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Come fisso la fornitura dei dati del passaporto nel mio contratto di acquisto?

Definisci chi fornisce quali dati del passaporto e quando

La fornitura dei dati del passaporto si definisce descrivendo nel contratto di acquisto quale parte fornisce quali dati, in quale forma e da quale momento l'obbligo ha inizio. Ciò si allinea con la struttura dell'ESPR: un operatore economico che fa parte della catena di approvvigionamento deve trasmettere informazioni corrette e complete alla parte che successivamente nella catena assembla il passaporto del prodotto (articolo 38 del Regolamento (UE) 2024/1781). Per un fabbricante o importatore di materassi, questo significa nella pratica che i propri fornitori — di schiuma, tessili, molle, colle e rivestimenti — devono fornire i dati base su materiali e origine. Un contratto di acquisto è il luogo dove questa fornitura diventa pratica e vincolante: non come promessa generica, ma come obbligo contrattuale con una forma, un momento e un responsabile.

Per fornitori e importatori, non per la struttura del passaporto stesso

Questi accordi riguardano la relazione tra una parte acquirente e il fornitore, il fabbricante o l'importatore che fornisce i dati di base. Non riguardano come il passaporto appare dal punto di vista dei contenuti, quale formato di dati è obbligatorio o quali campi esattamente sono obbligatori — questo viene determinato per ogni gruppo di prodotti in un atto delegato ed è responsabilità della piattaforma che assembla e ospita il passaporto. La distinzione è rilevante: un contratto di acquisto disciplina la trasmissione di dati tra parti commerciali, mentre il contenuto legale del passaporto è un livello separato. È anche importante che l'obbligo dell'articolo 38 si rivolge agli attori della catena di approvvigionamento in generale, mentre l'articolo 29 si concentra specificamente sugli importatori: questi devono verificare che il fabbricante ha compilato il passaporto e conservare e rendere disponibile la documentazione. Per una parte che importa direttamente, è quindi importante esplicitare nel contratto di acquisto con il fabbricante estero chi assume quale parte di questo obbligo.

Nessuna data fissa, bensì un quadro definito

Quando questi obblighi entreranno concretamente in vigore per i materassi non è ancora stabilito. L'ESPR stessa è in vigore, ma l'obbligo di effettivamente mantenere un passaporto digitale del prodotto per uno specifico gruppo di prodotti come i materassi sorge solo con un atto delegato per quel gruppo di prodotti. Secondo il piano di lavoro dell'ESPR per il periodo 2025-2030, tale atto delegato per i materassi è previsto nel 2028, ma si tratta di una pianificazione e non di una data stabilita. Non appena l'atto sarà pubblicato, qui sarà indicata la data esatta. Fino a quel momento rimane comunque stabilito che l'obbligo per gli attori della catena di approvvigionamento di trasmettere informazioni corrette (articolo 38) e gli obblighi per gli importatori (articolo 29) sono già inclusi nel regolamento — non si tratta quindi di un sistema ancora da inventare, bensì di un quadro la cui data di applicazione per i materassi deve ancora essere fissata.

Come affrontarlo dal punto di vista contrattuale

L'ordine in cui questo viene generalmente affrontato inizia mappando la propria catena di approvvigionamento: quale fornitore fornisce quale materiale o componente, e quale di loro dispone dei dati che serviranno per il pasaporto (composizione materiale, origine, eventuali sostanze di preoccupazione). Successivamente, nel contratto di acquisto si descrive QUALI dati vengono forniti, in quale formato o tramite quale sistema, e in quale momento — ad esempio in ogni consegna, al cambio di una formulazione, o su prima richiesta. Poi è consueto stabilire chi è responsabile della correttezza dei dati forniti e chi si occupa dell'aggiornamento quando cambia una composizione, poiché un pasaporto che non viene aggiornato perde il suo valore. Un quarto punto è la ripartizione della responsabilità in caso di dati errati o mancanti: cosa accade se un fornitore non fornisce dati, li fornisce in ritardo o in modo errato, e chi ne sopporta le conseguenze verso l'utilizzatore finale o l'autorità di vigilanza. Infine, per gli importatori è rilevante includere nel contratto con il fabbricante un accordo di conservazione e resa disponibile dei dati, poiché l'importatore stesso è obbligato a conservare la documentazione e a mostrarla su richiesta (articolo 29) — questo obbligo è più facile da rispettare se i dati sottostanti sono già richiesti contrattualmente al fabbricante.

Su cui si basa: articolo 38 e articolo 29 dell'ESPR

L'obbligo di fornire informazioni corrette e complete alla parte successiva della catena derivano dall'articolo 38 del Regolamento (UE) 2024/1781, che fissa i requisiti per gli attori della catena di approvvigionamento. Gli obblighi aggiuntivi per gli importatori — che includono il controllo e la conservazione della documentazione — derivano dall'articolo 29 dello stesso regolamento. Entrambi gli articoli insieme formano la base legale per cui questi accordi devono figurare in un contratto di acquisto: il regolamento pone l'obbligo sui soggetti economici stessi, e il contratto è lo strumento con cui questo obbligo viene reso pratico tra le parti commerciali.

Chi già lavora con i fornitori può mappare subito la propria catena di approvvigionamento e alla prossima revisione contrattuale aggiungere una sezione sulla fornitura dei dati seguendo i punti sopra menzionati — in modo da non dover rincorrere gli adeguamenti sotto pressione una volta pubblicato l'atto delegato per i materassi.

Base per questo

Il regolamento stesso è su EUR-Lex. Rinviamo per ogni affermazione; non dovete crederci sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

Chi acquista materassi da un fabbricante o da un importatore e deve egli stesso compilare un passaporto da essi, dipende dai dati che il fornitore fornisce. L'ESPR pertanto non affida un ruolo solo al fabbricante, ma a tutti gli attori della catena di approvvigionamento quando si tratta di mettere a disposizione le informazioni.

Gli attori della catena di approvvigionamento forniscono informazioni

L'articolo 38 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) stabilisce che gli attori della catena di approvvigionamento mettono a disposizione le informazioni necessarie per rispettare i requisiti del regolamento. Per un'azienda con 10-100 dipendenti, questo significa praticamente che un fornitore di schiume, un produttore di molle o un tappezziere non può semplicemente tacere quando viene chiesto della composizione, dell'origine o dei dati sui materiali. Non fornisce un elenco precompilato di ciò che deve esattamente essere consegnato — questo emerge dall'atto delegato per ciascun gruppo di prodotti — ma stabilisce l'obbligo che le informazioni debbano arrivare. Quali dati siano questi nella pratica, lo troverete in quali dati dovete richiedere al vostro fornitore di materassi.

Gli importatori hanno una responsabilità aggiuntiva

Chi importa materassi o loro componenti da fuori dell'UE, riceve tramite l'articolo 29 dell'ESPR una posizione separata. Un importatore interviene nella catena come colui che immette il prodotto nel mercato europeo, e con ciò ricade su di lui parte della responsabilità che normalmente graverebbe sul fabbricante. Per un'azienda di medie dimensioni che importa materassi o componenti di materassi, questo significa che gli accordi con il fornitore estero sulla fornitura di dati non sono opzionali — l'importatore risponde personalmente se i dati mancano o sono errati. Cosa significa concretamente nell'importazione da fuori l'Unione europea, è illustrato su cosa significa il passaporto del prodotto nell'importazione da fuori l'Unione europea.

Dove le cose vanno male nella pratica

Nella pratica, le relazioni di approvvigionamento si bloccano su un certo numero di punti ricorrenti.

Una prima situazione è il fornitore che fornisce bene componenti di materassi, ma non invia di standard i dati sui materiali associati. L'acquirente spesso scopre ciò solo nel momento in cui il passaporto deve essere compilato, e allora la fornitura successiva è spesso più lenta del previsto.

Una seconda situazione è il fornitore che fornisce dati, ma in una forma che non corrisponde a ciò di cui il passaporto ha bisogno — per esempio un foglio di dati del prodotto invece di dati strutturati. Questo richiede tempo per essere rielaborato e crea rischio di errori.

Una terza situazione si crea con materassi che sono composti da componenti di diversi fornitori della catena di approvvigionamento: il nucleo di schiuma dell'uno, la molla dell'altro. Senza un chiaro accordo su chi fornisce cosa, tra questi due fornitori rimane un vuoto di cui nessuno si sente responsabile. Come ciò si combina nel passaporto, è descritto su come combinate i dati di diversi fornitori di schiuma e molle in un unico passaporto.

Una quarta situazione emerge quando cambia il fornitore a metà di una linea di produzione. Il passaporto di un materasso già venduto deve rimanere corretto, anche se il fabbricante nel frattempo acquista da un diverso fornitore di schiuma. Senza accordi documentati sull'archiviazione dei dati vecchi, queste informazioni a volte vanno perse nel momento in cui la relazione con il vecchio fornitore termina.

Una quinta situazione è il fornitore che fornisce dati che al controllo risultano non corretti. Senza accordo contrattuale sulla responsabilità e sulla correzione, la questione di chi ripari completamente rimane aperta nel momento in cui le cose vanno male.

Cosa potete documentare

Un contratto di approvvigionamento può stabilire una serie di cose che prevengono questo tipo di situazioni o almeno le rendono gestibili:

Questi punti insieme non costituiscono un elenco esaustivo né un parere legale, ma un punto di partenza pratico per la discussione con un fornitore o il vostro consulente legale. Per le aziende che stanno ancora verificando se i loro materassi rientrino in queste norme, questa è prima la domanda a cui deve essere data risposta in se il passaporto digitale del prodotto si applica ai vostri materassi.

Questo non è parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa di cui si occupa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.

Scritto con AI sulla base delle fonti di cui sopra, controllato da una persona il 2026-08-22. C'è qualcosa di sbagliato? Fatecelo sapere — le correzioni hanno la priorità.