Как фиксирам доставката на данни от паспорта в моя договор за покупка?

Определете кой предоставя кои данни на паспорта и кога

Предоставянето на данни на паспорта се урежда чрез описание в договора за покупка кой е отговорен за доставката на кои данни, в какъв формат и от кой момент да влезе в сила тази задължение. Това е в съответствие със структурата на ESPR: участник на пазара, който е част от веригата на доставчиците, трябва да предостави точна и пълна информация на страната, която по-нататък в веригата събира цифровия паспорт на продукта (член 38 на Регламент (ЕС) 2024/1781). За производител или вносител на матраци това на практика означава, че собствените доставчици — на пяна, текстил, пружини до лепила и покрития — трябва да предоставят основните данни за материали и произход. Договорът за покупка е местото, където тази доставка се прави практична и принудителна: не като просто обещание, а като договорна задължение с формат, момент и отговорност.

За доставчиците и вносителите, не за самото съставяне на паспорта

Тези договорености касаят отношението между купуващата страна и доставчика, производителя или вносителя, който доставя основните данни. Те не се отнасят до това как паспортът изглежда по съдържание, какъв формат на данни е задължителен или кои точно полета са задължителни — това се определя за всяка групата продукти в делегиран акт и е отговорност на платформата, която събира и хостира паспорта. Разграничението е значимо: договорът за покупка урежда доставката на данни между търговски страни, докато законовата съдържание на паспорта е отделен слой. Също е важно да се отбележи, че задължението по член 38 се насочва към участници в веригата на доставчиците като цяло, докато член 29 се отнася специално до вносителите: те трябва да проверят, че производителят е съставил паспорта и да пазят документация и да я держат достъпна. За страна, която сама внася, е важно в договора за покупка с чужестранния производител явно да се определи кой носи каква част от това задължение.

Няма фиксирана дата, но има утвърден график

Кога точно тези задължения ще влязат в сила за матраци, още не е определено. Самия ESPR е в сила, но задължението за дадена групата продукти, като матраци, да се води действително цифров паспорт на продукта, възниква едва с делегиран акт за тази групата продукти. Според работния план на ESPR за периода 2025-2030 този делегиран акт за матраци се очаква през 2028 г., но това е прогноза, не установена дата. Щом актът бъде публикуван, точната дата ще бъде посочена тук. До тогава остава факт, че задължението за участници в веригата на доставчиците да предоставят точна информация (член 38) и задълженията за вносителите (член 29) вече са включени в регламента — не е дума за ново система, която трябва да бъде изобретена, а за рамка, чиято дата на влизане в сила за матраци все още трябва да бъде определена.

Ето как да го уредите договорно

Редът, в който обикновено се справя, започва с картографиране на собствената верига на доставчици: кой доставчик доставя кой материал или компонент и кой от тях разполага с данните, които впоследствие ще бъдат необходими за паспорта (състав на материала, произход, евентуални вещества на интерес). След това в договора за закупуване се описва кои данни се доставят, в какъв формат или чрез каква система и в кой момент — например при всяка доставка, при промяна на рецептура или по първа молба. След това е обичайно да се определи кой е отговорен за точността на доставените данни и кой отговаря за актуализирането, когато се промени един състав, тъй като паспорт, който не се актуализира, губи своята стойност. Четвърта точка е разпределението на отговорността за неправилни или липсващи данни: какво се случва, ако един доставчик не доставя данни, доставя ги закъснело или неправилно, и кой поема последствията спрямо крайния потребител или органа на надзор. И накрая, за вносителите е целесъобразно да включат в договора с производителя договореност за съхранение и предоставяне на разположение, тъй като вносителят е сам задължен да съхранява документацията и да я представя по искане (член 29) — това задължение е по-лесно да се изпълни, ако основните данни вече са договорно поискани от производителя.

На което се основава: член 38 и член 29 на ESPR

Задължението да се предоставят точни и пълни информация на следващата страна във веригата произтича от член 38 на Регламент (ЕС) 2024/1781, който поставя изисквания към участниците във веригата на доставчици. Допълнителните задължения за вносителите — включително проверката и съхранението на документация — произтичат от член 29 на същия регламент. Двата членове заедно формират законодателната основа, поради която тези договорености трябва да бъдат в договора за закупуване: регламентът поставя задължението при самите участници на пазара, а договорът е инструментът, чрез който това задължение се практикува между търговските страни.

Тези, които вече работят с доставчици, могат веднага да картографират собствената си верига на доставчици и при следващото преразглеждане на договора да включат раздел относно доставката на данни по горепосочените точки — така че да не се налага да се наслушват под натиск веднага след публикуване на делегирания акт за матраци.