matrapas.eu
Logowanie Rejestracja

Jak uregulować dostarczanie danych paszportu w umowie zakupu?

Określ, kto dostarcza dane pasportu i kiedy

Dostarczanie danych pasportu utrwala się poprzez opisanie w umowie zakupu, która strona dostarcza jakie dane, w jakiej formie i od którego momentu obowiązek wchodzi w życie. To jest zgodne z strukturą ESPR: uczestnik rynku, który jest częścią łańcucha dostaw, musi przekazać prawidłowe i pełne informacje stronie, która dalej w łańcuchu opracowuje pasport produktu (artykuł 38 Rozporządzenia (UE) 2024/1781). Dla producenta lub importera materacy oznacza to w praktyce, że własni dostawcy — piany, tekstyliów, sprężyn, klejów i powłok — muszą dostarczyć dane podstawowe dotyczące materiałów i pochodzenia. Umowa zakupu to miejsce, w którym dostawa staje się praktyczna i wykonalna: nie jako luźna obietnica, ale jako zobowiązanie umowne z formą, momentem i osobą odpowiedzialną.

Dla dostawców i importerów, nie dla budowy samego pasportu

Te ustalenia dotyczą relacji między stroną kupującą a dostawcą, producentem lub importerem dostarczającymi dane źródłowe. Nie dotyczą tego, jak pasport wygląda merytorycznie, jaki format danych jest obowiązkowy lub które pola dokładnie są obowiązkowe — to określa się dla każdej grupy produktów w akcie delegowanym i jest obowiązkiem platformy opracowującej i hostującej pasport. To rozróżnienie jest istotne: umowa zakupu reguluje dostarczanie danych między stronami handlowymi, podczas gdy wymagana zawartość merytoryczna pasportu stanowi oddzielną warstwę. Ważne jest również, że obowiązek wynikający z artykułu 38 kieruje się do uczestników łańcucha dostaw ogólnie, podczas gdy artykuł 29 odnosi się konkretnie do importerów: muszą oni między innymi sprawdzić, czy producent opracował pasport, oraz przechowywać i udostępniać dokumentację. Dla strony, która sama importuje, istotne jest zatem jasne określenie w umowie zakupu z zagranicznym producentem, kto ponosi którą część tego obowiązku.

Brak ustalonej daty, ale ustalony ramy czasowe

Kiedy te obowiązki będą konkretnie obowiązywać dla materacy, nie jest jeszcze ustalone. Sam ESPR jest w mocy, ale obowiązek faktycznego stosowania cyfrowego pasportu produktu dla określonej grupy produktów, takiej jak materace, powstaje dopiero z aktem delegowanym dla tej grupy produktów. Zgodnie z planem działania ESPR na okres 2025-2030 akt delegowany dla materacy oczekiwany jest w 2028 roku, ale jest to tylko harmonogram, a nie ustalona data. Gdy akt zostanie opublikowany, tutaj zostanie podana dokładna data. Do tego czasu jest już ustalone, że obowiązek dla uczestników łańcucha dostaw do przekazywania prawidłowych informacji (artykuł 38) i obowiązki importerów (artykuł 29) są już zawarte w rozporządzeniu — nie jest to zatem system do wymyślenia od nowa, ale ramy, których data wejścia w życie dla materacy dopiero będzie ustalona.

Jak podejść do tego umownie

Procedura, w której zwykle się to rozpoczyna, zaczyna się od mapowania własnego łańcucha dostaw: który dostawca dostarcza jaki materiał lub komponent, a który z nich dysponuje danymi, które będą potrzebne do paszportu (skład materiałowy, pochodzenie, ewentualne substancje będące przedmiotem zainteresowania). Następnie w umowie zakupu opisuje się, KTÓRE dane są dostarczane, w jakim formacie lub za pośrednictwem jakiego systemu i w jakim momencie — na przykład przy każdej dostawie, w przypadku zmiany receptury lub na pierwsze żądanie. Następnie zwyczajowo ustala się, kto odpowiada za poprawność dostarczonych danych i kto odpowiada za aktualizację, gdy zmieni się skład, ponieważ paszport, który nie jest aktualizowany, traci na wartości. Czwartym punktem jest podział odpowiedzialności w przypadku nieprawidłowych lub brakujących danych: co się dzieje, gdy dostawca nie dostarcza danych, dostarcza je z opóźnieniem lub nieprawidłowo, i kto ponosi tego konsekwencje wobec użytkownika końcowego lub organu nadzoru. Wreszcie, dla importerów istotne jest uwzględnienie w umowie z producentem umowy dotyczącej przechowywania i udostępniania, ponieważ importer sam jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji i przedstawienia jej na żądanie (artykuł 29) — obowiązek ten łatwiej jest spełnić, jeśli dane bazowe są już umownie wymagane od producenta.

Na czym to jest oparte: artykuł 38 i artykuł 29 ESPR

Obowiązek przekazywania rzetelnych i kompletnych informacji następnej stronie w łańcuchu wynika z artykułu 38 Rozporządzenia (UE) 2024/1781, które określa wymogi dla uczestników łańcucha dostaw. Dodatkowe obowiązki dla importerów — w tym kontrolowanie i przechowywanie dokumentacji — wynikają z artykułu 29 tego samego rozporządzenia. Oba artykuły razem stanowią podstawę prawną, dlaczego umowy te powinny znaleźć się w umowie zakupu: rozporządzenie nakłada obowiązek na samych uczestników rynku, a umowa jest instrumentem, za pomocą którego obowiązek ten jest praktycznie realizowany między stronami handlowymi.

Ci, którzy już pracują z dostawcami, mogą już teraz zmapować własny łańcuch dostaw i podczas następnego przeglądu umowy włączyć dział dotyczący dostarczania danych zgodnie z wyżej wymienionymi punktami — tak aby nie było konieczne działanie pod presją czasu zaraz po opublikowaniu aktu delegowanego dla materacy.

Na czym to jest oparte

Samo rozporządzenie dostępne jest na EUR-Lex. Odwołujemy się do każdego stwierdzenia; nie musisz nam wierzyć.

Co konkretnie musisz zrobić

Co się od ciebie oczekuje

Jeśli producent lub importer skupuje matrasy i musi sam zebrać ich certyfikat, zależy od danych dostarczonych przez dostawcę. ESPR nakłada zatem obowiązek nie tylko na producenta, ale na wszystkich uczestników łańcucha dostaw, jeśli chodzi o udostępnianie informacji.

Uczestnicy łańcucha dostaw dostarczają informacje

Artykuł 38 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) stanowi, że uczestnicy łańcucha dostaw udostępniają informacje niezbędne do spełnienia wymogów rozporządzenia. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to praktycznie, że dostawca pianki, producent sprężyn lub tapicerer nie może po prostu milczeć, gdy prosi się o informacje dotyczące składu, pochodzenia lub danych materiałowych. Nie daje gotowego wykazu tego, co dokładnie musi być dostarczone — wynika to z aktu delegowanego dla każdej grupy produktów — ale ustala obowiązek, aby informacje zostały dostarczone. Które dane to są w praktyce, można przeczytać w jakie dane należy zażądać od dostawcy matrasy.

Importerzy mają dodatkową odpowiedzialność

Jeśli matrasy lub ich części są sprowadzane z poza Unię Europejską, artykuł 29 ESPR nadaje importer odrębny status. Importer wchodzi w łańcuch jako osoba wprowadzająca produkt na rynek europejski, a tym samym przypisuje się mu część odpowiedzialności, która normalnie przypadałaby producentowi. Dla średniej wielkości przedsiębiorstwa importującego matrasy lub części do matrasy oznacza to, że umowy z zagranicznym dostawcą dotyczące dostarczenia danych nie są bez zobowiązań — importer sam odpowiada, jeśli dane brakuje lub są niepoprawne. Co to konkretnie oznacza przy imporcie z poza Unię Europejską, opisano w co certyfikat produktu oznacza przy imporcie spoza Unii Europejskiej.

Gdzie się psuje w praktyce

W praktyce stosunki zakupowe napotykają na kilka powtarzających się punktów.

Pierwsza sytuacja to dostawca, który dostarcza części do matrasy, ale nie wysyła standardowo odpowiadających mu danych materiałowych. Kupujący odkrywa to często dopiero w momencie, gdy trzeba zebrać certyfikat, a wtedy dostarczenie tych informacji z opóźnieniem jest zwykle wolniejsze niż zaplanowano.

Druga sytuacja to dostawca, który dostarcza dane, ale w formie, która nie odpowiada temu, czego potrzebuje certyfikat — na przykład kartę produktu zamiast danych strukturalnych. Wymaga to czasu na przetworzenie i stwarza ryzyko błędów.

Trzecia sytuacja powstaje w przypadku matrasy składającej się z części różnych podwykonawców: rdzenia ze spienionego tworzywa od jednego, sprężyn od drugiego. Bez jasnych ustaleń dotyczących tego, kto co dostarcza, powstaje luka między dwoma dostawcami, za którą nikt nie czuje się odpowiedzialny. Jak to wchodzi do certyfikatu, opisano w jak łączyć dane różnych dostawców pianki i sprężyn w jeden certyfikat.

Czwarta sytuacja to zmiana dostawcy w połowie linii produkcyjnej. Certyfikat już sprzedanej matrasy musi być nadal dokładny, nawet jeśli producent tymczasem kupuje od innego dostawcy pianki. Bez ustalonych umów dotyczących archiwizacji starych danych informacje te czasami znikają w momencie, gdy relacja ze starym dostawcą się kończy.

Piąta sytuacja to dostawca, który dostarcza dane, które po sprawdzeniu okazują się niepoprawne. Bez umownego ustalenia dotyczącego odpowiedzialności i naprawy pytanie, kto to naprawi, pozostaje całkowicie otwarte w momencie, gdy coś pójdzie nie tak.

Co można udokumentować

Umowa zakupu może ustalić wiele rzeczy, które uniknąć tego rodzaju sytuacji lub przynajmniej uczynić je do opanowania:

Razem punkty te nie stanowią listy wyczerpującej ani porady prawnej, lecz praktyczny punkt wyjścia do rozmowy z dostawcą lub własnym radcą prawnym. Dla firm, które jeszcze ustalają, czy ich materace w ogóle podlegają tym przepisom, najpierw trzeba odpowiedzieć na pytanie na czy cyfrowy paszport produktu ma zastosowanie do Twoich materacy.

To nie jest porada prawna. Ta strona zawiera ogólne informacje o regulacjach, którymi zajmuje się ta platforma. Nie znamy Twojej sytuacji. W razie wątpliwości dotyczących Twojego przypadku skonsultuj się z prawnikiem lub właściwym organem nadzoru.

Napisane przy wsparciu sztucznej inteligencji na podstawie powyższych źródeł, sprawdzone przez człowieka w dniu 2026-08-22. Coś się nie zgadza? Daj nam znać — korekty mają priorytet.