Kako v svoji nabavni pogodbi uredim dobavo podatkov potnega lista?

Dokumentirajte, kdo dobavlja katere podatke iz pasporta in kdaj

Dobavo podatkov iz pasporta dokumentirate tako, da v kupni pogodbi opišete, katera stranka dobavlja katere podatke, v kakšni obliki in od katerega trenutka dalje ta obveznost velja. To je skladnjeno z zasnovo ESPR: gospodarski subjekt, ki je del dobavne verige, mora posredovati pravilne in popolne informacije naslednjemu subjektu v verigi, ki sestavlja digitalni produktni pasport (člen 38 Uredbe (EU) 2024/1781). Za proizvajalca ali uvoznika matracev to v praksi pomeni, da morajo lastni dobavitelji — penaste mase, tekstila, vzmeti, lepil in prevlek — posredovati osnovne podatke o materialih in izvoru. Kupna pogodba je mesto, kjer se ta dobava praktično in zavezujoče uresniči: ne kot slutkava obljuba, temveč kot pogodbena obveznost s konkretno obliko, trenutkom in odgovornim subjektom.

Za dobavitelje in uvoznike, ne za samo sestavo pasporta

Te dogovore se nanašajo na razmerje med kupcem in dobaviteljem, proizvajalcem ali uvoznikom, ki posreduje izvirne podatke. Ne nanašajo se na vsebinski videz pasporta, kakšna je predpisana oblika podatkov ali kateri polji so natančno obvezni — to se za vsako skupino izdelkov določi z delegirano uredbo in je v pristojnosti platforme, ki pasport sestavlja in gosti. To razlikovanje je relevant: kupna pogodba ureja dobavo podatkov med komercialnima strankama, medtem ko je zakonska vsebina pasporta ločena raven. Prav tako je pomembno, da se obveznost iz člena 38 navezuje na subjekte v dobavni verigi na splošno, člen 29 pa se nanaša posebej na uvoznike: ti morajo med drugim preveriti, da je proizvajalec pripravil pasport, ter hraniti in imeti na voljo dokumentacijo. Za subjekt, ki sam uvozi, je torej bistveno, da v kupni pogodbi s tujim proizvajalcem jasno opredeli, kateri del te obveznosti nosi kateri subjekt.

Ni fiksnega datuma, a je okvir jasen

Kdaj te obveznosti konkretno veljajo za matrače, še ni znano. Sama ESPR je v veljavi, vendar obveznost za določeno skupino izdelkov, na primer matrače, dejansko voditi digitalni produktni pasport, nastane šele z delegirano uredbo za to skupino izdelkov. Glede na akcijski načrt ESPR za obdobje 2025–2030 se delegirana uredba za matrače pričakuje v letu 2028, a to je samo načrt in ne dokončan datum. Takoj ko bo uredba objavljena, bo tukaj navedena natančna data. Do takrat pa je zagotovljeno, da so obveznosti za subjekte v dobavni verigi, da posredujejo pravilne informacije (člen 38), in obveznosti uvoznikov (člen 29) že vključene v uredbo — torej ni šlo za novo, samo za izmišljen sistem, temveč za okvir, ki ga je treba za matrače še časovno opredeliti.

Tako se lotite pogodbeno

Vrstni red, v katerem se to običajno obvladuje, se začne s preslikavo lastne dobavne verige: kateri dobavitelj dostavi kateri material ali del, in kateri od njih imajo podatke, ki jih bodo pozneje potrebni za pasaport (sestava materiala, poreklo, morebitne snovi skrbi). Nato se v pogodbi o nakupu opišejo KATERI podatki se dostavljajo, v katerem formatu ali preko katerega sistema, in v katerem trenutku — na primer pri vsaki dostavi, ob spremembah recepture ali na prvi zahtevek. Potem je običajno potrebno opredeliti, kdo je odgovoren za pravilnost dostavljenih podatkov in kdo skrbi za posodobitev, če se sestava spremeni, saj pasaport, ki se ne posodablja, izgubi vrednost. Četrta točka je porazdelitev odgovornosti v primeru napačnih ali manjkajočih podatkov: kaj se zgodi, če dobavitelj podatke ne dostavi, jih dostavi prepozno ali napačno, in kdo nosi posledice do končnega uporabnika ali nadzornega organa. Nazadnje je za uvoznike pomembno, da v pogodbi s proizvajalcem vključijo dogovor o hranjevanju in dostopnosti, saj je uvoznik sam dolžan hraniti dokumentacijo in jo na zahtevek pokazati (člen 29) — ta obveznost je lažje izpolniti, če so osnovni podatki pogodbeno že zahtevani pri proizvajalcu.

Temelji se na: členu 38 in členu 29 ESPR

Obveza zagotoviti točne in popolne informacije naslednji stranki v verigi izhaja iz člena 38 Uredbe (EU) 2024/1781, ki postavlja zahteve za dejavnike v dobavni verigi. Dodatne obveze uvoznikov — vključno s preverjanjem in hranjenjem dokumentacije — izhajajo iz člena 29 iste uredbe. Oba člena skupaj predstavljata pravno podlago, zakaj bi ta dogovora sodila v pogodbo o nakupu: uredba obveznost postavlja pri tržnih udeležencev samih, pogodba pa je instrument, s katerim se ta obveznost med trgovinskimi strankami praktično uresniči.

Tisti, ki že delajo z dobavitelji, si lahko že zdaj preslikajo lastno dobavno verigo in ob naslednji reviziji pogodbe vključijo odstavek o dostavi podatkov vzdolž zgoraj omenjenih točk — tako da ne bo treba hiteti s popravki, takoj ko bo delegirana uredba za matrače objavljena.