Kaip savo pirkimo sutartyje užtikrinti pasų duomenų teikimą?

Nustatykite, kas kokius pasporto duomenis teikia ir kada

Pasporto duomenų teikimą nustatysite aprašydami pirkimo sutartyje, kuri šalis kokie duomenys teikia, kokia forma ir nuo kurio momento ta pareiga pradeda galioti. Tai atitinka ESPR numatytą sistemą: rinkos dalyvis, kuris yra tiekimo grandinės dalis, turi perduoti teisingą ir išsamią informaciją toliau tiekimo grandinėje esančiai šaliai, kuri surenka produkto pasportą (Reglamento (EU) 2024/1781 38 straipsnis). Matraco gamintojui ar importuotojui tai praktiškai reiškia, kad jo patys tiekėjai — putų, tekstilės, spyruoklių, klijavimo medžiagų ir padengų — turi pateikti pagrindinius duomenis apie medžiagas ir jų kilmę. Pirkimo sutartis yra vieta, kur tas teikimas tampa praktiškas ir vykdomas: ne kaip paprasta prašymas, bet kaip sutartinė pareiga su konkrečia forma, momentu ir atsakingu asmeniu.

Tiekėjams ir importuotojams, o ne pačiam pasporto turiniui

Šie susitarimai reguliuoja santykius tarp perkančios šalies ir tiekėjo, gamintojo ar importuotojo, kurie teikia pagrindinius duomenis. Jie nereglamentuoja, kaip pasportą turėtų atrodyti iš turinio, koks duomenų formatas yra privalomas, ar kokie laukai tiksliai yra privalomi — tai nustatoma kiekvienai produktų grupei delegijamojo akto būdu ir priklauso platformai, kuri surenka ir talpina pasportą. Šis skirtumas yra svarbus: pirkimo sutartis reguliuoja duomenų teikimą tarp komercinių šalių, o pasporto įstatyminės nuostatos — tai atskira sritis. Taip pat svarbu, kad 38 straipsnyje nurodyta pareiga apima veikėjus tiekimo grandinėje apskritai, o 29 straipsnis konkrečiai apima importuotojus: jie turi patikrinti, ar gamintojas sudarė pasportą, ir saugoti bei turėti prieinamą dokumentaciją. Šaliai, kuri pati importuoja, pirkimo sutartyje su užsieniečiu gamintoju išreikščiai turi paaiškinti, kas nešasi kokią tos pareigos dalį.

Nenustatyta data, bet nustatytas karkasas

Kada šios pareigos tiksliai pradės galioti matracams, dar nenustatyta. Pati ESPR galioja, bet pareiga faktiškai taikyti skaitmeninį produkto pasportą konkrečiai produktų grupei, tokiai kaip matracai, atsiranda tik su delegijamaisiais aktais tos produktų grupės atžvilgiu. Pagal ESPR darbo planą 2025–2030 metams matracų delegijamasis aktas tikimasi 2028 metais, tačiau tai tik planas, o ne nustatyta data. Kai tik aktas bus paskelbtas, čia bus nurodyta tikslią datą. Kol to nebus, jau nustatyta, kad pareiga tiekimo grandinės veikėjams perduoti teisingą informaciją (38 straipsnis) ir importuotojų pareigos (29 straipsnis) jau yra reglamente įtrauktos — tai nėra iš naujo kuriama sistema, bet nustatytasis karkasas, kurio matracams galioti pradėta data dar turi būti nustatyta.

Štai kaip tai sutartiniu atžvilgiu organizuojate

Tvarka, kuria tai paprastai imamasi, pradedama nuo savosios tiekimo grandinės susidorojimo: kuris tiekėjas tiekia kokią medžiagą ar komponentą, ir kurie iš jų turi duomenis, kurie netrukus bus reikalingi pasportui (medžiagos sudėtis, kilmė, galimos susirūpinusios medžiagos). Toliau pirkimo sutartyje aprašoma, KOKIE duomenys bus tiekiami, kokiu formatu ar per kurią sistemą ir kokiu momentu — pavyzdžiui, su kiekvienu pristatymu, pasikeitus formulei, arba iš pirmo prašymo. Tada įprasta nustatyti, kas atsakingas už tiekiamų duomenų teisingumą ir kas rūpinasi atnaujinimu, jei pasikeičia sudėtis, nes pasportas, kuris neatnaujinamas, praranda savo vertę. Ketvirtasis punktas yra atsakomybės pasiskirstymas neteisingų ar trūkstamų duomenų atveju: kas atsitinka, jei tiekėjas duomenų nepateikia, pateikia vėlai arba neteisingai, ir kas to padarinių pasiima galutinio vartotojo arba priežiūros institucijos atžvilgiu. Pagaliau importuotojams aktualu kontakte su gamintoju numatyti saugojimo ir prieinamumo sutartį, kadangi pats importuotojas privalo saugoti dokumentaciją ir iš prašymo ją parodyti (29 straipsnis) — tą pareigą lengviau įvykdyti, jei pagrindiniai duomenys kontraktu jau iš gamintojo buvo reikalaujami.

Kuo tai pagrįsta: 38 straipsnis ir 29 straipsnis ESPR

Pareiga pateikti teisingą ir išsamią informaciją kitai grandinės šaliai kyla iš Reglamento (ES) 2024/1781 38 straipsnio, kuriame nustatomi reikalavimai tiekimo grandinės dalyviams. Papildomos importuotojų pareigos — įskaitant dokumentacijos tikrinimą ir saugojimą — kyla iš tos pačios reglamento 29 straipsnio. Abu straipsniai kartu sudaro teisinį pagrindą, kodėl šios sutartys priklauso pirkimo kontraktui: reglamentas pareigą nustato patiems rinkos dalyviams, o kontraktas yra priemonė, kuria ta pareiga tarp komercinių šalių praktiškai įgyvendinama.

Tie, kurie jau dirba su tiekėjais, jau dabar gali susidoroti su sava tiekimo grandinė ir kitame kontrakto peržiūroje įtraukti paragrafą apie duomenų tiekimą, vadovaujantis aukščiau minėtais punktais — kad nereikėtų skubiai naudotis, kai tik bus paskelbtas delegavimo aktas matrasams.