Hogyan rögzítem az útlevél-adatok szállítását beszerzési szerződésemben?

Rögzítse, hogy ki mely passzportadatokat szolgáltat, és mikor

A passzportadatok szállítása akkor rögzített, ha a beszerzési szerződésben leírja, hogy mely fél mely adatokat szállítja, milyen formában, és hogy az adott kötelezettség mikor lép érvénybe. Ez összhangban van az ESPR felépítésével: az ellátási láncban résztvevő piaci szereplőnek pontos és teljes információt kell továbbítania annak a félnek, amely az ellátási lánc későbbi szakaszában összeállítja a termékalapú passzportot (a 2024/1781 EU rendelet 38. cikke). A matracgyártó vagy -importőr gyakorlatban azt jelenti, hogy saját beszállítóitól — habokról, textíliákról, rugókról, ragasztóanyagokról és bevonatokról — az anyagokra és származásra vonatkozó alapadatokat kell beszerzniük. A beszerzési szerződés az a hely, ahol ez a szállítás praktikus és kikényszeríthető: nem mint ígéret, hanem mint szerződéses kötelezettség, amely konkrét formával, időponttal és felelősséggel rendelkezik.

Beszállítók és importőrök számára, nem magának a passzport összeállításához

Ezek az egyezségek egy beszerzésre fordítót és egy beszállítót, gyártót vagy importőrt közötti kapcsolatról szólnak, aki az alapadatokat szállítja. Nem arról szólnak, hogy a passzport tartalmilag milyen legyen, mely adatformátum kötelező, vagy mely mezők pontosan szükségesek — ezt termékcsoport szerint egy delegált aktusban határozzák meg, és az a platform feladata, amely a passzportot összeállítja és üzemelteti. Ez az különbségtétel lényeges: a beszerzési szerződés a piaci szereplők közötti adatszállítást szabályozza, míg a passzport jogi tartalma egy külön réteg. Fontos azt is megjegyezni, hogy a 38. cikk szerinti kötelezettség az ellátási lánc szereplőire általánosságban vonatkozik, míg a 29. cikk kifejezetten az importőrökre: például ellenőrizniük kell, hogy a gyártó összeállította-e a passzportot, és dokumentációt kell őrizniük és elérhetővé tenni. Az olyan fél számára, amely maga importál, ezért fontos, hogy a külföldi gyártóval kötött beszerzési szerződésben egyértelműen rögzítse, hogy az adott kötelezettség melyik részét ki viseli.

Nincs rögzített dátum, de van egy megállapított keretrendszer

Még nem dőlt el, hogy ezek a kötelezettségek a matracok esetében konkrétan mikor lépnek életbe. Az ESPR önmagában hatályban van, de a konkrét termékcsoport — például a matracok — esetében a digitális termékalapú passzport tényleges alkalmazási kötelezettsége csak egy delegált aktussal kezdődik meg az adott termékcsoport számára. Az ESPR 2025–2030 közötti időszakra vonatkozó munkatervében a matracokra vonatkozó delegált aktus 2028-ban várható, de ez egy ütemterv, nem egy rögzített dátum. Amint a határozat közzétételre kerül, az exacta dátum itt lesz feltüntetve. Addig is rögzített azonban, hogy az ellátási lánc szereplőire vonatkozó kötelezettség — pontos információ közvetítése (38. cikk) — és az importőrökre vonatkozó kötelezettségek (29. cikk) már szerepelnek a rendeletben: nem egy újonnan kitalálható rendszer, hanem egy keretrendszer, amelynek a matracokra vonatkozó érvénybetépési dátuma még nem kerül meghatározásra.

A szerződéses megközelítés gyakorlatban

Az első lépés rendszerint a saját ellátási lánc feltérképezése: mely szállító szállít mely anyagot vagy alkatrészt, és közülük kinek vannak meg azok az adatok, amelyekre később szüksége lesz a passzporthoz (anyagösszetétel, származás, szükség esetén aggályos anyagok). Ezt követően a beszerzési szerződésben leírják, MELY adatokat szállítanak, milyen formátumban vagy milyen rendszeren keresztül, és milyen időpontban — például minden szállítmánynál, receptúra-módosítás esetén, vagy első kérésnél. Ezt követően szokás rögzíteni, hogy ki felelős a szállított adatok helyességéért, és ki gondoskodik a frissítésről, ha egy összetétel megváltozik, mivel a fel nem frissített passzport értékét veszti. Negyedik pont a helytelenül vagy hiányosan szolgáltatott adatok felelősségmegosztása: mi történik, ha egy szállító nem, vagy késve, vagy helytelenül szállít adatokat, és ennek a végső felhasználó vagy a felügyeleti hatóság felé kinek vannak a következményei. Végül az importőrök számára fontos, hogy a gyártóval kötött szerződésben rögzítsenek egy tárolási és rendelkezésre bocsátási megállapodást, mivel az importőr maga is köteles dokumentációt megőrizni és kérésre bemutatni (29. cikk) — ezt a kötelezettséget könnyebb teljesíteni, ha az alapul szolgáló adatok szerződésileg már a gyártónál voltak megkövetelve.

Ennek alapja: a ESPR 38. cikke és 29. cikke

A pontos és teljes információ továbbadásának a lánc következő félnek való továbbadására vonatkozó kötelezettség az (EU) 2024/1781 rendelet 38. cikkéből követkézik, amely követelményeket állapít meg az ellátási lánc szereplőivel szemben. Az importőrökre vonatkozó kiegészítő kötelezettségek — ideértve a dokumentáció ellenőrzését és megőrzését — ugyanezen rendelet 29. cikkéből adódnak. Mindkét cikk együtt képezi a jogi alapot arra, hogy ezek a megállapodások miért tartoznak a beszerzési szerződésbe: a rendelet a kötelezettséget magukra a piaci szereplőkre helyezi, és a szerződés az az eszköz, amellyel ezt a kötelezettséget a kereskedelmi felek között gyakorlatilag megvalósítják.

Aki már most szállítókkal dolgozik, már most feltérképezheti saját ellátási láncat, és a következő szerződésmódosításnál egy bekezdést foglalhat bele az adatszolgáltatásról a fent említett pontok szerint — így nem szükséges időnyomás alatt korrigálni, amint a matracokra vonatkozó delegált jogszabály megjelenik.