Kako trebam formalizirati dostavu podataka putovnice u mom ugovoru o kupnji?

Navedite tko dostavljač podatke iz pasporta i kada

Dostavu podataka iz pasporta utvrđujete tako što ćete u ugovoru o nabavi opisati koja stranka dostavljač koje podatke, u kojem obliku i od kojeg trenutka je ta obaveza aktivna. To je u skladu sa strukturom ESPR-a: tržišni sudionik koji je dio lanca opskrbe mora proslijeđivati točne i potpune informacije stranci koja dalje u lancu sastavljač pasporta (članak 38 Uredbe (EU) 2024/1781). Za proizvođača ili uvoznika madraca to u praksi znači da vlastiti dobavljači — od pjene, tekstila, opruga do ljepila i premaza — trebaju dostaviti osnovne podatke o materijali i porijeklu. Ugovor o nabavi je mjesto gdje se ta dostava čini praktičnom i izvršnom: ne kao obećanje bez obaveze, već kao ugovorna obaveza s određenim oblikom, vremenom i odgovornom strankom.

Za dobavljače i uvoznike, ne za sastav samog pasporta

Te dogovore odnose se na odnos između naručitelja i dobavljača, proizvođača ili uvoznika koji dostavljač temeljne podatke. Oni se ne odnose na sadržajni izgled pasporta, koji je format podataka obavezan ili koja polja su točno obavezna — to se određuje po skupini proizvoda u delegiranoj uredbi i zadaća je platforme koja sastavlja i hostira pasport. Razlika je relevantna: ugovor o nabavi uređuje dostavu podataka između trgovačkih stranaka, dok je zakonski sadržaj pasporta odvojena razina. Također je važno da se obaveza iz članka 38 odnosi na subjekte u lancu opskrbe uopće, dok se članak 29 posebno odnosi na uvoznike: oni moraju između ostalog provjeriti je li proizvođač sastavio pasport i čuvati dokumentaciju te je činiti dostupnom. Za stranku koja sama uvozi, dakle je važno u ugovoru o nabavi sa stranom proizvođačem eksplicitno navesti tko nosi koji dio te obaveze.

Nema fiksnog datuma, ali postoji utvrđeni okvir

Kada će te obaveze konkretno vrijediti za madrače, još nije utvrđeno. ESPR je sam po sebi na snazi, ali obaveza da se za specifičnu skupinu proizvoda kao što su madraci stvarno koristi digitalni pasport proizvoda nastaje tek donošenjem delegirane uredbe za tu skupinu proizvoda. Prema radnom planu ESPR-a za razdoblje 2025.–2030. očekuje se da će ta delegirana uredba za madrače biti dostupna 2028., ali to je planiranje, a ne utvrđeni datum. Čim se uredba objavi, ovdje će biti navedena točna datuma. Do tada je utvrvđeno da su obaveza subjekata u lancu opskrbe da proslijede točne informacije (članak 38) i obaveze uvoznika (članak 29) već sadržane u uredbi — nije, dakle, novi sustav koji treba izumiti, već okvir čiji je datum primjene za madrače još potrebno utvrdititi.

Evo kako to uređujete ugovornom

Redoslijed prema kojem se to obično provodi počinje mapiranjem vlastite opskrbnog lanca: koji dobavljač isporučuje koji materijal ili komponentu, i koji od njih raspolažu podacima koji će kasnije biti potrebni za paspoš (sastav materijala, porijeklo, eventualne tvari od brige). Zatim se u ugovoru o nabavi opisuje KOJI podaci se isporučuju, u kojem formatu ili preko kojeg sustava, i u kojem trenutku — primjerice pri svakoj isporuci, pri promjeni recepture, ili na prvi zahtjev. Nakon toga je uobičajeno utvrditi tko je odgovoran za točnost isporučenih podataka i tko osigurava ažuriranje ako se sastav promijeni, jer paspoš koji se ne ažurira gubi na vrijednosti. Četvrta točka je raspodjela odgovornosti pri netočnim ili nedostajućim podacima: što se događa ako dobavljač podatke ne isporuči, isporuči prekasno ili netočno, i tko snosi posljedice prema krajnjem krajnjem primatelju ili nadzornom tijelu. Na kraju, za uvoznike je relevantno da u ugovoru s proizvođačem uključe dogovor o čuvanju i dostavljanju, budući da je uvoznik sam obvezan čuvati dokumentaciju i prikazati je na zahtjev (članak 29) — ta je obveza lakša za ispunjavanje ako su temeljni podaci ugovorili već kod proizvođača.

Na čemu se ovo temelji: članak 38 i članak 29 ESPR-a

Obveza pružanja točnih i cjelovitih informacija sljedećoj strani u lancu proizlazi iz članka 38 Uredbe (EU) 2024/1781, koji postavlja zahtjeve za aktere u opskrbnom lancu. Dodatne obveze za uvoznike — uključujući provjeru i čuvanje dokumentacije — proizlaze iz članka 29 iste uredbe. Oba članka zajedno čine pravnu osnovu zašto ti dogovori pripadaju u ugovoru o nabavi: uredba stavlja obvezu na same tržišne sudionike, a ugovor je instrument putem kojeg se ta obveza praktički ostvaruje između komercijalnih strana.

Oni koji već surađuju s dobavljačima mogu odmah mapirati vlastiti opskrbni lanac i pri sljedećoj reviziji ugovora uključiti odlomak o pružanju podataka prema gore navedenim točkama — kako ne bi trebalo hitno slati zahtjeve čim se delegirana handela za matrače objavi.