Cum consemnez furnizarea datelor pasaportului în contractul meu de achiziție?

Stabiliți cine furnizează care date din pasaport și când

Furnizarea datelor din pasaport o stabiliți prin descrierea în contractul de achiziție care parte furnizează care date, în ce formă și din ce moment acea obligație intră în vigoare. Aceasta se aliniază cu structura ESPR: un operator de piață care face parte din lanțul de aprovizionare trebuie să transmită informații corecte și complete părții care mai departe în lanț asamblează pasaportul produsului (articolul 38 din Regulamentul (UE) 2024/1781). Pentru un producător sau importator de matrase, aceasta înseamnă în practică că proprii furnizori — de spumă, textile, arcuri până la adezivi și acoperiri — trebuie să furnizeze datele de bază despre materiale și origine. Un contract de achiziție este locul în care acea furnizare devine practică și executorie: nu ca promisiune vagă, ci ca obligație contractuală cu o formă, un moment și un responsabil.

Pentru furnizori și importatori, nu pentru asamblarea pasaportului în sine

Aceste acorduri privesc relația dintre o parte achiziționează și furnizorul, producătorul sau importatorul care furnizează datele sursă. Nu privesc cum arată pasaportul din punct de vedere conținut, ce format de date este obligatoriu, sau care câmpuri exact sunt obligatorii — aceasta se stabilește pe grup de produse într-o acțiune delegată și ține de platforma care asamblează și găzduiește pasaportul. Distincția este relevantă: un contract de achiziție reglementează furnizarea de date între părți comerciale, în timp ce conținutul statutar al pasaportului este un strat separat. De asemenea, este important că obligația din articolul 38 se adresează actorilor din lanțul de aprovizionare în general, în timp ce articolul 29 se referă în mod specific la importatori: aceștia trebuie printre altele să verifice că producătorul a întocmit pasaportul și să păstreze și să pună la dispoziție documentația. Pentru o parte care importă ea însăși, este deci important să clarifice explicit în contractul de achiziție cu producătorul străin cine poartă ce parte din acea obligație.

Nicio dată fixă, dar un cadru stabilit

Când aceste obligații devin concrete pentru matrase nu este încă stabilit. ESPR în sine este în vigoare, dar obligația de a aplica efectiv un pasaport digital de produs pentru un grup specific de produse cum ar fi matrasele apare abia cu o acțiune delegată pentru acel grup de produse. Conform planului de lucru ESPR pentru perioada 2025-2030, acea acțiune delegată pentru matrase se așteaptă în 2028, dar aceasta este o planificare și nu o dată stabilită. Imediat ce acțiunea este publicată, aici va fi menționată data exactă. Până atunci este totuși stabilit că obligația actorilor din lanțul de aprovizionare de a transmite informații corecte (articolul 38) și obligațiile importatorilor (articolul 29) sunt deja incluse în regulament — nu este deci un sistem nou de inventat, ci un cadru a cărui dată de intrare în vigoare pentru matrase rămâne să fie stabilită.

Iată cum o abordați contractual

Ordinea în care aceasta este de obicei abordată începe cu cartografierea propriului lanț de aprovizionare: care furnizor furnizează care material sau componentă, și care dintre ei dispun de datele care vor fi necesare mai târziu pentru pasaport (compoziția materială, origine, eventualele substanțe de preocupare). Apoi, contractul de achiziție descrie CARE date sunt furnizate, în ce format sau prin ce sistem, și în ce moment — de exemplu la fiecare livrare, la modificarea unei recepturi, sau la prima cerere. După aceea, este obișnuit să se stabilească cine este responsabil pentru exactitatea datelor furnizate și cine asigură actualizarea atunci când se modifică o compoziție, deoarece un pasaport care nu este actualizat își pierde valoarea. Un al patrulea punct este distribuția răspunderii în caz de date incorecte sau lipsă: ce se întâmplă dacă un furnizor nu furnizează date, le furnizează cu întârziere sau incorect, și cine suportă consecințele acesteia față de consumatorul final sau autoritatea de supraveghere. În sfârșit, pentru importatori este relevant să includă în contractul cu fabricantul o înțelegere privind păstrarea și punerea la dispoziție, deoarece importatorul însuși este obligat să păstreze documentația și să o prezinte la cerere (articolul 29) — acea obligație este mai ușor de îndeplinit dacă datele subiacente sunt deja solicitate contractual de la fabricant.

Pe baza a ceea ce: articolele 38 și 29 ale ESPR

Obligația de a transmite informații corecte și complete următoarei părți din lanț rezultă din articolul 38 al Regulamentului (UE) 2024/1781, care stabilește cerințe pentru actorii din lanțul de aprovizionare. Obligațiile suplimentare pentru importatori — inclusiv verificarea și păstrarea documentației — rezultă din articolul 29 al aceluiași regulament. Ambele articole formează împreună baza legală din care aceste acorduri aparțin unui contract de achiziție: regulamentul plasează obligația asupra operatorilor de piață înșiși, iar contractul este instrumentul prin care acea obligație este pusă în practică între părțile comerciale.

Cine lucrează deja cu furnizori poate cartografia propriul lanț de aprovizionare și, la următoarea revizuire a contractului, poate include o secțiune privind furnizarea datelor de-a lungul punctelor menționate mai sus — pentru a nu fi nevoie de urmărire sub presiune atunci când actul delegat pentru saltele este publicat.

Pe ce se bazează aceasta

Regulamentul în sine se află pe EUR-Lex. Facem referință per afirmație; nu trebuie să ne credeți.

Ce trebuie să faceți în mod concret

Ce se așteaptă de la dumneavoastră

Cine cumpără saltele de la un producător sau importator și trebuie să întocmească singur un pasaport pentru acestea, depinde de datele pe care le furnizează furnizorul. ESPR stabilește prin urmare o responsabilitate nu doar pentru producător, ci pentru toți actorii din lanțul de aprovizionare atunci când este vorba despre punerea la dispoziție a informațiilor.

Actorii din lanțul de aprovizionare furnizează informații

Articolul 38 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) stabilește că actorii din lanțul de aprovizionare pun la dispoziție informațiile necesare pentru a respecta cerințele regulamentului. Pentru o întreprindere cu 10 până la 100 de angajați, aceasta înseamnă în practică că un furnizor de spumă, un producător de arcuri sau un tapițer nu poate pur și simplu să tacă atunci când se cere compoziția, originea sau datele materiale. Nu oferă o listă gata făcută cu ce exact trebuie furnizat — aceasta rezultă din actul delegat per grup de produse — dar stabilește obligația ca informațiile să fie disponibile. Ce date sunt acestea în practică, puteți citi în ce date trebuie să solicitați furnizorului dvs. de saltele.

Importatorii au o responsabilitate suplimentară

Cine aduce saltele sau piese din acestea din afara UE, primește prin articolul 29 din ESPR o poziție separată. Un importator intră în lanț ca persoana care introduce produsul pe piața europeană, iar cu aceasta vine o parte din responsabilitatea care s-ar situa în mod normal la producător. Pentru o întreprindere de dimensiune medie care importă saltele sau piese de saltelă, aceasta înseamnă că acordurile cu furnizorul străin privind furnizarea datelor nu sunt neobligatorii — importatorul răspunde el însuși dacă datele lipsesc sau sunt incorecte. Ce înseamnă aceasta concret la importarea din afara UE, este expus în ce înseamnă pasaportul produsului la importarea din afara Uniunii Europene.

Unde merge prost în practică

În practică, relațiile de achiziții se blochează pe un număr de puncte recurente.

O primă situație este furnizorul care furnizează piese de saltelă, dar nu transmite în mod standard datele materiale corespunzătoare. Cumpărătorul descoperă adesea aceasta abia în momentul în care trebuie întocmit pasaportul, iar furnizarea ulterioară este adesea mai lentă decât planificat.

O a doua situație este furnizorul care furnizează date, dar într-o formă care nu corespunde cu ceea ce are nevoie pasaportul — de exemplu o fișă tehnică în loc de date structurate. Aceasta necesită timp pentru prelucrare și prezintă riscul unor erori.

O a treia situație apare la saltelele compuse din piese de diferiți furnizori din lanțul de aprovizionare: nucleul de spumă de la unul, arcurile de la altul. Fără un acord clar despre cine furnizează ce, apare o decalare între acei doi furnizori unde nimeni nu se simte responsabil. Cum se combină aceasta în pasaport, este descris în cum combinați datele de la diferiți furnizori de spumă și arcuri într-un singur pasaport.

O a patra situație este o schimbare de furnizor la mijlocul unei linii de produse. Pasaportul unei saltelă deja vândute trebuie să rămână corect, chiar dacă producătorul se aprovizionează între timp de la un alt furnizor de spumă. Fără acorduri stabilite privind arhivarea datelor vechi, această informație se pierde uneori în momentul în care relația cu furnizorul anterior se încheie.

O a cincea situație este furnizorul care furnizează date care, la verificare, se dovedesc a fi incorecte. Fără un acord contractual privind răspunderea și remediere, întrebarea cine va corecta aceasta rămâne complet deschisă în momentul în care lucrurile se duc prost.

Ceea ce puteți înregistra

Un contract de achiziție poate stabili un număr de aspecte care previn acest tip de situații sau cel puțin le fac gestionabile:

O obligație de furnizare a datelor pasaportului, cu o descriere a datelor respective și a formatului în care sunt furnizate. Un punct de plecare pentru acea descriere oferă ce date trebuie să solicitați furnizorului dvs. de saltele.
Un moment de furnizare, cuplat cu furnizarea produsului fizic în sine, pentru ca datele să nu trebuiască solicitate ulterior separat.
O înțelegere cu privire la format, pentru ca datele să poată fi preluate direct în pasaport fără editare manuală.
O prevedere de răspundere sau corecție în cazul în care datele se dovedesc ulterior inexacte. Cum puteți verifica singuri acea exactitate, este prezentat pe cum puteți verifica exactitatea datelor furnizorului dvs..
O înțelegere de păstrare pentru situația în care furnizorul este înlocuit, pentru ca datele istorice să rămână disponibile pentru pasapoarte ale saltelelor deja furnizate. Aceasta este în legătură cu întrebarea dacă pasaportul produsului rămâne corect dacă luați un alt furnizor de material de saltea.
Un acord de confidențialitate, pentru furnizori care sunt reticenți în a partaja date despre compoziție, deoarece acestea sunt considerate sensibile din punct de vedere comercial. Un NDA poate oferi o soluție aici; a se vedea dacă puteți conveni cu furnizorul dvs. o declarație de confidențialitate privind datele pentru pasaport.
O înțelegere de escaladare în cazul în care un furnizor nu furnizează datele în ciuda înțelegerilor contractuale, cu o referință la pașii care trebuie urmați ulterior — a se vedea ce puteți face dacă furnizorul dvs. nu furnizează datele.

Aceste puncte nu constituie împreună nici o listă exhaustivă și nici un sfat juridic, ci un punct de plecare practic pentru a purta discuția cu un furnizor sau propriul dvs. jurist. Pentru întreprinderile care încă cercetează dacă saltelele lor se încadrează cu siguranță în aceste reguli, aceasta este mai întâi întrebarea care trebuie să primească un răspuns pe dacă pasaportul digital al produsului se aplică saltelelor dvs..

Aceasta nu este sfat juridic. Această pagină furnizează informații generale despre reglementarea pe care se bazează această platformă. Nu cunoaștem situația dvs. În caz de îndoială cu privire la propriul caz, consultați un jurist sau autoritatea competentă de supraveghere.

Scris cu AI pe baza surselor de mai sus, verificat de o persoană pe 2026-08-22. Ceva nu este în ordine? Anunțați-ne — corecțiile au prioritate.