Miten kirjaan passin tietojen toimittamisen ostosopimukseeni?

Määritä, kuka toimittaa mitkä pasporttidata ja milloin

Pasporttitietojen toimitus määritellään hankintojen hallinnassa kuvaamalla, mitkä osapuolet toimittavat mitkä tiedot, missä muodossa ja milloin velvollisuus alkaa. Tämä on linjassa ESPR:n rakenteen kanssa: toimitusketjuun kuuluva markkinatoimija on toimittava oikeita ja täydellisiä tietoja osapuolelle, joka kokoaa tuotepassin ketjun myöhemmässä vaiheessa (Asetuksen (EU) 2024/1781 28 artikla). Patjujen valmistajalle tai maahantuojalle tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että omat toimittajat — vaahdon, tekstiilien, jouset, liimaineet ja pinnoitteet — toimittavat perusaineiden ja alkuperän tiedot. Hankintojen hallinta on paikka, jossa tämä toimitus tulee käytännölliseksi ja täytäntöönpantavaksi: ei vapaaehtoisena lupauksena, vaan sopimukseen perustuva velvoite, jolla on muoto, ajankohta ja vastuuhenkilö.

Toimittajille ja maahantuojille, ei pasportin sisällön rakentamiseen

Nämä sopimukset koskevat ostavan osapuolen ja toimittajan, valmistajan tai maahantuojan välistä suhdetta, joka toimittaa lähdetiedot. Ne eivät koske pasportin sisällöllisiä näkökohtia, mitä tietomuotoa käytetään pakollisesti, tai mitä kenttiä on pakollisia — nämä määritellään tuoteryhmittäin delegoidussa säädöksessä ja ne kuuluvat alustalle, joka kokoaa ja isännöi pasportit. Ero on merkityksellinen: hankintojen hallinta säätelee tietojen toimittamista kaupallisten osapuolten välillä, kun taas pasportin lakisääteinen sisältö on erillinen kerros. Lisäksi on huomioitava, että artiklan 38 velvoite koskee toimitusketjun toimijoita yleisesti, kun taas artikla 29 koskee erityisesti maahantuojia: heidän on muun muassa varmistettava, että valmistaja on laatinut pasportin, ja säilytettävä dokumentaatio ja pidettävä se saatavilla. Osapuolelle, joka itse maahantuoja, on siis tärkeää tehdä hankintojen hallinnassa ulkomaisen valmistajan kanssa nimenomaisesti selväksi, kuka kantaa vastuun kunkin velvoitteen osasta.

Ei kiinteää päivämäärää, mutta vakiintunut kehys

Milloin nämä velvoitteet tulevat konkreettisesti voimaan patjoille, ei ole vielä määritetty. ESPR itsensä on voimassa, mutta velvoite toteuttaa tiettyä tuoteryhmää, kuten patjoja, varten digitaalinen tuotepassi syntyy vasta kyseisen tuoteryhmän delegoidulla säädöksellä. ESPR:n työsuunnitelmassa ajanjaksolla 2025–2030 odotetaan patjojen delegoitua säädöstä vuonna 2028, mutta tämä on suunnitelma, ei vahvistettu päivämäärä. Kun säädös julkaistaan, tähän merkitään tarkka päivämäärä. Siihen saakka on kuitenkin varmuus siitä, että toimitusketjun toimijoiden velvoite toimittaa oikeita tietoja (artikla 38) ja maahantuojien velvoitteet (artikla 29) ovat jo asetuksessa — se ei ole siis uusi keksittävä järjestelmä, vaan kehys, jonka voimaantulopäivämäärä patjoille on vielä määritettävä.

Näin toimit sopimuksellisesti

Järjestys, jossa tämä yleensä käsitellään, alkaa omat toimitusketjut kartoittamalla: mikä toimittaja toimittaa mitä materiaalia tai osaa, ja keillä heistä on tiedot, joita pasportissa myöhemmin tarvitaan (materiaalin koostumus, alkuperä, mahdolliset huolenaiheisiin liittyvät aineet). Seuraavaksi hankintasopimuksessa kuvataan, MITKÄ tiedot toimitetaan, missä muodossa tai minkä järjestelmän kautta, ja milloin — esimerkiksi jokaisen toimittamisen yhteydessä, reseptuurin muuttuessa tai pyynnöstä. Tämän jälkeen on tavallista määritellä, kuka on vastuussa toimitettujen tietojen oikeellisuudesta ja kuka huolehtii päivityksestä, kun koostumus muuttuu, sillä pasportti, jota ei päivitetä, menettää arvonsa. Neljäs kohta on vastuurajaus virheellisten tai puuttuvien tietojen tapauksessa: mitä tapahtuu, jos toimittaja ei toimita tietoja, toimittaa ne liian myöhään tai virheellisesti, ja kuka kantaa siitä seurauksista loppukäyttäjän tai valvontaviranomaisen suuntaan. Lopuksi tuontitoimijoille on oleellista sisällyttää sopimukseen valmistajan kanssa säilytys- ja saatavuussopimus, koska tuontitoimija itse on velvollinen säilyttämään asiakirjoja ja esittämään ne pyynnöstä (artikla 29) — kyseinen velvoite on helpompi täyttää, jos pohjana olevat tiedot on jo sopimuksella valmistajalta vaadittu.

Missä tämä perustuu: artikla 38 ja artikla 29 ESPR:stä

Velvoite toimittaa oikeita ja täydellisiä tietoja seuraavalle ketjun osapuolelle johtuu Asetuksen (EU) 2024/1781 artiklasta 38, joka asettaa vaatimuksia toimitusketjun toimijoille. Tuontitoimijoille kuuluvat lisävelvoitteet — mukaan lukien asiakirjojen tarkistaminen ja säilyttäminen — johtuvat saman asetuksen artiklasta 29. Molemmat artiklatukset muodostavat yhdessä oikeusperustan sille, miksi nämä sopimukset kuuluvat hankintasopimukseen: asetus asettaa velvoitteen markkinaosapuolille itselleen, ja sopimus on väline, jolla kyseinen velvoite tehdään käytännössä kaupallisten osapuolten välille.

Joka nyt jo työskentelee toimittajien kanssa, voi kartoittaa omat toimitusketjunsa ja sisällyttää seuraavaan sopimusmuutokseen kappaleen tiedon toimittamisesta edellä mainittujen kohtien mukaisesti — jotta uudelleenkyselyä ei tarvitse tehdä kiireellä heti, kun matraasin delegoidun säädöksen julkaisusta ilmoitetaan.