. Dies gibt einem Hersteller eine Grundlage, um Daten anzufordern, und es gibt der Anfrage auch Gewicht: Es ist nicht nur eine Bitte aus Kulanz, sondern etwas, das in der Art passt, wie die Kette in der Verordnung aufgebaut ist. In der Praxis bedeutet dies, dass eine Anfrage nach Daten am besten spezifisch und schriftlich erfolgt — welche Daten und wofür. Welche Daten muss ich bei meinem Matratzenlieferanten anfordern? beschreibt, worüber eine solche Anfrage gehen sollte.

Die Verpflichtung besteht unabhängig davon, wie der Vertrag gestaltet ist

Ob ein Lieferant Daten liefert, hängt in der Praxis stark davon ab, was darüber vereinbart wurde. Ein Unternehmen, das erst nach dem Ausbleiben von Daten überprüft, was vertraglich festgehalten ist, kommt oft zu dem Ergebnis, dass wenig schriftlich festgehalten ist. Dies ist keine Verpflichtung aus der ESPR selbst, aber eine praktische Voraussetzung, um die Verpflichtung aus Artikel 27 erfüllbar zu machen. Wie dokumentiere ich die Bereitstellung von Passdaten in meinem Einkaufsvertrag? geht darauf ein, wie eine solche Vereinbarung aussehen kann.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Der Lieferant antwortet langsam oder gar nicht. Eine Anfrage nach Materialdaten verschwindet im Posteingang einer Verkaufsabteilung, die solche Fragen nicht gewohnt ist, und es kommt keine Antwort. Ohne festgelegte Vereinbarung über Lieferfristen gibt es wenig Spielraum, um darauf zurückzugreifen.

Der Lieferant liefert Daten, aber unvollständig. Eine Schaumzusammensetzung kommt, aber nichts über die Herkunft der Feder oder die verwendeten Klebstofftypen. Der Hersteller entdeckt die Lücken erst bei der Zusammenstellung des Passes, wenn die Frist bereits näher rückt.

Der Lieferant verweigert die Weitergabe von Daten aus Wettbewerbsgründen. Besonders bei spezifischen Schaumzusammensetzungen oder Beschichtungen besteht die Sorge, dass Konkurrenten über den Pass Einblick in Rezepturen erhalten. Dies ist ein echtes Spannungsfeld, und es ist einer der Gründe, warum kann ich mit meinem Lieferanten eine NDA über die Daten für den Pass vereinbaren eine Frage ist, die häufiger auftritt als gedacht.

Die Daten kommen an, aber niemand überprüft sie. Ein Hersteller nahm an, dass der Lieferant die richtigen Materialkodierungen geliefert hatte, und erst bei einer Stichprobe stellte sich heraus, dass ein falscher Rohstoffcode weitergeleitet worden war. Ohne Kontrollschritt kommt so etwas erst spät ans Licht.

Der Lieferant wechselt, und die alten Daten verschwinden. Ein Matrassenhersteller wechselt den Schaumlieferanten, weil der Preis oder die Lieferzeit besser ist, aber die Daten des vorherigen Lieferanten sind nirgends archiviert. Der Pass von zuvor gelieferten Matratzen verliert dadurch plötzlich seine Begründung.

Was Sie festhalten können

Ein Überblick über welche Daten pro Komponente erforderlich sind (Schaum, Federn, Textilien, Beschichtungen), sodass eine Anfrage an den Lieferanten konkret und vollständig auf einmal ist.
Eine schriftliche Anfrage mit einer Antwortsetzung, statt einer mündlichen oder losen Anfrage per E-Mail ohne Fortsetzung.
Eine vertragliche Regelung zur Lieferung von Passdaten, aufgenommen in den Einkaufsvertrag oder als Anlage dazu — siehe wie ich die Lieferung von Passdaten in meinem Einkaufsvertrag festhalte.
Ein dokumentierter Kontrollschritt für eingehende Daten, damit Fehler oder Lücken bemerkt werden, bevor das Passdatum zusammengestellt wird — dies schließt an wie ich prüfe, ob die Daten meines Lieferanten stimmen.
Ein Archiv pro Lieferant und pro Lieferung, damit Daten nicht verloren gehen bei einem Lieferantenwechsel. Dies ist direkt relevant, wenn ein Unternehmen einen Lieferantenwechsel erwägt; siehe bleibt der Produktpass korrekt, wenn ich einen anderen Lieferanten für Matratzenmaterial nehme.
Eine Geheimhaltungsvereinbarung, falls ein Lieferant wegen vertraulicher Rezeptur oder Zusammensetzung zögerlich ist, damit Daten dennoch geteilt werden, ohne dass der Lieferant das Gefühl hat, wettbewerbssensible Informationen freizugeben.
Eine klare Zuweisung von Daten pro Komponente, besonders wenn Schaum und Federung von verschiedenen Lieferanten stammen — dies verhindert doppelte oder widersprüchliche Informationen in einem Passdatum; siehe wie kombiniere ich Daten verschiedener Lieferanten von Schaum und Federn in einen Pass.

Ein Lieferant, der nichts liefert, ist also nicht nur ein praktisches Unbehagen; es ist eine Situation, in der die Verantwortung für das Passdatum beim Hersteller bleibt, während die Grundlage dafür bei einem anderen liegt. Wer das vorher festlegt — was nötig ist, wann, und was geschieht, wenn es ausbleibt — steht deutlich besser da als wer das erst entdeckt, wenn die Daten bereits hätten eingehen müssen.

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Mit KI verfasst auf der Grundlage der obigen Quellen, überprüft durch einen Menschen am 2026-08-22. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.