Comment documenter la fourniture de données de passeport dans mon contrat d'achat ?

Précisez qui fournit quelles données de passeport et quand

Vous consignez la fourniture des données de passeport en décrivant dans le contrat d'achat quelle partie fournit quelles données, sous quelle forme et à partir de quel moment cette obligation prend effet. Cela s'aligne sur la structure du ESPR : un acteur du marché qui fait partie de la chaîne d'approvisionnement doit transmettre des informations exactes et complètes à la partie qui, plus loin dans la chaîne, constitue le passeport produit (article 38 du Règlement (UE) 2024/1781). Pour un fabricant ou importateur de matelas, cela signifie en pratique que vos propres fournisseurs — de mousse, de textiles, de ressorts à colles et revêtements — doivent fournir les données de base sur les matériaux et leur origine. Un contrat d'achat est le lieu où cette fourniture devient pratique et exécutoire : non pas comme une promesse isolée, mais comme une obligation contractuelle avec une forme, un moment et un responsable.

Pour les fournisseurs et importateurs, pas pour la structure du passeport lui-même

Ces accords concernent la relation entre une partie acheteur et le fournisseur, fabricant ou importateur qui fournit les données sources. Ils ne concernent pas l'apparence matérielle du passeport, quel format de données est obligatoire ou quels champs précisément le sont — cela est déterminé par groupe de produits dans un acte délégué et relève de la plateforme qui constitue et héberge le passeport. Cette distinction est pertinente : un contrat d'achat régit la fourniture de données entre des parties commerciales, tandis que le contenu légal du passeport est une couche distincte. Il est également important de noter que l'obligation découlant de l'article 38 s'adresse aux acteurs de la chaîne d'approvisionnement en général, tandis que l'article 29 vise spécifiquement les importateurs : ils doivent notamment vérifier que le fabricant a établi le passeport et conserver et mettre à disposition la documentation. Pour une partie qui importe elle-même, il est donc important de clarifier explicitement dans le contrat d'achat avec le fabricant étranger qui assume quelle partie de cette obligation.

Pas de date fixe, mais un cadre établi

Le moment où ces obligations deviennent concrètes pour les matelas n'est pas encore fixé. Le ESPR lui-même est en vigueur, mais l'obligation de mettre en œuvre un passeport produit numérique pour un groupe de produits spécifique comme les matelas ne surgit qu'avec un acte délégué pour ce groupe de produits. Selon le plan de travail du ESPR pour la période 2025-2030, cet acte délégué pour les matelas est attendu en 2028, mais c'est une planification et non une date établie. Une fois l'acte publié, la date exacte sera indiquée ici. Jusque-là, il est établi que l'obligation pour les acteurs de la chaîne d'approvisionnement de transmettre des informations exactes (article 38) et les obligations pour les importateurs (article 29) sont déjà incorporées dans le règlement — ce n'est donc pas un système nouveau à inventer, mais un cadre dont la date d'entrée en vigueur pour les matelas doit encore être fixée.

Voici comment procéder contractuellement

L'ordre dans lequel cela est généralement abordé commence par cartographier sa propre chaîne d'approvisionnement : quel fournisseur livre quel matériau ou composant, et lequel d'entre eux dispose des données qui seront nécessaires pour le passeport (composition des matériaux, origine, substances préoccupantes éventuelles). Ensuite, le contrat d'achat décrit QUELLES données sont livrées, dans quel format ou via quel système, et à quel moment — par exemple à chaque livraison, en cas de modification d'une formulation, ou sur première demande. Il est ensuite courant de préciser qui est responsable de l'exactitude des données fournies et qui assure la mise à jour en cas de modification d'une composition, car un passeport qui n'est pas mis à jour perd sa valeur. Un quatrième point est la répartition de la responsabilité en cas de données inexactes ou manquantes : ce qui se passe si un fournisseur ne livre pas les données, les livre en retard ou de manière inexacte, et qui en supporte les conséquences vis-à-vis de l'utilisateur final ou de l'autorité de surveillance. Enfin, il est pertinent pour les importateurs d'inclure dans le contrat avec le fabricant un accord de conservation et de mise à disposition, puisque l'importateur lui-même est obligé de conserver la documentation et de la présenter sur demande (article 29) — cette obligation est plus facile à respecter si les données sous-jacentes ont déjà été contractuellement exigées du fabricant.

Sur quoi cela est basé : article 38 et article 29 du ESPR

L'obligation de transmettre des informations exactes et complètes à la partie suivante dans la chaîne découle de l'article 38 du Règlement (UE) 2024/1781, qui énonce des exigences pour les acteurs de la chaîne d'approvisionnement. Les obligations supplémentaires pour les importateurs — notamment le contrôle et la conservation de la documentation — découle de l'article 29 du même règlement. Ces deux articles constituent ensemble la base juridique pour laquelle ces accords doivent figurer dans un contrat d'achat : le règlement impose l'obligation aux acteurs du marché eux-mêmes, et le contrat est l'instrument par lequel cette obligation est concrètement mise en œuvre entre les parties commerciales.

Si vous travaillez déjà avec des fournisseurs, vous pouvez commencer à cartographier votre propre chaîne d'approvisionnement et inclure un paragraphe sur la fourniture de données lors de la prochaine révision de contrat selon les points mentionnés ci-dessus — afin de ne pas avoir à vous rattraper dans l'urgence une fois l'acte délégué pour les matelas publié.