Kuidas ma oma ostulepingus passoordandmete tarnimist reguleesin?

Määrake kindlaks, kes tarnistavad missuguseid passülesandeid ja millal

Passülesannete tarnimine määratakse kindlaks, kirjeldades ostuleppingus, milline pool tarniab missuguseid andmeid, millisel kujul ja millest ajast alates see kohustus kehtib. See vastab ESPR-i ülesehitusele: jaemüüja, kes on osa tarneahelast, peab edastama õigeid ja täielikke teavet poolele, kes tarneahelas edaspidi tootetunnistust koostab (Euroopa Liidu määruse (EL) 2024/1781 artikkel 38). Madratsitootja või -importija jaoks tähendab see praktikas seda, et tema vahetarnijad — vahust, tekstiilist, vedrudest kuni liimide ja pinnakatteisenditeni — peavad esitama põhilised andmed materjalide ja päritolu kohta. Ostuleping on koht, kus seda tarnimist praktikas ja jõustataval viisil tehtavaks muudetakse: mitte laheka lubadusena, vaid lepingulise kohustusena, millel on vorm, aeg ja vastutav isik.

Tarnijate ja importijate jaoks, mitte tunnistuse koostamise enda jaoks

Need kokkuleppeid puudutavad suhet ostva poole ja leverandöör-, tootja- või importija vahel, kes lähtevaid andmeid tarnistavad. Need ei puuduta seda, kuidas tunnistus sisuliselt välja näeb, milline andmevormingut nõutakse või millised väljad täpselt kohustuslikud on — selle määrab toaterühmi kohta delegeeritud akt ja selle kätte on platvormil, mis tunnistust koostab ja hostib. See erinevus on asjakohane: ostuleping reguleerib andmete tarnimist äripartnerite vahel, samas kui tunnistuse seaduslik sisu on eraldi kiht. Samuti on oluline, et artikli 38 kohustus kehtib tarneahela näitlejatele üldiselt, samas artikkel 29 näeb importijaid ette: nemad peavad muuhulgas kontrollima, et tootja tunnistuse on koostanud, ja dokumentatsiooni säilitama ning kättesaadavaks tegema. Poole jaoks, kes ise importida, on seega ostuleppingus välismaalase tootjaga selgeks teha, kes kannab selle kohustuse millist osa.

Kindlat kuupäeva pole, kuid kindel raamistik on olemas

Millal need kohustused madratsitele konkreetselt kehtima hakkavad, pole teada. ESPR ise jõustus, kuid kohustus konkreetse toaterühma, nagu madratsid, jaoks tegelikult digitaalset tootetunnistust kasutada, tekib alles selle toaterühma delegeeritud aktiga. ESPR-i tööplaani järgi aastateks 2025–2030 oodatakse madratsitele delegeeritud akti 2028. aastal, kuid see on planeering, mitte kindlaksmääratud kuupäev. Niipea kui akt on avaldatud, märgitakse siia täpne kuupäev. Kuni sellani on kindel, et tarneahela näitlejate kohustus edastada õigeid andmeid (artikkel 38) ja importijate kohustused (artikkel 29) on juba määruses sisaldatud — tegemist ei ole seega uue välja mõeldava süsteemiga, vaid raamistikuga, mille madratsitele kehtimise kuupäev tuleb veel määrata.

Nii pakutakse lepinguliselt

Järjestus, milles seda tavaliselt käsitletakse, algab oma tarneahela kaardistamisest: milline tarnija tarnib millist materjali või osa ning kellel neist on andmed, mis hiljem paspordi jaoks vajalikud (materjali koostis, päritolu, võimalikud teadlikult käsitletavad ained). Seejärel kirjeldatakse ostulepingus, millised andmed tarnitakse, mis vormingus või millise süsteemi kaudu ning mis ajal — näiteks iga tarnega, koostise muutumisel või esimesel taotlusel. Pärast seda on tavapärane määrata, kes vastutab tarnitud andmete õigsuse eest ja kes hooldab uuendamist, kui koostis muutub, sest pasport, mida ei uuendata, kaotab oma väärtuse. Neljas punkt on vastutuse jaotamine ebatäpsete või puuduvate andmete eest: mis juhtub, kui tarnija andmeid ei esita, esitab neid hilja või valesti, ja kes kannab sellest tulenevaid tagajärgi lõppkasutaja või järelevalveasutuse suunas. Lõpuks on importöörile asjakohaselt oluline sisaldada ostulepingus tootjaga salvestamis- ja kättesaadavustamise kokkulepet, kuna importöör ise on kohustatud dokumentatsiooni säilitama ja taotlusel näitama (artikkel 29) — seda kohustust on lihtsam täita, kui alusandmed on lepinguliselt juba tootjalt nõutud.

Millel see põhineb: artikkel 38 ja artikkel 29 ESPR-st

Kohustus edastada järgmisele ketis olevale osapoolele õige ja täielik teave tuleneb Määruse (EL) 2024/1781 artiklist 38, mis kehtestab nõudmised tarneahela osalejatele. Importööride lisanõudmised — sealhulgas dokumentatsiooni kontrollimine ja säilitamine — tulenevad sama määruse artiklist 29. Mõlemad artiklid moodustavad koos seadusliku aluse, miks need kokkuleppeid peaksid ostulepingus sisalduma: määrus paneb kohustuse turujagajate eneste kanda, ja leping on vahend, millega see kohustus kommertsiaalisten osapoolte vahel praktiliselt teostakse.

Kes juba tarnijaiga töötab, saab oma tarneahela juba nüüd kaardistada ja järgmisel lepingu ülevaatamise ajal lisada andmete tarnimisest käsitleva jaotise ülaltoodud punktide alusel — et ei peaks aega venitama ja kiirustama kohe pärast delegeeritud akti matraksitele avalikustamist.