¿Cómo fijo el suministro de datos del pasaporte en mi contrato de compra?

Especifique quién aporta qué datos del pasaporte y cuándo

La aportación de datos del pasaporte se especifica en el contrato de compra describiendo qué parte aporta qué datos, en qué forma y a partir de cuándo comienza esa obligación. Esto se alinea con la estructura del ESPR: un operador económico que forma parte de la cadena de suministro debe transmitir información correcta y completa a la parte que más adelante en la cadena compila el pasaporte del producto (artículo 38 del Reglamento (UE) 2024/1781). En la práctica, para un fabricante o importador de colchones esto significa que sus proveedores —de espuma, textil, muelles, adhesivos y revestimientos— deben aportar los datos básicos sobre materiales y origen. Un contrato de compra es el lugar donde esa aportación se concreta y se hace exigible: no como una promesa vaga, sino como una obligación contractual con una forma, un momento y un responsable.

Para proveedores e importadores, no para la estructura del pasaporte en sí

Estos acuerdos regulan la relación entre una parte compradora y el proveedor, fabricante o importador que aporta los datos de origen. No tienen que ver con cómo se ve el pasaporte desde el punto de vista del contenido, qué formato de datos es obligatorio o qué campos son exactamente obligatorios —esto se determina por grupo de productos en un acto delegado y corresponde a la plataforma que compila y aloja el pasaporte. Esta distinción es relevante: un contrato de compra regula la aportación de datos entre partes comerciales, mientras que el contenido legal del pasaporte es una capa aparte. También es importante que la obligación del artículo 38 se dirige a los actores de la cadena de suministro en general, mientras que el artículo 29 se aplica específicamente a los importadores: deben verificar que el fabricante ha compilado el pasaporte y conservar y mantener disponible la documentación. Para una parte que importa directamente, es importante aclarar explícitamente en el contrato de compra con el fabricante extranjero quién asume cada parte de esa obligación.

Sin fecha fija, pero con un marco establecido

Cuándo estas obligaciones entran en vigor concretamente para colchones aún no está determinado. El ESPR en sí es vinculante, pero la obligación de llevar efectivamente un pasaporte digital de producto para un grupo de productos específico como los colchones surge solo con un acto delegado para ese grupo de productos. Según el plan de trabajo del ESPR para 2025-2030, se espera que el acto delegado para colchones sea publicado en 2028, pero esta es una programación y no una fecha confirmada. Tan pronto como el acto sea publicado, aquí se indicará la fecha exacta. Hasta entonces, está establecido que la obligación para los actores en la cadena de suministro de transmitir información correcta (artículo 38) y las obligaciones de los importadores (artículo 29) ya están incluidas en el reglamento —no es un sistema nuevo a inventar, sino un marco cuya fecha de entrada en vigor para colchones aún debe confirmarse.

Así es como lo aborda contractualmente

El orden en que esto se suele abordar comienza con la identificación de la cadena de suministro propia: qué proveedor suministra qué material o componente, y cuál de ellos dispone de los datos que posteriormente serán necesarios para el pasaporte (composición material, origen, sustancias de interés eventuales). A continuación, se describe en el contrato de compra qué datos se suministran, en qué formato o a través de qué sistema, y en qué momento —por ejemplo, con cada entrega, ante un cambio de formulación, o a primera solicitud. Después es habitual establecer quién es responsable de la exactitud de los datos proporcionados y quién se encarga de la actualización cuando cambia una composición, ya que un pasaporte que no se actualiza pierde su valor. Un cuarto punto es la asignación de responsabilidad en caso de datos inexactos u omitidos: qué sucede si un proveedor no proporciona datos, los proporciona tarde o de forma inexacta, y quién asume las consecuencias frente al usuario final o a la autoridad de control. Por último, para los importadores es relevante incluir en el contrato con el fabricante un acuerdo sobre conservación y puesta a disposición, ya que el importador está obligado a conservar la documentación y a mostrarla si se le solicita (artículo 29) —esa obligación es más fácil de cumplir si los datos subyacentes ya han sido exigidos contractualmente al fabricante.

En lo que se basa: artículo 38 y artículo 29 de ESPR

La obligación de transmitir información correcta y completa a la siguiente parte en la cadena se deriva del artículo 38 del Reglamento (UE) 2024/1781, que establece requisitos para los actores de la cadena de suministro. Las obligaciones adicionales para los importadores —entre ellas la de verificar y conservar documentación— se derivan del artículo 29 del mismo reglamento. Ambos artículos forman conjuntamente la base legal por la que estos acuerdos deben constar en un contrato de compra: el reglamento impone la obligación a los operadores económicos mismos, y el contrato es el instrumento con el que esa obligación se materializa prácticamente entre partes comerciales.

Quien ya trabaja con proveedores puede identificar ya ahora su propia cadena de suministro e incluir en la próxima revisión del contrato un apartado sobre suministro de datos siguiendo los puntos mencionados anteriormente —de modo que no sea necesario hacerlo bajo presión de tiempo una vez publicada la delegated act para colchones.